Адаптация персонала

  В  процессе введения в организацию обеспечивается не только положительное отношение работников к новому месту работы, но и понимание принципов функционирования организации, прояснение требований и ожиданий со стороны организации.

Многие  организации издают буклеты, содержащие всю необходимую информацию, связанную с введением работников в организацию. 

                                Введение в подразделение.

  Основная  нагрузка здесь ложится на  руководителя подразделения. Первый  разговор с новичком лучше  построить в виде диалога, а не в виде директив со стороны руководителя. Руководителю следует избежать искушения перепоручить кому-то другому процедуру ознакомления новых работников с подразделением. В ходе разговора с новичком важно создать условия для того, чтобы новый работник чувствовал себя свободно и задавал возникающие у него вопросы.

  Новичка  знакомят с работой подразделения  и с сотрудниками. Обычно руководитель  просит одного из работников  оказать помощь новичку на  первых порах.

  Для  быстрого решения проблем и  преодоления трудностей, которые могут встретиться новичку в первый день работы, руководитель подразделения может предложить новому сотруднику зайти к нему в кабинет в конце рабочего дня и предложить поделиться впечатлением о том, как прошел его первый день на новом рабочем месте. 

                                        Введение в должность.

     Введение в должность – представляет  собой совокупность процедур, имеющих  цель ускорить освоение новичком  работы, сократить период адаптации  в коллективе, помочь установить  контакты с окружающими. Такие процедуры дают человеку ощущение, что его ждали, к его приходу готовились, позволяют избежать на первых порах многих ошибок, вызванных слабым знанием организации и ее особенностей, уменьшить психологическую боязнь провала, а тем самым снизить вероятность разочарования и досрочного ухода и сформировать позитивное отношение к новым обязанностям и к окружению. [2; стр.176-186].

  Непосредственный  руководитель нового работника  начинает свое общение с новичком  после того, как с ним побеседовал руководитель подразделения. Он отвечает за его ознакомление с работой и с его основными функциональными обязанностями.

   Наставник, консультант раскрывает  перед новым работником основное  содержание его профессиональной  деятельности и то, какой вклад его работа вносит в общий успех подразделения и организации в целом.

   Непосредственному руководителю  следует учитывать, что процессу  адаптации к должности мешают  трудности, связанные с недостатком  необходимой информации, неуверенность  и страхи, которые могут возникать в первый день работы. Руководитель должен продумать, какие меры могли бы помочь новичку обрести необходимую уверенность в работе. [5;112-118].

  Если  организация крупная и вновь  принятых много, то введение  в должность может быть не  только индивидуальным, но и коллективным. Обычно оно происходит с помощью специального курса ориентации, ответственность за который лежит на кадровой службе. Ориентация бывает общей (информирование об организации в целом) или специальной (об отдельном подразделении).

  В  процессе общей ориентации, осуществляемой  обычно представителем кадровой  службы, происходит ознакомление  новичков с организацией, ее политикой,  в том числе в кадровой сфере,  условиями труда. В западных  фирмах при этом обычно сообщаются  следующие сведения:

  1) об  организации в целом – виды  деятельности, структура, руководство,  продукция, потребители, традиции, приоритеты, проблемы, тенденции, нормы,  стандарты, процедуры, внутренние  отношения;

  2) об  оплате труда – нормы и способы  оплаты, оплата за работу в выходные дни и сверхурочную, условия премирования;

  3) о  режиме труда и отдыха –  порядок предоставления отпусков  и отгулов;

  4) о  дополнительных льготах – страхование,  выходные пособия, возможность  обучения, наличие столовых, буфетов,  оздоровительных центров;

  5) о вопросах, связанных с управлением персоналом – условия назначения на должность, перемещения, увольнения, испытательный срок, права и обязанности, отношения с непосредственным руководителем и другими менеджерами, оценка работы, дисциплина, поощрения и взыскания;

6) об  охране труда и технике безопасности  – риск и опасности, связанные с выполнением работы, меры предосторожности, места оказания медицинской помощи, оздоровительные и спортивные центры, возможности, возможности занятия физической культурой, поведение при несчастных случаях и способы оповещения о них, требования к здоровью и запреты, связанные с его охраной, например, курения.

7) об  отношениях с профсоюзами;

8) о  решении бытовых проблем –  комната отдыха, условия парковки машин и прочее;

9) об  экономическом положении организации  – стоимость оборудования, прибыли,  убытки от прогулов, опозданий,  несчастный случаев.

  К  специальной ориентации, проводимой  руководством подразделения, относятся:

- цели, технологии и обязанности работы подразделения;

- внутренние  и внешние отношения и связи;

- персональные  обязанности и ответственность,  предписания, касающиеся выполнения  работы, ожидаемые результаты, нормативы  оценки, продолжительность и распорядок  рабочего дня, сверхурочные работы, замены;

- конкретные  вопросы, где  и что взять,  как ремонтировать, у кого просить  помощи;

- правила  поведения при пожарах и авариях,  правила техники безопасности  и гигиены, организация отдыха, перерывов, приема пищи, порядок личных телефонных разговоров;

- осмотр  подразделения, комнат отдыха, душевых,  мест для курения, различных  специальных служб;

- знакомство  с новыми коллегами.

При индивидуальном введении в должность к каждому  новичку необходимо прикрепить наставника, который должен иметь достаточно высокие полномочия, быть открытым, уметь общаться с людьми. Новому работнику в первое время нужно предоставлять минимум необходимой информации, иначе его можно привести в растерянность, и не давать сразу трудных заданий, начав для укрепления уверенности в себе и желания работать. Если новичок хорошо проинструктирован, он будет испытывать доверие к руководителю, организации, усвоит их требования, будет комфортно чувствовать себя, эффективно и с желанием работать. [2;177-186]. 

      Инструкция по введению в должность новых сотрудников.

   Этапы введения в должность – 4 этапа.

   Длительность  каждого этапа – 1 неделя.

1 этап (первая неделя) – подготовительная фаза.

   Задача  – детальное ознакомление с деятельностью  Общества.

   Первый  рабочий день

   I. Ознакомительная информация об Обществе, порядке и условиях работы:  

–  история организации; 

–  продукция и услуги; 

–  структура управления (включая имена ключевых руководителей, расположение отдельных подразделений);  

–  условия работы – рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников; 

–  традиции, элементы корпоративной культуры, основные процедуры, существующие в Обществе;  

–  базовые документы Общества;  

–  постановка целей; 

–  создание мотивации – возможности роста заработной платы, повышения квалификации, должностного роста. 

   Ответственное лицо – менеджер по персоналу.   

   II. Информация о подразделении и  рабочем месте сотрудника: 

–  представление коллегам; 

–  объяснение распорядка работы; 

–  ознакомление с Положением об отделе; 

–  подписание должностной инструкции; 

–  ознакомление с производственными функциями и особенностями работы отдела; 

–  ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс. 

   Ответственное лицо – руководитель подразделения, менеджер по персоналу. Подготовка пакета базовых документов – служба персонала.     

   Второй  рабочий день

   Взаимодействие  с подразделениями компании: 

–  перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать в процессе работы; 

–  технология взаимодействия между подразделениями – письменная или устная форма, документы и особенности их оформления, сроки; 

–  возможные сложности производственного процесса;  

–  механизмы решения проблем; 

–  прецеденты.  

   Ответственное лицо – руководитель подразделения.   

   Третий  – пятый дни рабочей недели – работа по плану и отчет в конце недели. Руководитель подразделения оценивает итоги первой ознакомительной недели работы и доводит информацию до нового сотрудника.

2 этап (вторая неделя) – начальный период.

   Задача  – практическое ознакомление со своими обязанностями и теми требованиями, которые предъявляет администрация Общества к данной должности.

   Подведение  итогов – в конце недели руководитель подразделения дает первичную оценку соответствия заявленных знаний, умений и навыков и дает рекомендации новому сотруднику.

3  этап (третья неделя) – период приспособления.

   Задача  – включение в производственный процесс и приспособление нового сотрудника к правовому, социальному  и организационному статусу Общества; интеграция в межличностные отношения.

   Подведение  итогов – руководитель подразделения оценивает результаты работы, акцентируя внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и т. п., при необходимости оказывает помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений. 

   Ответственное лицо – руководитель подразделения.

     4 Этап (четвертая неделя) – завершение  периода введение в должность.

   Задача  – стабильная работа.

   Новый сотрудник осуществляет действия согласно плану на неделю в пределах своей  компетенции.

   В конце недели руководитель подразделения  подводит итоги периода адаптации  и доводит информацию до нового сотрудника и службы персонала.

                                         5 Этап.

   За  неделю до окончания испытательного срока (до трех месяцев либо ранее) руководитель подразделения представляет в службу персонала служебную записку  с обоснованием положительного или  отрицательного решения в отношении нового работника, в том числе по вопросу изменения размера оплаты труда. 
 

1.5 Развитие  человеческих ресурсов.

  

                       “Трудовая мораль работника определяется двумя компонентами   - желанием работать и чувством принадлежности к организации”.

Р. Симизу