Учёт расчетов с подотчётными лицами

     Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

     Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

     Остатка или перерасхода нет.   

     Но  прежде чем выплатить физическому  лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.

 

     Пример:

 

     В октябре 2006 года организация  выдала под отчет  своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

     Остаток неизрасходованных  средств сотрудник  сдал в кассу организации.

     В октябре 2006 года в  бухгалтерском учете  предприятия будут  сделаны следующие  проводки:

     Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

     Дебет 10 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

     Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

     2.3.2 Расходы на командировку.

 

       Пример:

      
       Организация отправила  товароведа Фёдорова А.С. в недельную  командировку. Ее цель – заключить договор  о поставке товаров. Руководитель организации издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по России составляют 300 руб. в день. Перед поездкой Фёдорову А.С. выдали суточные – 2100 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет. В учете на сумму суточных делается проводка: 
       Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. – включены в расходы суточные. 
       Пример:

      
       Организация «Альфа»  направляет зам. председателя правления Серова Н.А. в организацию  «Бэта», находящуюся  в пос. У, для решения производственных вопросов, а именно для проведения конференции работников потребительской кооперации. 
       Специалист отдела кадров готовит распоряжение (в трех экземплярах: первый – в дело подшивается, второй – в бухгалтерию для начисления командировочных, третий – передается Серову Н.А.), подписывает его председатель правления Корниенко О.М., распоряжение регистрируется в журнале регистрации распоряжения совета, ему присваивается номер. Этот же специалист выписывает командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале учета работников, направляемых в служебные командировки.       

     В бухгалтерии работник получает деньги подотчет на командировочные  расходы и служебное  задание для направления  в командировку (в  письменной или устной форме), оно подписывается руководителем и работником, направляемым в командировку. Но в данном случае Серову Н.А. только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была.

 

       Чтобы добрать до места  командировки, сотрудник  воспользовался поездом. Дата и время отправления поезда – 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных билетах время указывается московское).

      
       В командировочные расходы входят:

     а) проездной билет;

     б) постельные расходы;

     в) организационные сборы;

     г) расходы на проживание в гостинице ;

     д) суточные 800 руб. (8 дней).

      
       В командировочном  удостоверении сделана  отметка и выбытии  и прибытии в г. Х и пос. У. Обратно  сотрудник вернулся на служебной машине.

     В «Альфа» на время нахождения в  командировке средний заработок  не рассчитывается, так как работник может оказаться в невыгодном положении в связи с не ежемесячным премированием. Полученный средний заработок может быть меньше того, что он может получить за этот период с учетом премии (данный вид начисления заработной платы отражен в коллективном договоре).

     В бухгалтерском учете организации  были сделаны следующие проводки:

     Дебет 26 Кредит 71 – 800 руб. – отражены суточные; 
       Дебет 26 Кредит 71 – 1050 руб. – учтены расходы на проживание; 
       Дебет 26 Кредит 71 – 700 руб. – организационный сбор (раздаточный материал);

     Дебет 26 Кредит 71 – 477 руб. 10 коп. – расходы на проезд; 
       Дебет 71 Кредит 50 – 3027 руб. 10 коп. – возмещены расходы подотчетному лицу.

     Пример:

 

     Организация направляет работника  Смирнова А.В. в командировку, с целью заключения договора о поставках материалов  для строительства здания торгового центра. Примерное время пребывания в командировке – 5 дней. На предприятии действует распоряжение руководителя, в котором установлено, что за сутки пребывания в командировке выплачивается 600 руб. Расходы по проезду до места командировки и обратно составляют 1620 руб. предполагаемые расходы по найму жилья – 1200 руб. за сутки. Услугами гостиницы работник будет пользоваться в течение 3 суток. На основании составленного в бухгалтерии расчёта работнику под отчёт выдано 8220 руб. ((600*5дн.) + 1620 руб. + (1200*3дн.)).

     Это отражено следующим  образом:

     Дебет 71 – Кредит 50 – выданы под отчёт  наличные деньги из кассы.

     Однако  работник остановился  в гостинице с  более низкими ценами, 900 руб. за сутки. Оставшиеся деньги (900 руб.) он должен вернуть в кассу. Это будет выглядеть следующим образом:

     Дебет 50 – Кредит 71 – получены в кассу  неизрасходованные денежные средства от Смирнова А.В.

     Или:

     Дебет 73 – Кредит 71 – отражена задолженность сотрудника по невозвращенным своевременно подотчетным суммам, которая будет погашена в течение нескольких месяцев.

     Также может сложиться  ситуация, что подотчетное  лицо не вернуло в  срок деньги, это  отражено следующим  образом:

     Дебет 91 – Кредит 71 – списана по истечении срока исковой давности задолженность работника по подотчетной сумме.

     3.  Выводы и предложения.

     В данной курсовой работе была рассмотрена  организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

     Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в служебные  зарубежные командировки и командировки по России, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

     Следует отметить, что организация учета  расчетов с подотчетными лицами нуждается в некотором реформировании. Я могу предположить, что сложившуюся годами систему отчетности, и систему учета расчетов с подотчетными лицами в частности, необходимо максимально автоматизировать.

     Это значит, что в наш век, век высоких  технологий, недопустимо продолжать работать исключительно «на бумаге». Ведь большую часть информации гораздо  удобнее хранить в компьютере, нежели в стопке бумаг. Сейчас разрабатывается огромное количество различных программ, которые облегчают работу бухгалтерии. Большинство организаций постепенно переходят на автоматизированную систему учета.

     Вообще, изучив организацию учёта расчетов с подотчётными лицами, могу сделать  следующие выводы:

     Любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая  контора и т.д., сталкивается с  необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей а также работ и  услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки, с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких-либо договоров. Т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами. А, следовательно, учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньшее внимание, чем, например, учету основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

     В ходе изучения данной темы я нашел  для себя много новых и, на мой взгляд, интересных вопросов, а также ответов на них. В частности, сколько денег может взять наличными подотчётное лицо, кого можно назвать подотчетным лицом, что можно считать служебной командировкой, также очень интересна тема налогообложения при расчетах с подотчётными лицами.

     В самом начале этой работы я поставил для себя определённые цель, изучить  и понять, как устроен учет расчетов с подотчетными лицами, изучить задачи учета расчетов с подотчетными лицами:

     - своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и приобретение товарно-материальных ценностей;

     - документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

     - контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на  хозяйственно- операционные цели, а также некоторые другие.

     Была  проделана большая работа по изучению учета расчетов с подотчетными лицами, и поставленные цели, по-моему, были достигнуты.

     Я подробно изучил документальное оформление расчетов с подотчетными лицами и узнал, какие документы необходимо заполнять подотчетному лицу (унифицированные формы бухгалтерской отчетности № АО-1, № Т-10, № Т-10а, № Т-9, № Т-9а), а также порядок заполнения этих документов. Помимо этих документов подотчетное лицо обязано предъявить так называемые оправдательные документы, к которым относятся:  чеки ККМ и товарные чеки, накладные и квитанции, билеты, счета гостиниц и т.д.

     Очень интересна была для меня тема налогообложения  при расчетах с подотчетными лицами. Во-первых, НДС. НДС, при приобретении товаров, работ и услуг взимается, при наличии счета-фактуры. Однако эта ситуация крайне неоднозначна (например, при приобретении ГСМ счет-фактура не выписывается). По этому поводу долгое время ситуация была непонятна, в итоге приняли решение, что в некоторых случаях достаточно выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Во-вторых, ЕСН. ЕСН, с сумм, выданных под отчет, не взимается, но и здесь есть исключения (они рассмотрены выше). В-третьих, НДФЛ. Согласно ст. 217 НК РФ возмещение командировочных расходов не облагается налогом на доходы физических лиц, здесь также имеются некоторые разногласия, о которых упоминалось в данной курсовой работе.

     Также в ходе исследования, я изучил особенности аналитического и синтетического учета, при расчетах с подотчетными лицами. Узнал, во-первых, на каком счете учитываются расчеты с подотчетными лицами, а во-вторых, с какими счетами может корреспондировать счет 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». Рассмотрел несколько наиболее встречающихся ситуаций, отразил их в проводках.

     Вообще, я считаю, что очень сложно как  следует изучить подобные проблемы, ссылаясь исключительно на теорию. Для глубокого анализа необходима практика. В этой работе представлена, в основном, теоретическая часть. Практические навыки я приобрету, работая на предприятии.