Причины неудач внедрения информационных систем

Диаграмма 4

 

Исследование Microsoft уровня зрелости ERP-решений Российских компаний 

 Весьма любопытным  является исследование, которое  провела компания Microsoft по уровню  зрелости ERP-решений, используемых  различными российскими компаниями.

В основу методологии  был положен принцип оценки двух параметров: коэффициента проникновения и коэффициента эффективности используемых решений. Проникновение зависит от ряда факторов, таких как полнота внедренного функционала, доля рабочих мест, подключенных к интегрированным системам управления предприятия, организация обмена данными между модулями системы и др. Эффективность - это мера полноты решения задач проекта в ходе его реализации. Произведение этих двух коэффициентов было решено считать индексом зрелости рынка ИСУП.

Исследование проводилось  в 2009 году, было опрошено 50 бизнес - руководителей и 100 руководителей ИТ из порядка 120 компаний. Годовой оборот компаний составил от 50$ млн до 500$ млн.

Оно показало, что  среднее значение индекса зрелости ERP-рынка составило 55%.

Наименьший результат  оказался равен 20%, а наивысший - 95%. Только 38% компаний показали уровень индексов проникновения и эффективности выше средних значений. 62% предприятий следует предпринять шаги, направленные на оптимизацию бизнес-приложений. 

Специфика российского рынка

Согласно исследованию компании Microsoft можно сделать вывод о том, что Российские компании используют потенциал корпоративных систем управления, лишь на половину или чуть более, в отличие от западных предприятий.

С помощью корпоративных  систем управления российские компании пытаются решить такие задачи, как управление бухгалтерией, финансами, персоналом, расчет заработной платы, учет складов. В то время как стратегические проблемы (бизнес-аналитика, управление проектами, финансовый и стратегический анализы) оказываются в списке целей внедрения ERP менее чем в половине случаев, а вот западные организации начали свое развитие именно от задач производства.

Однако это не является основанием для негативной оценки российских предприятий. Наоборот, рост отечественного рынка свидетельствует о том, что компании верно оценивают для себя перспективы развития бизнеса с помощью корпоративных систем управления. 

Тенденции

В последние годы всё большую силу набирает тенденция  поглощения мелких компаний более крупными, в связи с чем руководство стремится сделать свой бизнес максимально прозрачным и эффективным. Желая сохранить вложенные ранее инвестиции, компании не хотят отказываться от уже установленных ERP-решений и пытаются таким образом строить одно интегрированное решение из «того, что есть». Эту тенденцию можно назвать «лоскутной автоматизацией», которая была характерна для 90-х годов, однако сейчас она находится на новом витке развития. И разработчики, интеграторы говорят о том, что всё больше проектов в ближайшее время будут носить именно интегрированный характер.

Новым и интересным направлением в развитии систем является предоставление услуг по аренде программного обеспечения (ASP или SaaS). Это связано  чаще всего с тем фактором, что  мелкие и средние компании не имеют  возможности оплатить дорогостоящую лицензию для установки программы, а также приобрести серверное и сетевое оборудование, плюс содержать в своем штате персонал, который бы обслуживал систему.

При аренде же системы, финансы выделяются только на настройку  и её ежемесячную оплату (стоимость аренды на 50 пользователей составляет столько же, сколько необходимо было бы затратить на покупку лицензии для одного пользователя).

Однако у этой стороны, есть и отрицательные моменты. Для больших компаний важно, чтобы  их информация была в безопасности. Достаточно ли надёжен выбранный провайдер, чтобы можно было доверить ему, как корпоративные данные, так и бизнес-функции компании? И не могут ли быть эти данные доступны другому клиенту данного провайдера, который выбрал эту же систему? Эти вопросы решаются в настоящее время арендодателями программ. 

Выводы

По оценкам специалистов в ближайшем будущем:

- Функциональность  программ будет расширяться, главным  образом в области внешней  среды предприятия. Это можно  проследить на переходе от ERP к  ERP II-системам, когда SCM, CRM, DSS-системы рассматривались как внешние по отношению к ERP II в качестве функциональных подсистем.

- Компании всё  больше будут отдавать предпочтение  специализированным решениям.

- Число программных  продуктов также будет увеличиваться, в том числе за счет отечественных разработок.

- Количество внедрений  в России будет расти на 2,1% ежегодно.

- Будет развиваться  такое направление как аренда ERP-систем.

- Системы будут  упрощаться в плане удобства  их внедрения. Будут применяться автоматизированные интеллектуальные системы, специальные модели, которые позволяют в более короткие сроки и с меньшими затратами внедрять системы ERP-класса, используя весь накопленный опыт внедрения.

3. Общая проблематика внедрения ИС

«Уточните значение слов, и вы избавите 
человечество от большей части его заблуждений»

Рене  Декарт

Федеральный закон  Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  даёт следующее определение ИС: «информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»

Сейчас корпоративная  ИС обеспечивает не только формирование отчетов, но и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (ISA и GAAP). Современные ИС являются сложными интегрированными комплексами, которые включают в себя модули, отвечающие практически за все направления работы современного предприятия:

• Модуль управления финансами (автоматизированная бухгалтерия, финансовое планирование, управление затратами и т.п.);
• Модуль управления запасами;
• Модуль управления складом;
• Кадровая система;
• Модуль управления логистикой и сбытом;
• Система документооборота;
• Маркетинговая подсистема;
• Система управления взаимоотношениями с клиентом.

Таким образом, с  точки зрения программных технологий, ИС - это не один, и даже не несколько  программных комплексов. Это набор  механизмов, методов и алгоритмов, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три основных процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями.

Как показывает мировой  опыт, разработка корпоративной ИС - чрезвычайно дорогостоящий и  трудоемкий процесс. К настоящему времени  на рынке присутствует ряд готовых  систем, разработанных крупнейшими фирмами-производителями программного обеспечения, такими как SAP (система R/3), Oracle (Oracle Applications), PeopleSoft, Baan , «Корпорация ПАРУС» и др. Внедрение такого рода систем требует, как правило, значительной перестройки бизнес-процессов, адаптации системы бухгалтерского учета, организационных изменений.

Удачные проекты  по разработке и внедрению программного обеспечения для управления и  учета позволили многим компаниям  добиться значительного сокращения издержек и повышения продаж в разы. Однако, согласно мировой статистике, успешными признается только треть всех проектов. Прочие проекты испытывают те или иные неудачи: превышение бюджета и сроков, неудовлетворительный уровень внедренного функционала.

Риск подобных неудач можно значительно снизить надлежащей организацией проекта. 
Неудачи проектов являются следствием следующих факторов:

• Недостаточные внимание и поддержка со стороны руководства
• Низкое вовлечение ключевых пользователей в проект
• Расхождение в понимании требований заказчиком и разработчиком
• Постоянно изменяющиеся, нестабильные требования
• Плохое планирование и управление проектом

Приведем умозрительный  пример. Представим себе город, который  испытывает сложности с существующей инфраструктурой общественного  транспорта. В результате, люди опаздывают на работу, вынуждены тратить деньги на такси (благодаря этому падает и общий уровень жизни), снижается стоимость жилья в районах, отдаленных от транспортных магистралей и т.д. Аналогия, конечно грубая, но не напоминает ли вам всё это трудности, связанные с отсутствием налаженной информационной инфраструктуры предприятия? В том и другом случае — налицо системные проблемы, связанные с отсутствием нормального механизма выполнения внутренних правил. Однако продолжим нашу аналогию.

Вас назначили замом  главы городской администрации  и поставили приоритетную задачу — наладить систему общественного  транспорта. Перед вами встает следующий  перечень проблем:

1)Определение  целей функционирования транспортной  системы и основных ее параметров. Для чего проводится проект? Исходя из какой системы критериев будут оцениваться результаты?

2)Разработка  требований по экономической  эффективности, планирование политики  ценообразования. Какова должна  быть стоимость билетов и все  прочие расходы, чтобы была возможность поддерживать и развивать инфраструктуру?

3)Реконструкция  существующих дорог и/или строительство  новых, соединяющих основные городские  объекты. С каким покрытием  целесообразно строить дороги, чтобы  с одной стороны укладываться  в узкие рамки бюджета, а с другой — позволять использовать современные автобусы?

4)Определение  маршрутов, остановок и режима  работы транспорта на линиях. Как не допустить негативного  проявления консерватизма пассажиров  при изменении (отмене) имеющихся  маршрутов в результате проекта?

5)Какие автобусы  следует приобретать: отечественные  или импортные? Какой марке  отдать предпочтение? Каков должен  быть баланс между большими  автобусами и «маршрутками»? На  каких маршрутах приоритетна  пассажировместимость, а на каких  скорость доставки?

6)Что делать  со старым парком автобусов?  Продолжать использовать в новых  условиях или списывать?

Остановимся пока на перечисленных проблемах. Очевидно, что, по самой сути, задачи заместителя  по транспорту совершенно аналогичны задачам IT-менеджера, управляющего проектом внедрения ИС. Это и не удивительно: и в том и в другом случае речь идет о проекте управления изменениями в рамках сложной системы (в первом случае системой является город, во втором — предприятие), обе генеральные задачи подразумевают под собой необходимость внедрения новых технологий и в обоих случаях необходимо строго руководствоваться экономической целесообразностью.

Каждой задаче из вышеизложенного перечня можно  сопоставить похожий вариант, но относящийся к проблематике внедрения ИС. Перечислим их в том же порядке:

7)Для решения  каких управленческих (производственных) задач нам нужна ИС? Как мы  будем определять, справляется ли  она с возложенными на нее  функциями?

8)Как мы будем  оценивать экономическую эффективность  от внедрения? Сопоставима ли реальная экономическая отдача полной стоимости владения?

9)Какие новые  бизнес-процессы необходимо внедрить, а какие реорганизовать для  того, чтобы отдача от использования  ИС была максимальной?

10)По каким  правилам будет осуществляться  управление информационными потоками в новом режиме? Не будет ли проявляться пресловутое сопротивление персонала нововведениям?

11)Какой программный  комплекс приобретать: отечественный  или зарубежный? Стоит ли инвестировать  средства в многофункциональное  и дорогостоящее решение, или пока можно обойтись компромиссным вариантом?

12)Что делать  со старыми программами обработки  информации и управления БД: интегрировать  с приобретаемым решением или  уничтожать?

Дополнительно хочу обратить ваше внимание на пятый пункт, который в данной классификации прекрасно олицетворяет тот факт, что любой программный комплекс может оцениваться только применительно к конкретной задаче и никоим образом не сам по себе. Можно, конечно, купить самый современный многофункциональный автобус — красивый, престижный и удобный для пассажиров, но он окажется неспособным ездить по существующим дорогам, а город будет вынужден использовать его не в полную силу (например, только по одному небольшому участку трассы, на реконструкцию которого достаточно денег). В таком случае, все технологические изыски автобуса будут только раздражать пассажиров, реальные проблемы которых так и не были решены.

Я специально много  времени посвятила элементарной аналогии. Дело в том, что очень  многие руководители до сих пор серьезно заблуждаются, однобоко оценивая проблематику внедрения ИС. Важно четко отдавать себе отчет в том, что программное решение является лишь одним из кирпичиков будущей системы и работа по его конфигурированию и настройке это всегда необходимая, но не самая ответственная и рискованная часть проекта. Вне сомнения, у каждого серьезного разработчика (поставщика) имеются квалифицированные специалисты в этой области, способные успешно реализовать требуемую конфигурацию. Построение ИС — это серьезное изменение структуры предприятия, и обойтись без перепроектирования отдельных бизнес-процессов нереально (хотя бы в силу того, что ИС сама по себе подразумевает внедрение новых правил архивирования и обработки информации).