Организационно-правовой механизм работы органов местного управления с обращениями граждан

Количество экземпляров РКК определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям граждан.

Порядок регистрации обращений граждан определяется исходя из необходимости обеспечения учета, контроля и анализа обращений граждан.

В обращениях граждан должны быть указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, работы или учебы. Конверты сохраняются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя либо дату направления и получения обращения.

Обращения гражданина (граждан) в государственный орган, иную организацию (должностному лицу), в которых не указаны его (их) фамилия, имя, отчество либо данные о месте жительства и (или) работы (учебы), либо отсутствует личная подпись гражданина (граждан), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлениях, а также содержащих предложения по совершенствованию работы местных органов исполнительной власти, их структурных подразделений, системы жизнеобеспечения и безопасности населения (по усмотрению руководителя). Если анонимное письмо не рассматривается, оно не регистрируется.

На письменных обращениях, поступивших по почте, телеграфу, факсу, электронной почте, а также на документах, принятых в ходе личного приема руководителем либо уполномоченным должностным лицом, регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу либо на другом любом свободном от текста месте. В регистрационном штампе проставляются дата поступления и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс состоит из номера структурного подразделения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, номера дела, в котором хранятся материалы по обращениям граждан (согласно номенклатуре дел), и порядкового номера поступившего обращения.

Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган, иную организацию (должностному лицу).

При поступлении повторного обращения на нем и в учетной форме делается отметка: «Повторно» с указанием даты поступления предыдущего обращения.

При поступлении обращений от одного и того же лица в течение года сохраняется регистрационный индекс первого обращения с добавлением порядкового номера письма. Документы составляют самостоятельную группу и располагаются в хронологическом порядке.

В случае использования журнальной формы учета поступивших обращений граждан повторным обращениям присваивается очередной регистрационный индекс с отметкой регистрационного индекса первого обращения. К повторному обращению подбираются предшествующие документы за период не более двух лет со дня поступления первичного обращения.

При рассмотрении обращений граждан по одному и тому же вопросу, направленных в различные государственные органы и организации и поступивших для рассмотрения в один и тот же орган, в ответе указывается, откуда поступили обращения либо по чьему поручению рассмотрены обращения.

Сопроводительные письма к обращениям граждан регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями. В РКК, автоматизированной базе данных, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма, делается отметка о необходимости информирования организации, направившей обращение для рассмотрения.

В РКК, автоматизированной базе данных, журнале отражается ход рассмотрения обращения (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения, продление срока рассмотрения, передача обращения для рассмотрения другому исполнителю, место нахождения документов по обращению гражданина).

При ведении учета обращений на РКК, в журнале ведется алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

Срок рассмотрения обращения исчисляется с даты регистрации обращения в государственных органах, иных организациях, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в обращениях. Сроки рассмотрения установлены статьей 10 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан».

Срок рассмотрения обращений, поступивших в Мингорисполком через вышестоящие органы, исчисляется с даты поступления обращения в Мингорисполком.

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководителя, заместителя руководителя государственных органов, иных организаций (должностных лиц) в день их поступления и рассматриваются ими не более трех рабочих дней.

Результаты рассмотрения обращения отражаются в форме резолюции либо сопроводительного письма с указанием исполнителя. На обращении не должно быть более одной резолюции, определяющей порядок рассмотрения обращения. Последующие резолюции иных должностных лиц только детализируют данный порядок.

Обращения граждан, поступившие в Мингорисполком, администрации районов г. Минска, их структурные подразделения и организации коммунальной собственности г. Минска, в компетенцию которых не входит разрешение обращений по существу, в срок не позднее пяти дней направляются в соответствующие органы, организации с уведомлением об этом гражданина либо в 15-дневный срок гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган либо организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам), действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

Обращения граждан, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) вышестоящими органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить о результатах рассмотрения, берутся на особый контроль. На обращении, РКК, электронном носителе делается отметка: «Контроль».

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляют отдел писем и приема граждан Мингорисполкома, общие отделы администраций районов г. Минска, работники структурных подразделений Мингорисполкома, организаций коммунальной собственности г. Минска, осуществляющие ведение делопроизводства по обращениям граждан. За 5 дней до истечения срока исполнителю направляется напоминание о приближении срока исполнения.

При наличии нескольких исполнителей соисполнители за 5 дней до истечения срока рассмотрения обращения представляют информацию первому (ответственному) исполнителю для подготовки обобщенного ответа гражданину.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы и приняты необходимые меры.

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам), указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, делается отметка об исполнителе с указанием его номера телефона.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением другими установленными в государственных органах, иных организациях обозначениями, применяемыми в соответствии с номенклатурой дел.

Ответы на обращения граждан подписывают руководители государственных органов, иных организаций, рассматривающих обращение по существу: в Мингорисполкоме – председатель, его заместители и управляющий делами, в администрациях районов г. Минска – главы администраций и их заместители, в структурных подразделениях Мингорисполкома и администраций районов г. Минска, организациях коммунальной собственности г. Минска – руководители, имеющие право подписи документов.

Ответы на обращения граждан, поступившие через Мингорисполком в подведомственные организации и находящиеся на контроле в вышестоящих органах, подписывают председатель Мингорисполкома, его заместители, управляющий делами.

На каждом обращении, работа по которому завершена, должна быть надпись: «В дело» с указанием даты и подпись должностного лица, принявшего это решение.

В Мингорисполкоме, администрациях районов г. Минска, структурных подразделениях Мингорисполкома и администраций районов г. Минска, организациях коммунальной собственности г. Минска руководители и их заместители осуществляют личный прием граждан не реже двух раз в месяц в соответствии с утвержденным и доведенным до сведения населения графиком.

Запись на личный прием осуществляется с помощью карточек либо в журнале. При невозможности разрешить обращение гражданина по существу в ходе личного приема оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением.

Обращения граждан со всеми относящимися к ним документами, в том числе по личному приему, за период календарного года формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и хранятся в подразделении, обеспечивающем работу с обращениями граждан.

Формирование и хранение дел у исполнителей запрещены.

Обращения граждан, по которым приняты решения Мингорисполкома и администраций районов г. Минска, хранятся в материалах Мингорисполкома и заседаний администраций районов г. Минска в соответствии с установленными сроками хранения.

Все материалы по обращениям граждан хранятся совместно под номером текущего года. В материалах (в деле, журнале, на РКК, автоматизированной базе данных) за предыдущие годы, если документы изымались, делается отметка о месте нахождения документов.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с датой и регистрационным индексом.

Срок хранения обращений граждан, документов по их рассмотрению, РКК, журналов – 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения). Дела по обращениям граждан передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.

Решение о продлении срока хранения материалов по обращениям граждан принимает постоянно действующая экспертная комиссия.

Обращения граждан, содержащие предложения о существенных изменениях в работе органа (организации), хранятся постоянно в управлении организационно-кадровой работы Мингорисполкома либо в аналогичном подразделении администраций районов г. Минска, организациях коммунальной собственности г. Минска [20].

По истечении установленного срока хранения дела по обращениям граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

ГЛАВА 3

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

3.1 ВВЕДЕНИЕ ИНСТИТУТА ОМБУДСМЕНА, КАК ПУТЬ К СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

В Конституции Республики Беларусь сказано, что Республика Беларусь – унитарное демократическое социальное правовое государство. Человек, его права, свободы и гарантии их реализации являются высшей ценностью и целью общества и государства. Однако, для всех уже давно не секрет, что далеко не всегда и везде декларированные права соблюдаются и реализуются. В связи с этим перед обществом возникает проблема совершенствования как уже имеющихся институтов, так и создание новых, призванных гарантировать и охранять права личности. Речь, в частности, идет о развитии нового института контроля за деятельностью чиновников, который бы основывался не на традиционной для Беларуси (и славянских народов вообще) защите государственного интереса, а, напротив, на защите прав человека. Таким институтом может стать институт омбудсмена, или как его еще называют институт уполномоченного по правам человека.

Омбудсмен (от швед. ombudsman — «представитель») — в некоторых государствах должностное лицо, на которое возлагаются функции контроля за соблюдением законных прав и интересов граждан в деятельности органов исполнительной власти и должностных лиц. Официальные названия должности в разных странах различаются.

Обращения граждан – это самое основное в работе уполномоченного по правам человека. Ведь не только омбудсмен занимается правами человека.

Так, министерство социальной защиты занимается обеспечением реализации социальных прав, министерство образования – обеспечением реализации прав на образование, министерство здравоохранения – обеспечением прав на медицинскую помощь и т.д. Поэтому омбудсмену нет необходимости заниматься всем. Основное в работе омбудсмена – обращения граждан, вызванные нарушениями, не обеспечениями, недостаточной реализацией их прав.

Однако прежде чем говорить о перспективах становления данного института в Республике Беларусь, следует обратиться к первоисточникам и проанализировать зарубежный опыт.

Первый омбудсмен был создан в Швеции для усиления парламентского контроля за исполнением законодательных актов судами, гражданской службой и другими органами власти, а также как гарантия защиты основных прав и свобод личности. Специальный парламентский комиссар Швеции послужил эталоном для построения подобных учреждений в странах скандинавского региона (Финляндия, Норвегия, Дания, Исландия). В настоящее время в Швеции учреждены гражданский, военный, судебный омбудсмены, специализированные омбудсмены банков, компаний, профсоюзов, омбудсмены по делам местного самоуправления. Омбудсмены Финляндии защищают права потребителей, обеспечивают равенство возможностей мужчин и женщин. Норвежские омбудсмены осуществляют контроль за вооруженными силами и деятельностью гражданской администрации. Юрисдикция омбудсмена фолькетинга Дании распространяется на министров, гражданских служащих, профессоров университетов, хранителей музеев, духовенство. Следует отметить, что в соответствии с Договором о Европейском союзе в 1991 году учрежден Европейский Омбудсмен. Закрепление омбудсмена на межгосударственном уровне свидетельствует о важности данного института не только в национальном, но и в международном аспекте.

В мировой практике в зависимости от органа назначения сложилось две формы избрания омбудсмена:

1.                  Парламентская – омбудсмены назначаются или избираются парламентом (либо при участии парламента) и могут быть смещены с должности только абсолютным большинством голосов членов парламента.

2.                  Исполнительная – омбудсмены назначаются на должность главой административного (исполнительного) органа.