Организация бухгалтерского учета

Знание технологии производства особенно важно при определении  наиболее рациональных форм и методов  учета затрат на производство продукции  и калькулирования себестоимости  продукции, для обеспечения контроля за соблюдением норм производственного  потребления и норм выхода готовой  продукции.

Для определения объема и  характера учетной работы, необходимо, прежде всего, для установления штата  аппарата бухгалтерии и распределения  работ между отдельными работниками, составлять перечень всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и устанавливать  норму времени выполнения каждой операции.

При установлении структуры  аппарата бухгалтерии и форм его  связи с отдельными частями предприятия  необходимо решить вопрос о централизации  или децентрализации учета.

При централизации учета  учетный аппарат предприятия  сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение  всего синтетического и аналитического учета на основании первичных  и сводных документов, поступающих  из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и др.). В самих  подразделениях осуществляют лишь первичную  регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации учета  учетный аппарат рассредоточен  по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический  и аналитический учет, и составляются балансы и отчетность заводов, цехов  и отделов. Главная бухгалтерия  в этом случае производит сводку цеховых  балансов и отчетов, составляет сводный  баланс и отчеты по организации, а  также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

Практика показала, что  централизация учета обеспечивает более действенное руководство  и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более  эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета  допускается лишь в очень крупных  организациях.

В некоторых организациях применяют частичную децентрализацию  учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления  первичных документов предусмотрены  аналитический учет по отдельным  синтетическим счетам, учет производственных затрат, исчисление фактической себестоимости изделий и др. Однако законченный БУ в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Для обеспечения рациональной организации БУ большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации БУ состоит  из следующих элементов: план документации и документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденция; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации перечисляют  документы для учета хозяйственных  операций и составляют расчет потребности  в бланках. Организации могут  использовать типовые формы первичных  учетных документов или применять  формы документов, разработанные  самостоятельно. После определения  потребности в бланках заказывают изготовление их тиража в типографии или делают заявку на их приобретение, а при централизованном снабжении  – заявку на получение их от вышестоящей  организации.

Все формы первичных учетных  документов, как типовых, так и  разработанных самостоятельно, составляют с соблюдением требований, предусмотренных  Положением о БУ и отчетности.

Основой организации первичного учета в организации является утвержденный главным бухгалтером  график документооборота, то есть прохождения  документов от момента их выписки  до сдачи на хранение в архив. В  графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок, место, время прохождения документа  с момента составления до сдачи  в архив.

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. Необходимо, чтобы проверка наличия  ценностей не оказывала негативного  воздействия на работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально  ответственным лицам.

В плане отчетности указывают: перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления  отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, а также  фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии  работников, отвечающих за составление  отчетности, с точным указанием выполняемых  работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержаться необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй – по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

В плане технического оформления учета дают детальную характеристику формы учета, которая будет применена  на данном предприятии, а также указывают, какие вычислительные машины, приборы  и устройства будут использованы в организации. При выборе формы  учета организации обязаны руководствоваться  указаниями и инструкциями по этому  вопросу, учитывать конкретные условия  работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм БУ.

Значительное место в  плане технического оформления учета  должно быть уделено механизации  и автоматизации учета. Помимо использования  вычислительных машин в соответствующих  организационных формах необходимо предусмотреть применение различных  вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения  и счета: мерной тары, счетчиков (газовых, электрических и др.).

В плане организации труда  работников бухгалтерии определяют структуру аппарата бухгалтерии  и штат бухгалтерии, дают должностную  характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по повышению  их квалификации, составляют графики  учетных работ. Основное назначение графиков – распределение работ  между исполнителями, определение  времени выполнения работ, мероприятий  по научной организации труда  счетных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.

В индивидуальных графиках (календарных планах) указывают работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость работника  в течение и одного рабочего дня, и более длительных периодов времени (месяц, квартал и др.).

В структурных графиках указывают  наименования и сроки выполнения работ отдельными структурными частями  бухгалтерии или предприятия (расчетной  группой бухгалтерии, складом, цехом  и др.).

В сводном графике указывают  сроки выполнения отдельных учетных  работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и др.) по организации  в целом. Он отражает в обобщенном виде весь учетный процесс, и ответственность  за его выполнение возложена на главного или старшего бухгалтера предприятия. Графики учетных работ составляют в виде таблиц, в которых отмечают сроки выполнения запланированных  работ.

Бухгалтерский аппарат, его  структура и функции.

Деятельность бухгалтерского аппарата определяется Положением о  БУ и отчетности, в соответствии с которым бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением (службой) и не должна входить в  состав другой части (службы) предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий  организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия  технических средств учета. Она  должна: отражать специфические особенности  организации и технологии производства; обеспечивать взаимодействие между  структурными подразделениями и  исполнителями; не допускать дублирования и параллелизма в работе структурных  подразделений и отдельных исполнителей; использовать достижения научной организации  труда; быть максимально простой  и компактной; обеспечивать руководство  предприятия всей информацией, необходимой  для контроля и управления производством  при минимальных затратах на функционирование бухгалтерии, а внешних пользователей  – достоверной бухгалтерской  отчетностью.

В настоящее время сложилось  три основных типа организации структуры  бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации  все работники бухгалтерии подчиняются  непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии  применяется на небольших предприятиях с численностью до 7-9 человек.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются  промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих  звеньев управления, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура  бухгалтерии применяется в большинстве  средних организаций и в некоторых  крупных организациях.

В средних организациях в  состав бухгалтерии входят:

• материальная группа, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведут учет основных средств и МБП;
• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом. Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;
• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии  входят группы (отделы) капитального строительства  и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме  перечисленных обычно существуют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная группа, работники  которой ведут учет денежных средств  и расчетов с организациями и  лицами, группа подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая  и др.

Общая схема структуры  бухгалтерского аппарата средних и  крупных предприятий показана ниже (рис.1.1).

Рисунок 1.1 – Структура  бухгалтерского аппарата средних и  крупных предприятий

При комбинированной организации  структуры бухгалтерии ее специальные  структурные подразделения (например, по производствам), выполняют замкнутый  цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям  подразделений бухгалтерий в  пределах установленной компетенции. Такая структура аппарата бухгалтерии  применяется в особо крупных  организациях и в производственных объединениях.

Важный этап разработки структуры  бухгалтерии – формирование системы  должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ  на предприятии.

Работа бухгалтерии должна осуществляться с использованием научной  организации труда (НОТ) работников учета, которая вызвана повысить производительность их труда, достоверность  и полноту получаемой информации, ее аналитичность.

НОТ счетных работников представляет собой комплекс разработанных на основе современных достижений науки  и техники мероприятий, обеспечивающих рациональное ведение учета, и включает следующие элементы: разделение и  кооперация труда, его нормирование и стимулирование, методы и приемы труда, организация и обслуживание рабочих мест, создание благоприятных  условий для труда.

Из перечисленных элементов  НОТ наиболее важными представляются создание благоприятных условий  труда и организация и обслуживание рабочих мест.

Создание благоприятных  условий труда учетным работникам включает в себя: выделение специально оборудованного помещения (как правило, вблизи основного производства и  в одном здании с другими службами управления); обеспечение нормальной освещенности, температуры (в пределах 18-200С), влажность воздуха (более 60%), а также его чистоты, правильное цветовое оформление интерьера; создание нормального психологического климата, режима работы (время начала и окончания  перерывов в работе, сменность, чередование  дней отдыха, графиков отпусков и др.).

В этот перечень входят также  рациональная организация рабочего места, которая означает: выбор габаритов, форм мебели и оборудования, удобных  для работы, и размещение их с  учетом последовательности выполняемых  работ; оборудование рабочего места  соответствующей оргоснастикой, современной  вычислительной техникой и нормативно-справочными  материалами; создание благоприятных  санитарно-гигиенических и психологических  условий труда.

Существуют немеханизированные (ручные), механизированные и автоматизированные рабочие места. Немеханизированное рабочее место бухгалтера (учетного работника) оснащено картотекой, таблицами и др. Механизированное место в отличие от немеханизированного снабжено клавишными машинами (электромеханическими или электронными), позволяющими значительно сократить трудоемкость расчетов.