Аудит системы менеджмента качества

   Ответственные за управление программой аудита должны:

   а) определять цели и объем программы аудита;

   b) определять ответственность и процедуры, а также гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами;

   c) обеспечивать выполнение программы аудита;

   d) вести записи по программе аудита;

   e) осуществлять мониторинг, анализ и улучшение программы аудита. 

   5.3.2 Ресурсы для программы аудита 

   При определении ресурсов для программы  аудита необходимо учитывать:

   а) финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и улучшения деятельности по аудиту;

   b) методы проведения аудитов;

   c) процессы по достижению и поддержанию компетентности и улучшению деятельности аудиторов;

   d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, необходимой для достижения конкретных целей программы аудита;

   e) объем программы аудита;

   f) время на проезд, размещение и другие потребности для проведения аудита. 

   5.3.3 Процедуры программы  аудита 

   Процедуры программы аудита включают в себя:

   а) планирование и составление планов-графиков аудитов;

   b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

   c) комплектование соответствующих групп по аудиту и распределение функций и ответственности;

   d) проведение аудитов;

   e) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

   f) ведение записей по программе аудита;

   g) мониторинг показателей эффективности программы аудита;

   h) отчетность перед высшим руководством о всей проделанной работе по программе аудита.

   Для малых предприятий вышеперечисленная  деятельность может быть выполнена  в виде одной процедуры. 

   5.4 Реализация программы аудита 

   Реализация  программы аудита включает в себя:

   а) доведение программы аудита до участвующих сторон;

   b) координацию и календарное планирование аудитов и другой деятельности, связанной с программой аудита;

   c) установление и поддержание процесса оценки аудиторов и их непрерывного профессионального совершенствования согласно 7.5 и 7.6 соответственно;

   d) формирование групп по аудиту;

   e) предоставление необходимых ресурсов группам по аудиту;

   f) проведение аудитов в соответствии с программой аудитов;

   g) управление записями по аудиту;

   h) анализ и утверждение отчетов по аудиту и их рассылка заказчикам аудитов и заинтересованным сторонам;

   i) действия по результатам аудита, если это необходимо. 

   5.5 Записи по программе аудита 

   Записи  по программе аудита должны включать в себя:

   а) записи, связанные с отдельными аудитами:

   – планы аудита;

   – отчеты (акты) по аудиту;

 

   – отчеты о несоответствиях;

   – отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям;

   – отчеты о действиях по результатам аудита, если это необходимо;

   b) результаты анализа программы  аудита;

   c) записи о персонале, привлекаемом  к аудиту:

   – оценка компетентности аудитора и его деятельности;

   – выбор  группы по аудиту;

   – поддержание и повышение компетентности.

   Записи  должны храниться и защищаться должным  образом. 

   5.6 Мониторинг и анализ  программы аудита 

   Должен  проводиться мониторинг реализации программы аудита, а через определенные интер-валы времени – анализ достижения целей и идентификация возможностей улучшения программы.  
О результатах анализа необходимо докладывать высшему руководству.

   Мониторинг программы аудита должен осуществляться по следующим показателям, характеризующим деятельность по аудиту:

   – возможности группы по аудиту реализовать план аудита;

   – соответствие программам аудитов и планам-графикам;

   – обратная связь от заказчиков аудита, проверяемых организаций и аудиторов.

   Анализ  программы аудита должен охватывать:

   а) результаты мониторинга и установленные тенденции;

   b) соответствие процедурам;

   c) выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;

   d) записи по программе аудита;

   e) альтернативные или новые методики в области аудита;

   f) согласованность действий групп по аудиту в аналогичных ситуациях.

   Результаты  анализа программы аудита могут  привести к корректирующим и предупреждающим  действиям и улучшению программы  аудита. 

   6 Проведение аудита 

   6.1 Общие положения 

   Частью  программы аудита являются указания по планированию и проведению аудитов. Типовая блок-схема проведения аудита приведена на рисунке 2. Степень применения требований настоящего раздела зависит от области применения, сложности конкретного аудита и предполагаемого использования заключений по результатам аудита. 

   6.2 Организация проведения аудита  

   6.2.1 Назначение руководителя группы по аудиту 

   Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначать руководителя каждой конкретной группы по аудиту.

   При проведении совместного аудита до начала аудита важно достичь соглашения между проверяющими организациями относительно обязанностей каждой организации и, в частности, относительно полномочий руководителя группы по аудиту, назначенного на аудит. 

   6.2.2 Определение целей, области и критериев аудита 

   Для каждого аудита необходимо определить цели, область и критерии аудита.

   Цели  аудита могут включать в себя:

   а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;

   b) оценку возможности системы менеджмента  обеспечивать соответствие законодательным  требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

   c) оценку результативности системы  менеджмента для достижения конкретных целей;

   d) идентификацию областей потенциального  совершенствования системы менеджмента.

   Область аудита характеризует содержание и  границы аудита, месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

 

   Критерии  аудита используют при определении  соответствия в виде основы для сравнения.  
Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.

   Цели  аудита определяет заказчик аудита. Область  и критерии аудита определяет заказчик аудита и руководитель группы по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита. Любые изменения  целей, области или критериев аудита должны быть согласованы с участвующими сторонами.

   При комплексном аудите руководитель группы по аудиту должен обеспечить соответствие целей, области и критериев аудита сущности комплексного аудита. 

   6.2.3 Определение возможности проведения аудита 

   При проведении аудита следует учитывать следующие  факторы:

   – достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;

   – адекватное сотрудничество с проверяемой организацией;

   – наличие времени и необходимых ресурсов.

   В случае невозможности проведения аудита необходимо предложить заказчику альтернативное решение на основе консультаций с проверяемой организацией. 

   6.2.4 Формирование аудиторской группы 

   После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать группу по аудиту с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя группы по аудиту.

   При определении численности и состава  группы по аудиту необходимо учитывать следующие факторы:

   а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

   b) вид аудита (комплексный или совместный);

   c) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

   d) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

   e) необходимость обеспечения независимости группы по аудиту от проверяемой деятельности и избежания конфликта интересов;

   f) возможности членов группы по аудиту результативно сотрудничать и совместно работать с проверяемой организацией;

   g) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации, с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта.

   Процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту должен включать следующие этапы:

   – определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

   – подбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы в группе по аудиту имелись все необходимые знания и опыт.

   Если  аудиторы в группе по аудиту не обладают в достаточной мере необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические  эксперты должны работать под руководством аудиторов.

   В группу по аудиту могут включаться стажеры, но они должны проводить аудит под руководством аудиторов.

   Заказчик  и проверяемая организация имеют  право требовать замены членов группы по аудиту по объективным причинам (член группы по аудиту работал ранее в проверяемой организации или же оказывал ей услуги по консалтингу, неэтичное поведение в прошлом). Причины доводят до сведения руководителя группы по аудиту и ответственного за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией решение по замене членов группы по аудиту.