Учёт расчетов с подотчётными лицами

     Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются  в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7.

     Журнал–ордер  – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

     Основанием  для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

     Дебет 71 Кредит 50(51) –  на выданную сумму

     соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

     При возвращении в кассу предприятия  остатка неиспользованных сумм авансов  отражается проводкой:

     Дебет 50(51) Кредит 71)

     Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.

     Если  на предприятии применяется журнал-ордер № 7, то нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

     Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

     Если  из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

     Если  же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

     - руководитель предприятия признал,  что перерасход оправдан, работнику  должны возместить разницу;

     - руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

     Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

     Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

     Далее, данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

     Выдача  денег сверяется с кассой (с  проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

     Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх  норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».

     Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     ПРИМЕР:

 

     На  ОАО «Альфа» инженер  получил 95 000 руб. на командировочные  расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 105 000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 105 000 руб. Составляется проводка:

 

     1.Дебет  71 - Кредит 50 - 95 000 руб. - списание из  кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

     2.Дебет 26 - Кредит 71 - 105000 руб. - списание утвержденной суммы в себестоимость.

     3.Дебет  71 - Кредит 50 - 5 000 руб. - выдача из кассы  денежных средств, в счет погашения кредиторской задолженности подотчетному лицу.

 

     2.3.1 Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей, продукции.

 

     Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

     В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

     Например, к авансовому отчету водителя организации  необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).

     Пример:

 

     В ОАО «Альфа» на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Бэта» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

     Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

     Дебет 10 Кредит 71 – 500 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем.

 

     На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

     Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

     При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

     В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

     Дебет 10  Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

     Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

     Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность  организации перед работником на основании авансового отчета;

     Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность  перед физическим лицом по приобретенным  товарно-материальным ценностям.

 

     Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации денег на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

     В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

     Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию;

     Дебет 10  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

     Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС  по приобретенным товарно-материальным ценностям;

     Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации  возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

     Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

     Пример : 

 

     В ОАО «Альфа» если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:

           Дебет 10 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, – на сумму закупленных канцтоваров. В учетной политике указана возможность ведения таких записей. 

           Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы. 

     Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

     Подотчетным лицом – Фёдоровым  А.С. в сентябре 2006 года произведена  закупка сельхозпродукции. Операция оформлена  закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция закуплена именно у физического лица (Серова Н.А.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на продажу продукции подтверждается соответствующей справкой. В бухгалтерском учете даются проводки: