Использование функций даты и времени Microsoft Excel в туристском бизнесе

Если при  использовании команды Вставить функцию пользователь точно не знает названия требуемой функции, он может просто ввести ее краткое описание, а помощник по Office подскажет какую функцию надо вставить.

Под функцией понимают зависимость одной переменной (y) от одной (x) или несколько переменных (x1, x2, …Xn). Причем каждому набору значений переменных x1, x2, …Xn будет соответствовать единое значение типа зависимой переменной y. Функции входят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следущие виды функций:

- математические;

- статистические;

- текстовые;

- логические;

- финансовые;

- функции  даты и времени и др.

2.3 Функций даты и времени

Особым типом  входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к  дате числа (пересчет даты вперед и  назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют  внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний  формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие  типы внешних форматов дат:

– ДД–МММ–ГГ (04–Янв–95);

– МММ–ДД–ГГ (Янв–04–95);

– ДЦ–МММ (04–Янв);

– МММ–ГГ (Янв–95).

Тип входных  данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который  должен трактоваться не как часть  данных, а как команда переключения режима:

1. если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
2. если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;
3. ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качестве первого специальный символ @ ;
4. если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.

Логические  данные используется в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после  нажатия клавиши <Enter> в этой ячейке будет выведено «Истина». Ноль отображается в соответствующей ячейке как «Ложь».

Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре  логики. Одна служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль).

 

3 Разработка рекомендации по использованию функций Microsoft Excel

3.1 Использование функций  Microsoft Excel

Математические  функции выполняют различные  математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы  и т.д.

Статистические  функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или  их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т.п.

Текстовые функции  выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.

Логические  функции используются для построения логических выражений, результат которых  зависит от истинности проверяемого условия.

Одним из наиболее полезных являются логические функции. Можно перечислить бесчисленное число вариантов использования, ЕСЛИ – наиболее популярной логической функции Excel. Синтаксические функции ЕСЛИ( лог_выражение; зачение_если_истина; значение_если_ложь). Например, создаеться таблица, предназначенная составлять счета. При этом ставиться задача поощрить постоянных клиентов 10% скидкой, представление которой требуется автоматизировать. Обычно в ячейке где вычисляется общий итог, используется функция СУММ. Использование в замен функций, ЕСЛИ позволит задать Excel простой вопрос: потратил ли данный клиент в этом месяце более 10000? А затем предоставит отдельные инструкции для положительного или отрицательного ответа.

Функция ЕСЛИ использует три аргумента: логическое выражение; значение, если первый аргумент дал положительное значение; значение, если от первого аргумента получено отрицательное значение. Для примера со счетами, предположим, что главный итог( сумма, на которую сделал заказов данный клиент в этом месяце) вычисляется в ячейке С12. Тогда, чтобы автоматизировать предоставленные скидки, можно воспользоваться формулой =ЕСЛИ ( С12> 10000; С12*0,9; С12). Здесь первый аргумент( логическое выражение) осуществляет проверку, превышает ли значение в первой ячейке С12 сумму 10000. Если да, Excel умножает эту сумму на 0,9, тем самым, уменьшая итог на 10%( т.е предоставляя скидку). Если нет, третий аргумент просто отображает значение из ячейки С12 без изменений.

Функцию ЕСЛИ можно использовать, чтобы исключить  появление кодов ошибок #ДЕЛ/0!.

Например  прежде чем выполнить вычисление, можно воспользоваться формулой, = ЕСЛИ(В11=0; 0; В10/В11) для проверки, не равно ли значение в ячейке В11 нулю. Если равно Excel отобразит в качестве результата 0; если не равно Excel выполни деление.

Финансовые  функции используются в сложных  финансовых расчетах, например определение  нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение автоматизационных отчислений и др.

Некоторые функции  настолько просты, что не нуждаются  в аргументах.  Например, если в  ячейке ввести СЕГОДНЯ(),Excel отобразит в этой ячейке текущую дату. Более того, когда бы ни был открыт рабочий лист, содержащий такую информацию, Excel уточнит текущую дату( у внутреннего календаря компьютера) и отобразит актуальное значение.

Синтаксис функций  Excel иллюстрирует примеры. Полужирным шрифтом выделены обязательные аргументы. Многоточие(…) означает, что число аргументов у функции не ограничено.

=СРЗНАЧ( число; число2;…)

=ПЛТ ( ставка: кпер; пс; бс; тип)

Здесь в функции  СРЗНАЧ элементы число1, число 2 т.п должны быть заменены значениями, которые Excel сможет использовать для вычисления.

Например, если ввести = СРЗНАЧ(12;16), Excel отобразит результат 14. Однако чаще всего в качестве аргумента этой функции используется адрес диапазона ячеек.

Более сложные  функции предъявляют более жесткие  требования к информации, предлагаемой в качестве аргументов. Например, для  вычисления суммы периодического платежа  за пользованием кредитом можно воспользоваться  функцией ПЛТ. Данной функции необходимо( в качестве аргументов) сообщить такую информацию, как процентная ставка в период займа (ставка), число платежей по займу(кпер), приведенная(т.е нынешняя) стоимость(пс). Остальные два аргумента- будущая стоимость(бс) и тип займа(тип)- необязательные.

Хотя в  математических и логических функциях в качестве аргументов можно использовать числа и текст, обычно в этом качестве используются ссылки на ячейки и диапазоны ячеек. При изменении данных в ячейках, на которые ссылаются формулы, результаты формул изменяются автоматически. Это свойство электронных таблиц дает возможность создавать сценарий типа «что будет, если…», позволяющие быстро увидеть результаты притом или ином сочетании значений аргументов.

3.1 Использование функций  дата и время

Функция	Описание
ДАТА	Возвращает заданную дату в числовом формате.
ДАТАЗНАЧ	Преобразует дату из текстового формата  в числовой формат.
ДЕНЬ	Преобразует дату в числовом формате  в день месяца.
ДНЕЙ360	Вычисляет количество дней между двумя  датами на основе 360–дневного года.
ДАТАМЕС	Возвращает дату в числовом формате, отстоящую на заданное число месяцев  вперед или назад от начальной  даты.
КОНМЕСЯЦА	Возвращает дату в числовом формате  для последнего дня месяца, отстоящего вперед или назад на заданное число  месяцев.
ЧАС	Преобразует дату в числовом формате  в часы.
МИНУТЫ	Преобразует дату в числовом формате  в минуты.
МЕСЯЦ	Преобразует дату в числовом формате  в минуты.
ЧИСТРАБДНИ	Возвращает количество рабочих дней между двумя датами.
ТДАТА	Возвращает текущую дату и время  в числовом формате.
СЕКУНДЫ	Преобразует дату в числовом формате  в секунды.
ВРЕМЯ	Возвращает заданное время в числовом формате.
ВРЕМЗНАЧ	Преобразует время из текстового формата в числовой формат.
СЕГОДНЯ	Возвращает текущую дату в числовом формате.
ДЕНЬНЕД	Преобразует дату в числовом формате  в день недели.
НОМНЕДЕЛИ	Преобразует числовое представление  в число, которое указывает, на какую  неделю года приходится указанная дата.
РАБДЕНЬ	Возвращает дату в числовом формате, отстоящую вперед или назад на заданное количество рабочих дней.
ГОД	Преобразует дату в числовом формате  в год.
ДОЛЯГОДА	Возвращает долю года, которую составляет количество дней между начальной  и конечной датами.

 

Функция ДАТА возвращает целое число, представляющее определенную дату. Если до ввода этой функции формат ячейки был задан  как Общий, результат будет отформатирован как дата. Синтаксис: ДАТА(год; месяц; день).

Год – аргумент, который может иметь от одной  до четырех цифр. Microsoft Excel интерпретирует данный аргумент в соответствии с используемой системой дат. По умолчанию Microsoft Excel для Windows используется система дат 1900.

Если значение аргумента «год» находиться в  диапазоне от 0 до 1899(включительно) для  вычисления года в Microsoft Excel оно прибавляется к числу 1900 для вычисления года. Например, формула DATE(108,1,2) возвращает 2 января 2008 года (1900+108).

Если аргумент находиться в диапазоне от 1900 до 9999(включительно), это значение используется в Microsoft Excel для обозначения года. Например, формула DATE(2008,1,2) возвращает 2 января 2008 года.

Если значение аргумента меньше 0 или больше 9999, Microsoft Excel возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!.

Месяц – положительное  или отрицательное число в  диапазоне от 1(январь) до 12(декабрь), представляющее месяц года.

Если значение этого аргумента больше 12, введенное  число месяцев отсчитывается  от первого месяца указанного года. Например, формула DATE(2008,14,2) возвращает число, соответствующее 2 февраля 2009 года.

Если, значение этого аргумента меньше 1, то к  нему добавляется единица и полученный результат вычитается из числа, соответствующего первому месяцу указанного месяца. Например, формула DATE(2008,1,-15) возвращает порядковый номер, соответствующий 16 декабря 2007 года.

Функцию ДАТА удобнее использовать в тех формулах, где год, месяц и день представлены формулами, а не константами.

Чтобы посмотреть числа в виде порядковых номеров, необходимо выделить ячейку и затем  на вкладке Главная, в группе Число щелкнуть стрелку рядом со списком Числовой формат и выбрать вариант Числовой.

Функции СЕГОДНЯ  и ТДАТА меняют свое значение только при расчете листа или при  выполнении макроса, содержащего эту  функцию. Непрерывного их обновления не происходит. В качестве значений даты и времени берутся значения системных  часов компьютера.

Функция ТДАТА  меняет свое значение только при расчете  листа Microsoft Excel или при выполнении макроса, содержащего эту функцию. Значение этой функции не обновляется непрерывно.

 

Заключение

Программа MS Excel, является лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, потому что она удобна и проста в применении.

Современные табличные процессоры позволяют  применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так  что возможным стало даже написание  конкретных приложений на их основе. Кроме  того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической  деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

Основное  назначение табличного процессора –  автоматизация расчетов в табличной форме.

В деловой  сфере, где постоянно обновляются  сведения о товарах и фирмах, биржевая и банковская информация без таблиц и средств работы с ними так  же не обойтись. Постоянное совершенствование  имеющихся пакетов электронных  таблиц, появление новых делают работу с данными все более и более  простой, доступной для пользователя любой квалификации.

Для курсовой работы на тему: использование функций  дата и время MS Excel в туристском бизнесе, были поставлены следующие задачи:

1) Исследовать  основные направления деятельности  турфирм.

2) Рассмотреть  основные возможности Microsoft Excel по использованию встроенных функций для обработки документов.

3) Разработать  рекомендации по использованию  встроенных функций и функций  дата и время Microsoft Excel в туристском бизнесе.

В ходе решения  первой задачи была проанализирована деятельность туроператора и турагента.

В ходе решения  второй задачи были изучены основные возможности Microsoft Excel и использование их функций при работе с документами.

В ходе решения  третьей задачи были разработаны  рекомендации по использованию функций  Microsoft Excel.

Сделаны следующие  выводы:

1. Под туроператорской деятельностью понимается деятельность, направленная на формирование, продвижение и реализацию турпакета, т. е. организация путешествия. Эта деятельность осуществляется юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (туроператором) на основании специального разрешения - лицензии на международную туристскую деятельность.
2. Под турагентской деятельностью понимается деятельность по продвижению и реализации турпродукта, разработанного туроператором, осуществляемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (турагентом), как правило, на основании лицензии.
3. Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе.
4. Программа Microsoft Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.
5. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода).

 

 

Список  использованных источников

1. Ушаков  Д.С.Прикладной туроперейтинг. 2004
2. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. 2004.
3. Курс компьютерной технологии с основами информатики, Ефимова О.В, Морозов В.В, Угринович Н.Д, 2000.
4. Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс/ В. Кузьмин, 2004.
5. http: //msdn2.microsoft.com/ru-/library/microsoft.office.interop.excel.