Аттестация персонала

     Цели  аттестации персонала организации⁷:

• улучшение качества управления, которое достигается путем периодического и систематического оценивания;
• единство действий в управлении, т.к. единая система оценки позволяет ожидать, что действия по управлению будут соответствовать результатам оценки и будут более эффективными;
• более эффективное использование человеческого потенциала. Коллектив организации имеет социально-психологический потенциал, который должен быть использован по возможности лучшим образом;
• формирование и поддержание здорового морально-психологического климата в коллективе. Обоснованная, справедливая и гласная оценка персонала способствует здоровому морально-психологическому климату;
• повышение производительности, т.к. персональные оценки – стимул для оцениваемых. Длительность повышения производительности существенно зависит от правильности оценки персонала.

     Основные  задачи, решаемые при аттестации персонала, могут быть классифицированы следующим  образом:⁸

• управляющее воздействие. С помощью оценки, а также с помощью оценочного разговора сотруднику можно показать его место в соответствии с его достижениями, что способствует управляемости персоналом;
• определение размеров вознаграждения, т.к. лишь при объективной оценке достижений сотрудника возможно справедливо оплатить его труд;
• развитие персонала, т.к. оценка обеспечивает выбор соответствующих форм поощрения и содействия профессиональному росту сотрудников. Рациональное использование сотрудника, т.к. оценка обязательна при занятии рабочего места, повышении по службе, перемещении, принятии решения об отставке с рабочего места, увольнении;
• трудовая мотивация, т.к. оценка – импульс к сознательной деятельности сотрудников, направленной на повышение в должности;
• установление обратной связи с сотрудником по профессиональным, организационным и другим вопросам;

     Аттестационная  комиссия, решая возложенные на нее  задачи, делает вывод о соответствии (несоответствии) работника занимаемой должности (выполняемой работе) и/или оценивает уровень квалификации работника и присваивает ему квалификационный разряд (категорию и т. п.). Для того чтобы прийти к определенному решению, аттестационная комиссия вправе оценить деловые качества работника, в том числе его профессиональный уровень, организационные способности, навыки, требуемые для выполнения трудовой функции. Оценка деловых качеств работника производится на основании изучения его профессиональной деятельности, выполнения им своих трудовых обязанностей, поручений, планов, нормированных заданий и т. п. Учитываются сложность работы, ее результативность, степень участия в решении общих производственных задач, выполняемых соответствующим структурным подразделением организации. Принимается во внимание повышение работником своей квалификации, получение дополнительного образования, приобретение необходимых для работы навыков и т. д.

     В юридической литературе высказана  точка зрения о том, что при  проведении аттестации осуществляется проверка личностных качеств, а в некоторых случаях и соответствия моральных качеств работника его должности и выполняемой работе.⁹ 

     1.2 Этапы проведения аттестации 

     На  этапе подготовки аттестации издается приказ о ее проведении, составляются списки сотрудников, подлежащих аттестации, утверждается график ее проведения. Пакет документов, необходимый для данного этапа, включает опросный лист аттестуемого (Приложение А) и анкету "Аттестация" (Приложение Б), заполняемую как непосредственным руководителем, так и аттестуемым сотрудником. Анкета состоит из двух частей. Первая часть одинакова для всех должностей, результаты по ней подсчитываются в баллах, выставленных по 7-балльной шкале личностным и деловым качествам сотрудника. Содержание второй части основано на должностных инструкциях. Обязанности, выполняемые сотрудником, оцениваются по 5-балльной шкале. На основании общей суммы баллов по анкете определяется разряд сотрудника по должности. Документы раздаются и заполняются за месяц до дня проведения аттестации.

     При проведении основной процедуры аттестации комиссия выслушивает выступления сотрудника и его непосредственного руководителя о достигнутых результатах в работе. И, учитывая, в том числе данные анкеты "Аттестация", по итогам оценочной процедуры сотруднику дается одна из следующих оценок:¹⁰

• соответствует занимаемой должности и должностному разряду;
• соответствует занимаемой должности, но не соответствует должностному разряду, аттестационная комиссия рекомендует перевод на другой должностной разряд;
• не соответствует занимаемой должности должностному разряду.

     Результаты  аттестации заносятся в аттестационную карту и в протокол заседания аттестационной комиссии. С аттестационной картой сотрудник знакомится под расписку, ее образец также приведен в приложении к статье.¹¹

     Условия аттестации.

     Аттестации  подлежат все сотрудники, проработавшие  в компании не менее 6 месяцев. При этом аттестация проводится не чаще одного раза в год, но не реже одного раза в два года. Как бы ни была важна она с точки зрения руководства (чаще всего) или персонала как возможность заявить о своих профессиональных возможностях (реже), нельзя забывать, что аттестация - это субъективная оценка руководством своего персонала. Руководитель невольно (и естественно) при проведении аттестации больше симпатии проявляет к единомышленникам.

     Можно выделить три этапа аттестации:

• создание аттестационной комиссии;
• организация (подготовка) аттестации;
• проведение аттестации.

     Задача  повышения объективности оценки касается всех перечисленных этапов.

     Создание  аттестационной комиссии.

     Задачей аттестационной комиссии является вынесение  решения о том, аттестован или не аттестован сотрудник. Основанием для этого служат результаты собеседования во время проведения аттестации и анкетирования, проводимого на этапе подготовки к аттестации.

     При создании аттестационной комиссии необходимо учитывать количественный, кадровый состав предприятия, его структуру. Например, на предприятии есть четыре службы: коммерческая, техническая, административная и бухгалтерия, причем коммерческая служба делится на несколько департаментов. По количественному составу примерно одинаковые — коммерческая и техническая службы (по 25-30 человек), меньше в административной и бухгалтерской службах (15 человек).

     Количество  дней для проведения аттестации определяется числом аттестуемых и количеством  структурных подразделений. Например, если предположить, что на каждого аттестуемого будет отведено 15 минут, то аттестационной комиссии потребуется как минимум 6 часов 25 минут работы, чтобы аттестовать 25 человек за один день. Желательно также, чтобы сотрудники одного подразделения аттестовались у одной комиссии, т. к. состав ее напрямую зависит от аттестуемого подразделения. Аттестация проводится непосредственно по рабочим дням, и в указанное время аттестуемый персонал не работает.

     Для проведения аттестации необходимо выделить 3 дня, необязательно последовательных, возможно - частично занятых аттестацией, так чтобы не нарушался производственный процесс. С точки зрения объективности оценки более правильное решение - создать три аттестационные комиссии, такие, чтобы представители одной службы аттестовали бы другую службу, или в рамках коммерческой службы представители одного департамента аттестовали бы другой департамент.

     Для оценки профессиональных качеств сотрудников  желательно приглашать для работы в  аттестационной комиссии соответствующих  специалистов с правом совещательного голоса. Это усиливает объективность, увеличивает доверие сотрудников к самой комиссии. Решение об аттестации сотрудника решается открытым голосованием членами аттестационной комиссии, совещательный голос специалиста учитывается только в том случае, когда члены комиссии не приходят к единому мнению.

     Подготовка  аттестации.

     Для проведения аттестации издается приказ о ее проведении, формируются аттестационные комиссии по профессиональным направлениям, подготавливаются необходимые документы для аттестационной комиссии, составляются списки сотрудников, подлежащих аттестации, утверждается график ее проведения. На этом этапе важно дать предварительную, как можно более объективную личностную и профессиональную оценку аттестуемому. Для этого разрабатывается пакет документов, включающий:

• опросный лист аттестуемого (Приложение А)¹²;
• анкету "Аттестация" (Приложение Б)¹³, один экземпляр которой заполняется непосредственным руководителем, а другой - самим аттестуемым сотрудником.

     Эти документы раздаются для заполнения за месяц до дня проведения аттестации. Рассмотрим их.

     Опросный  лист позволяет аттестуемому сотруднику высказать свое мнение о целесообразности углубления и расширения своих знаний, возможности получения специализации, удовлетворенности своей работой, высказать замечания о различных сторонах деятельности компании.

     Анкета "Аттестация" предназначена для  того, чтобы оценить личностные, деловые и профессиональные качества сотрудника. Она заполняется непосредственным руководителем и самим сотрудником. Смысл ее заполнения - в выставлении баллов по категориям, в результате получаем интегрированную оценку, выраженную в баллах. Эта оценка учитывает мнение как самого сотрудника о своих личностных, деловых и профессиональных качествах, так и его непосредственного руководителя. В связи с этим менеджеру по персоналу следует обратить внимание на то, что:

• если интегрированная оценка значительно ниже средней, т. е. как руководитель сотрудника, так и сам себя сотрудник оценивают очень низко, значит, на аттестации надо проверить, с чем это связано;
• если интегрированная оценка значительно выше средней, т. е. как руководитель сотрудника, так и сам себя сотрудник оценивают очень высоко, на аттестации тоже это надо проверить.

     Анкета  состоит из двух частей. Первая часть  является общей для всех аттестуемых  должностей и включает оценку личностных и деловых качеств (самостоятельность; настойчивость; умение отстаивать свою точку зрения; умение разбираться в вопросах; умение координировать и взаимодействовать; умение контролировать работу; поведение в напряженной ситуации; отношение к работе; отношение к критике; порядочность и честность; использование рабочего времени; опытность; соответствие занимаемой должности).

     Эта часть анкеты является одинаковой для  всех должностей. Аттестуемый в ней оценивается по 7-балльной шкале. Баллы распределяются по каждой категории так:

     7 баллов, если признак наиболее  выражен, т. е. отмечен пункт 1 категории;

     6 баллов - отмечен пункт 2, 5 баллов, отмечен пункт 3 и т. д.

     1 балл назначается, если признак  категории наименее выражен, т. е. выделен пункт 7.

     Содержание  второй части анкеты меняется исходя из должности аттестуемого сотрудника. Категории (функции) в зависимости от служебных обязанностей взяты из должностных инструкций, для всех должностей выделено 15 индивидуальных категорий, каждая из которых оценивается по 5-балльной шкале. Максимальное количество баллов по этой части анкеты составляет 75, минимальное - 15 баллов.

     Общая максимальная сумма по анкете "Аттестация", заполненная и руководителем подразделения, и аттестуемым сотрудником, составляет 346 баллов, а минимальная - 58 баллов.

     Таким образом, аттестационный балл, включает в себя самооценку аттестуемого сотрудника и оценку его непосредственного руководителя. На основании суммы баллов определяется разряд сотрудника по должности. Присвоение разряда связано с введением на предприятии новой системы оплаты труда. Для сотрудника это означает, что чем выше разряд, тем выше его зарплата.

     Не  позднее, чем за две недели до начала проведения аттестации в аттестационную комиссию представляются документы на аттестуемого сотрудника: опросный лист (заполняется аттестуемым); аттестационная карта (заполняется менеджером по персоналу); анкета "Аттестация" (один экземпляр заполняется непосредственным руководителем, а другой - аттестуемым сотрудником).

     Аттестационная  карта заполняется менеджером по персоналу, который вносит данные об образовании, стаже работы, повышении квалификации, поощрениях, взысканиях, указывает аттестационный балл аттестуемого и его соответствие разряду по должности.

     Менеджер  по персоналу не менее чем за неделю до начала аттестации должен ознакомить каждого сотрудника с анкетой «Аттестация», заполненной непосредственным руководителем и с аттестационной картой.

     Аттестационная  комиссия обязана ознакомиться с  пакетом документов аттестуемого до начала аттестации. Аттестация проводится в присутствии аттестуемого. Аттестационная комиссия принимает во внимание выступления сотрудника и его непосредственного руководителя. После рассмотрения представленных сведений о служебной деятельности работника за предшествующий период комиссия, в случае заявления сотрудника о несогласии с представленным отзывом, вправе перенести аттестацию на очередное заседание комиссии. Это способствует достижению большей объективности аттестации. Служебная деятельность сотрудника оценивается на основании его соответствия квалификационным требованиям занимаемой должности, должностной инструкции, а также исходя из оценки качества выполняемой им работы и ее результативности.