Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Апреля 2012 в 15:18, курсовая работа
Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться экономить и эффективно организовывать время тех, кто реализует функции управления.
В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:
- проанализировать содержание труда руководителя и структурировать затраты его рабочего времени;
- подготовить рекомендации по улучшению рационального использования рабочего времени руководителя.
1. Введение
2. Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда руководителя
Значение фактора времени
Время и содержание труда руководителя
Характер и содержание работы руководителя
Требования к руководителю
Типичные ошибки руководителя
Причины потерь времени
Принципы эффективного использования времени
3. Современное состояние проблемы.
4. Аналитическая часть
4.1. Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
4.2. Анализ затрат рабочего времени (обработка собранных данных)
6. Заключение
7. Список использованной литературы
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
В план не вошли затраты времени руководителя на:
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками)
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.)
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ
Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.
А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:
Другие деловые телефонные разговоры | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 12% |
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 14% |
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 19% |
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно- | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 73% |
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 33% |
Прием посетителей по деловым вопросам | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 32% |
Служебные разъезды (дорога) | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 79% |
Участие в совещаниях Медицинского Управления | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 56% |
Проведение фармацевтических кружков | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 25% |
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | -фактическое время выполнения превысило плановое на | 29% |
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
I = 205/5400 = 0,038 или 3,8%
II = (510+70+205+445+555+90+365+
III = 205/5400 = 0,038 или 3,8%
IV = (90+205+265+60)/5400 = 0, 11 или 11%
В итоге, мы можем сказать, что поскольку значения I и III критериев меньше 10%, то деятельность в целом была обязательной и целесообразной. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы). А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.
Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 22 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.
Таблица 22. Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений
Наименование работ (перечень элементов затрат) | Индекс (шифр затрат) | Продолжительность работ, всего | В том числе | ||||
Сократить нельзя | Можно сократить или исключить | ||||||
мин. | % к итогу | мин. | % к продолжительности данной работы | мин. | % к продолжительности данной работы | ||
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 140 | 2,6% | 140 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.) | 2А | 255 | 4,7% | 255 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Телефонные разговоры с Медицинским Управлением ГУВД г. Москвы | 3А | 205 | 3,8% | 200 | 97,6% | 5 | 2,4% |
Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 510 | 9,4% | 450 | 88,2% | 60 | 11,8% |
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков медикаментов (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 160 | 3,0% | 150 | 93,8% | 10 | 6,3% |
Разбор конфликтов (с клиентами аптеки, между сотрудниками) | 6А | 90 | 1,7% | 0 | 0,0% | 90 | 100,0% |
Просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) | 7А | 70 | 1,3% | 50 | 71,4% | 20 | 28,6% |
Нерегламентированные перерывы | 8А | 205 | 3,8% | 0 | 0,0% | 205 | 100,0% |
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 645 | 11,9% | 645 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Контроль за заказами медикаментов (просмотр заявок) | 10А | 445 | 8,2% | 445 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно- | 11А | 555 | 10,3% | 450 | 81,1% | 105 | 18,9% |
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 90 | 1,7% | 90 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 365 | 6,8% | 300 | 82,2% | 65 | 17,8% |
Служебные разъезды (дорога) | 14А | 565 | 10,5% | 450 | 79,6% | 115 | 20,4% |
Участие в совещаниях Медицинского Управления | 15А | 250 | 4,6% | 250 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Проведение фармацевтических кружков | 16А | 80 | 1,5% | 60 | 75,0% | 20 | 25,0% |
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 30 | 0,6% | 30 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 280 | 5,2% | 250 | 89,3% | 30 | 10,7% |
Обход помещений аптеки (рабочих мест) | 19А | 15 | 0,3% | 15 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Посещение различных учреждений по деловым вопросам (Госпожнадзор, Департамент здравоохранения и др.) | 20А | 265 | 4,9% | 200 | 75,5% | 65 | 24,5% |
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 60 | 1,1% | 60 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 60 | 1,1% | 50 | 83,3% | 10 | 16,7% |
Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 60 | 1,1% | 60 | 100,0% | 0 | 0,0% |
Итого: |
| 5400 | 100% | 4600 | 85,2% | 800 | 14,8% |
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:
Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.
4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:
- медлительность в действиях;
- отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
- повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
- распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, была заполнена таблица 23 «Факторы помех».
Таблица23 Факторы помех
Виды помех, занятий | Продолжительность, мин. | Возможные причины потерь времени | Меры по устранению |
1 | 2 | 3 | 4 |
Нерациональное планирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (например, оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам, визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета на медикаменты и т.п.), общественная работа). А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (например, другие деловые телефонные разговоры, просмотр заявок-требований от лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-
| 295 | ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы игнорирование нормативов режимов труда и отдыха
| выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности); ведение предварительного планирования рабочего дня; ведение дневника рабочего времени изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации
|
Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д.
| 185 | нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ ориентация на проблему сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными) неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники | реалистичное планирование затрат рабочего времени ориентация на имеющиеся возможности делегирование полномочий проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест закупка дополнительных единиц оргтехники |
Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. | 205 | отсутствие планирования перенесение важных дел на более поздний срок стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными отсутствие самодисциплины прерывание работы телефонными звонками | ставить цели и стремится к их достижению расстановка приоритетов работ самодисциплина формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации) |
Транспортные затраты времени (на служебные разъезды) | 115 | неверный расчет затрат времени на служебные разъезды сбои в работе общественного транспорта | использование служебного транспорта
|
5. Проектные предложения
Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.
В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.
Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.
Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.
Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.
Для этого необходимо проработать внутренние установки.
Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством
ориентироваться на долгосрочные цели
научиться расставлять приоритеты работ
Повысить самодисциплину.
Используя данные таблицы 23, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.
Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 24:
Таблица 24. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени
Раздел плана мероприятий | Мероприятия по улучшению использования рабочего времени | Меры по улучшению не нужны, т.к. … | Меры по улучшению нужны | Вид контроля | |
Немедленно (какие) | В течение года (какие) | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Планирование рабочего времени | 1. Составление плана в письменной форме 2. Последовательное планирование рабочего дня 3. Использование метода «Альпы» 4. Использование дневника рабочего времени 5. Согласование долгосрочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными 6. Улучшить техническое оснащение рабочих мест 7. Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями) |
| 1. Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана. 2. Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации 3. Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся
| 1. Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов 2. Овладение различными методиками планирования 3. Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации 4. Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике 5. В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники
| Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания) |
2. Факторы помех | 1. Бумажная работа 2. Телефон 3. вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству 4. Помехи в работе общественного транспорта 5. Личные разговоры с сотрудниками 6. Личные разговоры по телефону 7. Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.
|
| 1. Проведение структуризации необходимой работы. 2. Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы. 3. Организация дилегирования части работ 4. Организация временного служебного транспорта 5. Улучшение самодисциплины | 1. Улучшение (автоматизация) системы документооборота 2. Организация постоянного служебного транспорта
| Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня) Итоговый (проводить после выполнения задания)
|
Информация о работе Анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя