Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Апреля 2012 в 15:18, курсовая работа
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции управления.
В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:
- проанализировать содержание труда руководителя и структурировать затраты его рабочего времени;
- подготовить рекомендации по улучшению рационального использования рабочего времени руководителя.
1. Введение
2. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя
Значение фактора времени
Время и содержание труда руководителя
Характер и содержание работы руководителя
Требования к руководителю
Типичные ошибки руководителя
Причины потерь времени
Принципы эффективного использования времени
3. Современное состояние проблемы.
4. Аналитическая часть
4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)
6. Заключение
7. Список использованной литературы
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 2:
где nij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.
Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:
где N – общее время наблюдений, мин.
Для нахождения величины N используем формулу:
где Sj – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.
В данном случае значение для всех . Тогда:
Т.к. наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составит 5400 минут ().
Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя». При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если фактические затраты меньше плановых.
Графа 2 таблицы 7 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации (Аптека №1 ГУВД), стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении плана своего рабочего дня использовать «Золотого правила» (60х40) планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.
Таблица 7. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя
Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Плановые затраты времени (эксперт.), % | Фактические затраты времени, % | Δ(±) |
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 3% | 2,6% | 0,4% |
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) | 2А | 5% | 4,7% | 0,3% |
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы | 3А | 4% | 3,8% | 0,2% |
Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 8% | 9,4% | -1,4% |
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 3% | 3,0% | 0,0% |
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) | 6А | 0% | 1,7% | -1,7% |
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) | 7А | 1% | 1,3% | -0,3% |
Нерегламентированные перерывы | 8А | 0% | 3,8% | -3,8% |
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 13% | 11,9% | 1,1% |
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) | 10А | 7% | 8,2% | -1,2% |
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно- | 11А | 3% | 10,3% | -7,3% |
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 1% | 1,7% | -0,7% |
Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 5% | 6,8% | -1,8% |
Служебные разъезды (дорога) | 14А | 2% | 10,5% | -8,5% |
Участие в совещаниях Медицинского Управления | 15А | 2% | 4,6% | -2,6% |
Проведение фармацевтических кружков | 16А | 1% | 1,5% | -0,5% |
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 1% | 1% | 0% |
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 4% | 5,2% | -1,2% |
Обход помещений аптеки (рабочих мест) | 19А | 1% | 0,3% | 0,7% |
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) | 20А | 0% | 4,9% | -4,9% |
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 1% | 1,1% | -0,1% |
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 0% | 1,1% | -1,1% |
Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 1% | 1,1% | -0,1% |
|
|
|
|
|
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат: |
| 17,5% | 0% | 17,5% |
Резерв на управленческую деятельность: |
| 17,5% | 0% | 17,5% |
Итого: |
| 100% | 100% | 0% |
Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.
Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:
где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.
Таким образом, в данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Тогда:
Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:
где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.
В данном случае, потери рабочего времени 100 минут. Тогда:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывается по формуле:
где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.
К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 105 минут + 120 минут = 225 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:
где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин.
В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 645 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:
В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13 % рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.
Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле:
где Уiф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;
Уiпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени
Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 8:
Таблица 8
Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Плановые затраты времени (эксперт.), % | Фактические затраты времени, % | в долях | |
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 3% | 2,6% | -0,004 | 0,004 |
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) | 2А | 5% | 4,7% | -0,003 | 0,003 |
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы | 3А | 4% | 3,8% | -0,002 | 0,002 |
Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 8% | 9,4% | 0,014 | 0,014 |
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 3% | 3,0% | 0,000 | 0,000 |
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) | 7А | 1% | 1,3% | 0,003 | 0,003 |
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 9% | 11,9% | 0,029 | 0,029 |
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) | 10А | 7% | 8,2% | 0,012 | 0,012 |
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно- | 11А | 3% | 10,3% | 0,073 | 0,073 |
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 1% | 1,7% | 0,007 | 0,007 |
Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 5% | 6,8% | 0,018 | 0,018 |
Служебные разъезды (дорога) | 14А | 2% | 10,5% | 0,085 | 0,085 |
Участие в совещаниях Медицинского Управления | 15А | 2% | 4,6% | 0,026 | 0,026 |
Проведение фармацевтических кружков | 16А | 1% | 1,5% | 0,005 | 0,005 |
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 1% | 1% | 0,000 | 0,000 |
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 4% | 5,2% | 0,012 | 0,012 |
Обход помещений аптеки (рабочих мест) | 19А | 1% | 0,3% | -0,007 | 0,007 |
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 1% | 1,1% | 0,001 | 0,001 |
Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 1% | 1,1% | 0,001 | 0,001 |
ИТОГО: | 0,30 | ||||
Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.
Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель
равен:
Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.
Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП).
КНП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136
КВП = 1 - КНП = 1 – 0,136 = 0,864
Как мы видим, коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.
Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:
Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.
Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3865 минут) и общественной работы (60 минут).
Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.
Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-
Как мы видим, время на организационно-
В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:
1. необходимость выполнения работы;
2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3. целесообразность выполнения работы;
4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.
По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».
По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:
где – суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=14), мин.;
ПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.
Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.
Информация о работе Анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя