Анализ и совершенствование структуры управления в ООО ПКФ «М. Сервис

     По  признаку ступенчатости, а также  производственного построения фактическая  структура управления предприятием так же соответствует фактической  организационной структуре.

       Функционирующая в ООО ПКФ "М.Сервис" структура управления соответствует особенностям организационной структуры. Все элементы структуры управления находятся в сложной функциональной взаимосвязи, при этом нижестоящие элементы структуры управления подчинены вышестоящим.

      Характеристика  структуры соподчинения работников аппарата управления представлена в Приложении 2.

      Общее число линейных связей  – 86,  функциональных – 498 (Приложение 2).

      Максимально возможное общее число связей между работниками аппарата управления можно определить по формуле:

                

      где  - максимально возможное общее число связей между работниками      управления;

                 n – количество подчиненных непосредственно руководителю подразделения.

      Например, для главного бухгалтера:

                               связей.

      Общая численность работников аппарата управления в 2010 году составила 36 человек.

      Качественный  состав работников аппарата управления изучался на основе материалов личных наблюдений. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что работники аппарата управления соответствуют занимаемым должностям, деловым, профессиональным  и организаторским требованиям (Приложение 1).

      Значимым  фактором, определяющим количеством  ступеней управления является такой  показатель, как норма управляемости. Норма управляемости – это состав непосредственно подчиненных исполнителей, которыми может управлять один руководитель. Норма управляемости определяет предельное число подчиненных, которыми можно успешно руководить, её средняя величина составляет 7–10. Однако норма управляемости определяется сложностью и трудоемкостью выполняемых функций управления, т.е. на высших ступенях управления она составляет 5-9, а на низших, при выполнении простых работ, может достигать 20–30.

      При анализе фактической структуры управления (Приложение 5) мы видим, что для генерального директора ООО ПКФ "М.Сервис"  норма управления  выполняется, так как ему непосредственно подчиняется 6 человек. Таким образом, он  четко контролирует действия своих непосредственных подчиненных. Для остальных работников аппарата управления нормы управляемости  также соблюдаются, что позволяет им наиболее эффективно выполнять свои функции. 

      При рассмотрении фактического распределения функций управления между управленческими работниками (на основе личных наблюдений, фотография рабочего времени) можно сделать вывод о том, что фонд  рабочего времени работников аппарата управления построен недостаточно рационально. Если обратить внимание на структуру затрат рабочего времени генерального директора, то мы увидим, что значительное количество времени отводится  на текущие вопросы и оперативную работу (Приложение 3). Это ведет к недостаточно эффективному использованию рабочего времени. 

      Итак, в данном разделе была рассмотрена  фактическая организационная структура и структура управления ООО ПКФ «М. Сервис». Данные получены путем личных наблюдений, опроса персонала, схем структуры управления и структуры управления ООО ПКФ «М. Сервис», а также штатного расписания на 2010 год. В итоге можно отметить следующее:

организационная структура и структура управления ООО ПКФ "М.Сервис" организована в соответствии с основной  технологией общества - производством корпусной мебели, и обеспечивает достижение конечной цели предприятия – получение прибыли. 

      На  предприятии используется бригадная форма организации труда, она является наиболее рациональной, т.к. способствует наиболее эффективному использованию рабочей силы и техники. Таким образом, можно сделать вывод, что существующую на предприятии  форму организации труда менять не нужно. В четвертом разделе постараемся усовершенствовать структуру управления ООО ПКФ «М. Сервис».

 

       4. МЕРОПРИЯТИЯ ПО  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  СТРУКТУРЫ И УЛУЧШЕНИЮ  СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ  ООО ПКФ «М. СЕРВИС» 

      Как уже отмечалось ранее, одним из важнейших факторов успешного функционирования предприятия в рыночных условиях, является четко отлаженная, свободно адаптирующая к различным изменениям организационная структура управления.

      В рыночных условиях функционирования предприятия  структура управления должна:

      - отвечать требованиям производственной структуры и способствовать ее развитию в соответствии с изменяющимися условиями производства;

      - обеспечить выполнение всех объективно необходимых функций управления;

      - отвечать нормам управляемости и требованиям рациональных информационных связей;

      - иметь минимальное, но достаточное количество ступеней управления;

      - усиливать все функции аппарата управления;

      - гарантировать высокую адаптивность, надежность, оперативность, качество, экономичность и эффективность управления.

      Цель  любой организационной структуры  заключается в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией целей. Поскольку с течением времени, цели предприятия меняются, то необходимо проводить соответствующие изменения  и в организационной структуре управления предприятием:

      - подразделения должны быть ориентированы на главенствующую систему (например, на рынок);

      - базовыми блоками должны быть группы специалистов;

      - следует стремиться к минимальному числу уровней управления;

      - каждый работник должен нести ответственность и иметь возможность для проявления инициативы.

      При анализе фактической организационной  структуры ООО ПКФ «М. Сервис» было определено,  что она соответствует целям, задачам и выполнению функций, а также организационно – правовой форме хозяйствования предприятия.

      На  рассматриваемом предприятии используется бригадная форма организации труда, такая форма является наиболее рациональной, поскольку способствует наиболее эффективному использованию рабочей силы и техники. В связи с этим можно сделать вывод, что менять существующую на предприятии  форму организации труда менять не нужно.

      При проведении анализа фактической организационной структуры также было выявлено, что существующие на предприятии  ООО ПКФ «М. Сервис» подразделения вспомогательного и обслуживающего производства  соответствует по своим размерам и составу, задачам и мощностям основного производства. Таким образом, не стоит вносить изменения в существующую  организационную структуру  данного предприятия.

     Далее выполним  проектирование структуры управления организации.

     Зачастую, при анализе организационной структуры управления крупными производственными предприятиями выявляется ряд недостатков. Такими недостатками могут быть: излишние звенья в управляющей системе; двойственность подчинения, низкая эффективность работы аппарата управления из-за большого числа его служащих, трудность в прохождении информации между отделами, высокая бюрократия.

     При анализе организационной структуры  ООО ПКФ «М. Сервис» следует  отметить, что перечисленные недостатки отсутствуют. Рассматриваемое предприятие не очень большое, и количество работников аппарата управления не превышает необходимого количества.

        Как уже отмечалось ранее, на данном предприятии нормы управления соблюдаются для всех работников аппарата управления, и для генерального директора в частности. Однако, на мой взгляд, есть необходимость введения должности заместителя генерального директора. Это позволит по необходимости подменить генерального директора (в случае больничного или отпуска), а также немного разгрузить его. В этом случае на оперативную работу у него будет уходить меньшее количество времени, что возможно позволит увеличить время на перспективное планирование (данный вывод сделан на основании фотографии рабочего времени генерального директора – Приложение 2).

     Далее, на мой взгляд, было бы целесообразно  реорганизовать отдел продаж в отдел маркетинга.

      В обязанности начальника отдела продаж входит:

• контроль за своевременной и качественной подготовкой сырьевого цеха и бесперебойной приемкой сырья;
• контроль за сохранностью и целостностью поступающего сырья;
• решает вопросы по реализации продукции;
• руководит работой менеджеров по продажам.

      Как видно из этих обязанностей начальника отдела продаж, предприятие плохо следить за состоянием своих потребителей. Отделом продаж не проводится никаких исследований рынков сбыта своей продукции. По этой причине в дальнейшем могут возникнуть большие трудности со сбытом, что в свою очередь отразится на показателях работы. В связи с этим в ООО ПКФ «М. Сервис» назревает обстановка для образования отдела маркетинга.

      Задачами  отдела маркетинга на предприятии, помимо сбыта продукции, будут:

• изучение потребителя и его поведения на рынке;
• анализ рыночных возможностей;
• изучение товара;
• анализ форм и каналов сбыта;
• исследование и выбор мероприятий по продвижению товара;
• изучение конкурентов.

     Также следует усилить сотрудничество теперь уже отдела маркетинга и главного экономиста. Это будет заключаться  в том, что маркетологи и менеджеры  будут осуществлять сбор, обработку и сортировку информации, а экономистом будут осуществляться расчеты наиболее оптимальных вариантов выпуска продукции, возможные показатели при изменении номенклатуры и выходах на дополнительные рынки сбыта.

     При введении отдела маркетинга, численность работников изменится незначительно, скорее изменится качество и направление работы. Для начала, количество сотрудников отдела маркетинга достаточно в количестве 4-х человек (т.е. один руководитель и три сотрудника - менеджера/маркетолога). Руководителем должен быть человек, имеющий соответствующее образование и стаж работы не менее 3-х лет в этой области.

      В конечном счете, деятельность отдела маркетинга будет направлена на расширение своей деятельности. Следует отметить, что с введением отдела маркетинга рыночная доля ООО ПКФ «М. Сервис» имеет возможность значительно  вырасти, следовательно, возрастет и норма прибыли. Таким образом, будет достигаться главная цель предприятия, заключающаяся в получении прибыли.

      Последним мероприятием по совершенствованию структуры управления, на мой взгляд, будет являться следующее. В настоящее время главному механику починяется начальник транспортного цеха, а ему уже подчиняются пять водителей. Однако в последнее время вырисовывается следующее. Предприятию намного удобнее и дешевле прибегать к услугам сторонних организаций для перевозок сырья и готовой продукции. Таким образом, вполне рационально было бы должность начальника транспортного цеха сократить, вместо пяти, оставить двух водителей, ну и в связи с этими переменами, сократить количество собственного транспорта.

      Далее постараемся рассчитать экономическую  эффективность разработанных мероприятий. Введение должности заместителя  генерального директора должно помочь в улучшении работы структуры  управления на предприятии, однако экономическую эффективность просчитать не оказывается возможным. При введении маркетингового отдела в ООО ПКФ «М.Сервис» идет расчет на увеличение доли рынка этого предприятия. Теоретически такое увеличение в рассмотрении на долгосрочную перспективу возможно до 15%.