Учёт расчетов с подотчётными лицами

     Однако  в обоих случаях их требования будут незаконными. Ведь при использовании  документов по неустановленным формам искажение отчётности не происходит, так как сами данные не меняются и не зависят от того, в каком документе отражены. Не будет и грубого нарушения правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, поскольку под ним понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учёта, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учёта и в отчётности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

     В данном случае первичные документы  присутствуют и на счетах бухгалтерского учёта и в самой отчётности будут правильные данные.

     Таким образом, анализ норм ст. 120 НК РФ позволяет сделать вывод, что если первичные документы присутствуют, но содержат недостатки в оформлении, ответственность за грубое нарушение правил учёта доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения применяться не может.

     ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 9 февраля 2004г. № А56-16881/03 пришел именно к такому выводу в отношении документов, составленных не по форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. ФАС Московского округа в постановлении от 5 августа 2002 г. № КА-А40/4973-02 пришел к такому же выводу в отношении документов, составленным по формам старого образца, когда содержание документов по новым формам не отличается от содержания по старым формам.

     При предоставлении авансового отчёта работником бухгалтер должен обратить внимание на соответствие дате авансового отчёта дат на первичных оправдательных документах. Даты на первичных документах не могут быть более поздними, чем дата самого авансового отчёта. Иначе это может свидетельствовать о недостоверности произведённых расходов.

     В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчётного лица, поставщик выдаёт квитанцию к  приходному кассовому ордеру за подписями  главного бухгалтера или лица, на это  уполномоченного, и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата (п. 13Порядка ведения кассовых операций).

     В письме России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44 313 указывается, что при  расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. В случаях если оплата товара (работы, услуги) осуществляется не в полной сумме, пробивается чек по ККТ на сумму аванса (предварительной оплаты), а затем в момент передачи товара (выполнения заказа) покупателю (клиенту) пробивается кассовый чек на оставшуюся сумму покупки. Также в качестве документа, подтверждающего оплату товара, необходимо оформлять приходный кассовый ордер, который отражает, от кого получена предоплата (доплата) за проданный товар и в какой сумме. Полученные таким образом суммы денежной наличности должны ежедневно отражаться в журнале кассира-операциониста и учитываться в кассовой книге организации. Организация-продавец также согласно требуемым нормативным документам должна выдавать организации-покупателю счёт-фактуру наряду с кассовым чеком.

     В то же время в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров  за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования Налогового кодекса по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

     Немаловажно также тщательно проверять документы, прилагаемые к авансовому отчёту. Для того, чтобы списать с работника  сумму, потраченную на покупку каких-либо ценностей, приобретаемых в розничной сети, необходимо наличие товарного чека и кассового чека. Товарный чек, в котором должно быть указано, что приобретено и данные продавца, свидетельствует о целевом характере понесённых затрат, а кассовый чек – о том, что данные ценности оплачены.

     Очень часто подотчётные лица представляют только кассовый или только товарный чек. Такая ситуация вероятнее всего  приведет к судебному разбирательству, но суды такие расходы принимают.

     Так что же делать, если представлены не все необходимые документы, а до суда дело доводить не хочется?

     Помочь  в данной ситуации может составление  акта, приходного ордера, накладной  или иного документа, подписанного подотчётным лицом, как лицом, сдающим  ценности и материально ответственным лицом, как лицом, принимающим ценности, подтверждающим поступление ценностей на предприятие.

     Например, в ситуации, когда продукты приобретались  лишь по кассовым чекам (при отсутствии товарных чеков) и приходовались  на основании внутренних накладных на счетах бухгалтерского учёта, принимались поваром для приготовления блюд под роспись, суд пришел к выводу об отсутствии оснований для неприятия денежных сумм к отчёту подотчётного лица (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

     Предоставляемым подотчётными лицами документам должно быть уделено самое тщательное внимание. Недочёты в оформлении документов могут  привести к проблемам с налоговыми органами. Так, предприятию пришлось доказывать, что квитанции к приходным кассовым ордерам, содержащие не все реквизиты, подтверждают факт платежа подотчётным лицом. Суд, с учётом наличия на квитанции печати и даты, согласился с налогоплательщиком (постановление ФАС Уральского округа от 6 июня 2005 г. № Ф09-2366/05-С2).

     Нередко случается, что на прилагаемых к  авансовому отчёту товарных чеках не стоит печать продавца. Однако в  отношении товарных чеков законодательство и не содержит требования о наличии  печати.

     Вообще  требования по оформлению товарных чеков содержат п. 27Примерных правил работы предприятий розничной торговли, утвержденных письмом Комитета России по торговле от 17 марта 1994 г. №1-314/32-9.

     В соответствии с данными правилами  в товарном чеке указывается название (номер) магазина, наименование и сорт (артикул) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца. Товарный чек выписывается в двух экземплярах, один из которых передаётся покупателю. В техническом паспорте на изделие также проставляется дата и год продажи, штамп магазина, фамилия продавца.

     Как видно, про печать в товарном чеке ничего не сказано. А, значит, товарные чеки будут действительны и без  печати.

     Важно обратить внимание, на кого выписаны документы. Очень часто работник отчитывается об израсходованных суммах, прикладывая  кассовый чек, квитанцию приходного кассового ордера, накладную и счёт-фактуру. И в случае если документы выписаны не на организацию, а на лицо, которое приобретает ценности, налоговые органы откажутся признать такие расходы, ведь документально эти расходы будут расходами этого работника (что отражено в документах), а не организации.

     При направлении работника в командировку ему кадровой службой выписывается командировочное удостоверение, форма  № Т-10.

Унифицированная форма № Т-10 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

(наименование  организации)

 
 
 

     Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

     В каждом пункте назначения делаются отметки  о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

     Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или форма № Т-9а).

 

Унифицированная форма № Т-9 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение) 
о направлении работника в командировку

 
Направить в командировку:

 

(фамилия,  имя, отчество)

 
 

(структурное  подразделение)

 

(должность  (специальность, профессия))

 
 

(место  назначения (страна, город, организация))

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания (форма № Т-10а), подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия (ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (ых), а также цель, время и место (а) командировки.

     При необходимости указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

 

     После возвращения работника из командировки, он сдаёт в бухгалтерию авансовый  отчёт, вместе со всеми оправдательными  документами. Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

 

     2.3 Организация аналитического  и синтетического  учёта.

 

     Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.,для учёта расчетов с подотчетными лицами, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.