Учёт расчетов с подотчётными лицами

     а) наименование документа;

     б) дату составления документа;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной организации;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц. 

     3. Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов, утверждает  руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или  уполномоченными ими на то лицами.

     4. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

     Своевременное и качественное оформление первичных  учётных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

     5. Внесение исправлений в кассовые  и банковские документы не  допускается. В остальные первичные  учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

     6. Для осуществления контроля и  упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы.

     7. Первичные и сводные учётные  документы могут составляться  на бумажных и машинных носителях  информации. В последнем случае  организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль, в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     Теперь перейдём непосредственно к учёту расчетов с подотчётными лицами.

     Поступление наличных денежных средств в кассу  учреждения, в том числе и для  выдачи под отчёт, а также их расходование, документальное оформление кассовых операций регламентируются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40, а также другими документами (для бюджетных организаций):

     - приказ Минфина России от 21.06.01 №46н «О порядке открытия и  ведения территориальными органами федерального казначейства лицевых счетов для учёта операций со средствами, полученными от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получателей средств федерального бюджета, финансируемых на основании смет доходов и расходов»;

     - приказ Минфина России от 21.09.04 №85н «О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;

     - Положение об особенностях рассчётно-кассового  обслуживания подразделениями расчетной  сети Банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства, утверждённое ЦБ РФ №257-П, Минфином РФ № 40н от 20.05.04.

     Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления  каких-либо расходов по поручению организации (например, на административно-хозяйственные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением организации, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников, для выдачи на представительские расходы и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой предприятия. При составлении сметы следует учитывать действующие нормы.[3, стр. 88]

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.[4, стр. 467]

     Размер  суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен; нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 рублей). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке, включая выходные дни и время в пути.

     Служебная командировка – поездка работника  по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.[2,стр. 20]

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

     - покупкой материально - производственных  запасов;

     - осуществлением работ капитального  характера (выполнением функций  заказчика и т.п.);

     - подготовкой и повышением квалификации  работников;

     - участием в общих собраниях  акционеров обществ, в которых  организация имеет акции (вклады);

     - другими аналогичными нуждами.

     Срок  командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 14 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения Руководства управляющей организации, общества.

     Продолжительность командировок для проведения ревизий  и проверок не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Срок  командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

     Если  место служебной командировки расположено  недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно  возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

     Командировка  за пределы России также может  быть однодневной, если работник, выехавший  за границу, возвратился в Россию в тот же день.

     В состав расходов по служебным командировкам  включаются затраты на следующие цели:

     - найм жилого помещения;

     - бронирование гостиничных номеров  и авиабилетов;

     - проезд к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы - в размере стоимости проезда  воздушным, железнодорожным и  автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

     - уплата страховых платежей по  государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте;

     - оплата сборов за предварительную  продажу билетов (проездных документов);

     - оплата расходов за пользование  в поездах постельными принадлежностями;

     - проезд на аэродром или вокзал  в местах отправления, назначения  и пересадок (за исключением  проезда на такси);

     - оплата разовых проездных билетов  на городской транспорт при  однодневных командировках;

     - провоз багажа;

     - суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

     Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок  в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия.

     Если  работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

     Отметки в командировочном удостоверении  о прибытии и выбытии работника  заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. 

     В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

     В служебные командировки запрещается направлять:

     - беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

     - сотрудников в период действия  ученического договора (п. 3 ст. 203 ТК  РФ);

     - работников в возрасте до восемнадцати  лет (ст. 268 ТК РФ).

     Нельзя  также направлять в командировку гражданина, который выполняет работы по договору гражданско-правового характера. В командировку может быть направлен только работник, с которым установлены трудовые отношения в рамках трудового законодательства.

     Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с письменного согласия и при условии, что это не им медицинскими показаниями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку, привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни. Данные гарантии предоставляются также работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работникам, осуществляющими уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

     По  мнению финансистов, изложенному в  письме от 7 августа 2033г. № 04-04-06/154, исходя из определения понятия командировка, приведенного в ст. 166 ТК РФ, направление на повышение квалификации не может рассматриваться как служебная командировка. Обоснований своих доводов они не приводят. Хотя дословное прочтение норм ст. 166 ТК РФ не позволяет сделать вывод, к которому пришли чиновники. При этом они предлагают считать расходы на командировки компенсационными выплатами на основании ст. 187 ТК РФ, которой предусматривается, что работникам, направляемым в другую местность для повышения квалификации с отрывом от работы, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, предусмотренных для лиц, направляемых в служебные командировки.  

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.