Учёт расчетов с подотчётными лицами

     Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

     1.  своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского  учета фактических затрат на  командировочные расходы;

     2.  документальная обоснованность  использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

         3.  контроль за экономным и  рациональным использованием денежных  средств на  хозяйственно- операционные  цели. 

     2.2 Документальное оформление  хозяйственных операций  по учёту расчетов  с подотчётными лицами. 

     Как ранее уже упоминалось, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском  учёте», все организации на территории Российской Федерации обязаны вести  бухгалтерский учёт, согласно установленным  законодательством правилам и порядкам.

     Законодательством также чётко определены нормы и правила по учёту расчетов, в том числе и расчетов с подотчётными лицами. Для каждой хозяйственной операции в бухгалтерском учете предусматриваются свои формы отчётности. Это однозначно облегчает работу бухгалтерии, которая касается как отчётов перед учредителями организации, при возникновении спорных вопросов, так и при налоговых и аудиторских проверках.

     Все работники, которые направляются в  служебные командировки, выполняют  какие-либо хозяйственные поручения, связанные с покупкой товарно-материальных ценностей, оплатой хозяйственных расходов на представительские цели, оплатой выполненных работ или услуг и прочее, обязаны отчитаться перед бухгалтерией.

     Чтобы работнику, получившему денежные средства под отчёт, можно было отчитаться за их использование, он должен представить авансовый отчёт.

     Форма авансового отчёта (форма № АО-1) утверждена постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. № 55.

     Данный  документ представляет собой отчет  работника обо всех израсходованных им суммах на те цели, которые он должен выполнить (приобрести какие-либо ценности, оплатить товары, работы, услуги, побывать в командировке и т.д. ). Соответственно к авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведённые расходы.

     Подотчетное лицо заполняет лицевую сторону авансового отчёта, указывая общие данные – кем составлен авансовый отчёт и дату его составления.

     Также подотчётное лицо заполняет оборотную  сторону формы № АО-1, указывая документы, подтверждающие произведённые  им расходы (чеки ККМ и товарные чеки, накладные и квитанции, билеты, счета гостиниц и т.д.), наименование произведённых расходов и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчётным лицом в порядке их записи в отчёте.

     Бухгалтер, проверив авансовый отчёт и приложенные к нему документы, указывает суммы расходов, принятые к учёту и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

     Авансовый отчёт должен быть составлен по унифицированной  форме, содержать подпись подотчётного лица, подтверждающую правильность и достоверность приведённых данных. Авансовый отчёт помимо подотчётного лица подписывают бухгалтер и главный бухгалтер предприятия и утверждает руководитель предприятия.

     Пример:

 

     Норма суточных, установленная  на предприятии, составляет 400 руб. Работнику на командировку было выдано 4500 руб.

     Расходы на проезд к месту  командировки и обратно  составили 890 руб  Расходы на проживание составили 1534 руб., в  том числе НДС  в сумме 234 руб. (в  бланке гостиницы  выделен отдельной  строкой). Перечисленные расходы подтверждены документально. Других расходов работник не имел.

     Неиспользованный  остаток подотчётной  суммы в размере 476 руб. был внесён в  кассу предприятия.

     В бухгалтерию предприятия  был представлен  следующий авансовый  отчёт:

 
 
 
 

               Унифицированная форма № АО-1

Утверждена  постановлением Госкомстата России

От 01.08.2001 №55

 

                                                         ¦  Код  ¦

                                                         +-------+

                                           Форма по ОКУД ¦0302001¦

         ООО «КостромаТекСтиль»                          +-------+

______________________________________________   по ОКПО ¦ 01    ¦

           наименование организации                      +-------+

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                  +-----+----+   Отчет в сумме ___________________

                  ¦Номер¦Дата¦   _________________ руб. _____ коп.

  АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +-----+----+   Руководитель _директор___________

                  ¦482  ¦18.09.06                   должность

                  +-----+----+   __________ _____Серов А.Н._______

                                  подпись    расшифровка подписи

                                 "18" сентября 2006 г.

 

                                                     +-----------+

                                                     ¦    Код    ¦

                                                     +-----------+

                                                     ¦           ¦

Структурное подразделение ---------------------------+-----------+

Подотчетное лицо Фёдоров А.С.    ___ Табельный номер ¦           ¦

                  фамилия, инициалы                  +-----------+

Профессия (должность) менеджер Назначение аванса командировочные расходы

 

+-----------------------+----------+ +---------------------------+

¦Наименование показателя¦  Сумма,  ¦ ¦   Бухгалтерская  запись    ¦

¦                       ¦руб. коп. ¦ ¦                           ¦

+-----------------------+----------+-+-------------+-------------+

¦             остаток   ¦          ¦ ¦    дебет    ¦   кредит    ¦

¦Предыдущий   ----------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦  аванс      перерасход¦          ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦

¦                       ¦          ¦ ¦суб- ¦руб.   ¦суб-  ¦руб.  ¦

¦                       ¦          ¦ ¦счет  ¦коп.   ¦счет  ¦коп.  ¦

¦                       ¦          ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦Получен аванс  1. из   ¦4500,00   ¦ ¦ 26  ¦2590,00¦      ¦      ¦

¦кассы                  ¦          ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-------------+---------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦1а. в валюте ¦         ¦          ¦ ¦ 26  ¦1200,00¦      ¦      ¦

¦(справочно)  ¦         ¦          ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-------------+---------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦   2.                  ¦          ¦ ¦ 19  ¦ 234,00¦      ¦      ¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦                       ¦          ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦Итого получено         ¦4500,00   ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+

¦Израсходовано          ¦4024,00   ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+

¦ Остаток               ¦476,00    ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

¦ ----------------------+----------+-+-----+-------+------+------+

¦ Перерасход            ¦          ¦ ¦     ¦       ¦      ¦      ¦

+-----------------------+----------+ +-----+-------+------+------+

Приложение __6___ документов на _6___ листах

Отчет проверен. К  утверждению в сумме ____________________________

                                           сумма прописью

руб. _____ коп. (_______ руб. ____ коп.)

Главный бухгалтер _______________     ___Серов Н. А._____

                     подпись              расшифровка подписи

Бухгалтер         _______________     ___Попова Л.Е.           __

                     подпись              расшифровка подписи

Остаток внесен           +---------+      +----+

---------------- в сумме  ¦  476    ¦ руб. ¦ 00 ¦  коп. по кассовому

Перерасход выдан         +---------+      +----+

ордеру N _566 от "18" сентября 2006г.

Бухгалтер (кассир) _______ _Смирнов И.А.     __ "18" сентября 2006г.

                   подпись расшифровка подписи

------------------------------------------------------------------

                           линия отреза

Расписка. Принят  к  проверке  от  _Фёдоров А.С.__  авансовый

          отчет N _482 от "18" сентября 2006г.

          на сумму четыре тысячи двадцать четыре руб.00 коп., количество документов

                    прописью

          ___6___ на ___6____ листах

    Бухгалтер __________ __Попова Л.Е.__ "18" сентября 2006г.

               подпись   расшифровка подписи

 
 
 

     Оборотная сторона формы № АО-1

+------+----------+--------+-------------------------------+-----+

¦Номер ¦Документ, ¦Наиме-  ¦         Сумма расхода         ¦Дебет¦

¦по по-¦подтвер-  ¦нование +--------------+----------------+сче- ¦

¦рядку ¦ждающий   ¦докумен-¦   по отчету  ¦принятая к учету¦та,  ¦

¦      ¦производ- ¦та (рас-+------+-------+------+---------+суб- ¦

¦      ¦ственные  ¦хода)   ¦в руб.¦   в   ¦в руб.¦в валюте ¦счета¦

¦      ¦расходы   ¦        ¦коп.  ¦ валюте¦коп.  ¦        ¦     ¦

¦      +----+-----+        ¦      ¦       ¦      ¦         ¦     ¦

¦      ¦дата¦номер¦        ¦      ¦       ¦      ¦         ¦     ¦

+------+----+-----+--------+------+-------+------+---------+-----+

¦   1  ¦ 2  ¦  3  ¦    4   ¦   5  ¦   6   ¦   7  ¦    8    ¦ 9  ¦

+------+----+-----+--------+------+-------+------+---------+-----+

¦      ¦    ¦     ¦        ¦      ¦       ¦      ¦         ¦     ¦

+------+----+-----+--------+------+-------+------+---------+-----+

¦      ¦    ¦     ¦        ¦      ¦       ¦      ¦         ¦     ¦

+------+----+-----+--------+------+-------+------+---------+-----+

                   Итого   ¦      ¦       ¦      ¦         ¦

                           +------+-------+------+---------+

 

    Подотчетное  лицо _________________     _______________________

                         подпись             расшифровка подписи

 
 

     Следует обратить внимание на то, что при  использовании авансового отчёта старого  образца (как и любого другого  первичного документа) могут возникать  проблемы с налоговой инспекцией. Налоговый инспектор может попытаться оштрафовать предприятие за грубое нарушение правила ведения бухгалтерского учета по ст. 15.11 КоАП РФ (искажение строки бухгалтерского баланса более чем на 10%) или за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения по ст. 120 НК РФ (использование документов неустановленной формы).