Учёт расчетов с подотчётными лицами

     Командированному  работнику оплачиваются расходы  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

     Однако, как следует из статьи журнала «Бухгалтерский учёт» № 23'2006, автор Е. А. Слуцкая, «… работнику должны быть возмещены любые расходы на проезд в командировку, в том числе и расходы на такси при доставке сотрудника в аэропорт (от аэропорта) в местах отправления, назначения, если это предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом организации и (или) если такие расходы произведены с разрешения или ведома работодателя. Целесообразно в Положении о командировках (или коллективном договоре) закрепить следующее: при направлении работника в командировку работодатель компенсирует проездные расходы, включая расходы на такси, в случае, если станция (пристань, вокзал, аэропорт) прибытия (убытия) находится за городской чертой населённого пункта места прибытия или убытия… ».[9, стр. 10-11]

     При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация  может предложить командированному работнику вид транспорта, которым  ему надлежит воспользоваться; в  противном случае работник выбирает транспорт самостоятельно.

     Расходы по проезду командированного работника  в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах  морского флота, каютах I и II категорий  на судах речного флота, а также  на воздушном транспорте по билету 1-го класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации при представлении проездных документов.

     Документами, подтверждающими расходы по проезду, являются билеты на соответствующий вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответствующего транспортного агентства, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием их цены.

     Если  при проезде в поезде командированный работник пользовался постельными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билетах.

     Если  командированному работнику был  выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.

     По  возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

     Организации разрешается рассчитываться с командированным  работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее  известны. В этом случае работник не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

     При расчетах с подотчетными лицами при  их командировании за рубеж следует  руководствоваться следующими правилами.

     Размер  суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются  конкретно для каждой страны.

     Размер  суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке:

     - если он выехал в командировку  за границу Российской Федерации  и в тот же день вернулся  обратно, суточные выплачиваются  в иностранной валюте в размере 50% нормы;

     - если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более  60 дней, то выплата суточных начиная  с 61-го дня производится в  размерах, установленных для работников  загранучреждений Российской Федерации  при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п.5 Постановления Правительства Российской Федерации "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств").

     Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.

     При проезде командированного работника  по территории Российской Федерации  суточные выплачиваются по действующим  нормам в российских рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется.

     При этом за день выезда в служебную  командировку за границу суточные выплачиваются  в размере 100% установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы Российской Федерации), а за день пересечения границы при возвращении в Российскую Федерацию суточные не выплачиваются.

     В случае выдачи командировочных расходов при направлении работника в зарубежную командировку не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитывается в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента - в валюту страны убывания.

     Если  полученные под отчет суммы в  иностранной валюте не были израсходованы  полностью, то в соответствии с п.4.4 Положения о порядке покупки  и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов следует:

     - вернуть их в валюте получения;

     - внести в кассу организации  эквивалент суммы задолженности  в рублях, исчисленный по курсу  рубля к иностранным валютам,  установленному ЦБ РФ на дату  погашения задолженности;

     - погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой иной, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной валюте устанавливается ЦБ РФ). При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования (или страны обмена валюты), подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

     Если  расходы командированного за границу  работника превысили сумму, выданную ему под отчет, и при этом подтверждены документально (например, расходы по найму жилья оказались выше планируемой  суммы), то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя организации.

     При наличии перерасхода у командированного работника в наличной иностранной  валюте сумма задолженности организации  перед ним может погашаться путем:

     - перевода средств в иностранной  валюте с текущего валютного  счета организации на валютный счет указанного работника - резидента в уполномоченном банке или на валютный счет работника - нерезидента в уполномоченном банке или банке - нерезиденте;

     - выдачи суммы задолженности в  наличной иностранной валюте;

     - выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу к иностранным валютам, установленному ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

     Валюта  и форма (наличная или безналичная) расчетов с командированным работником, связанных с погашением перерасхода  по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и работником.

     В ходе расчетов, осуществляемых подотчётными лицами, им достаточно часто приходится уплачивать поставщику и сумму НДС, относящегося к стоимости этих товаров (работ, услуг).

     1.2 Налогообложение при расчетах с подотчетными лицами.

     1.2.1   НДС

     Для отнесения суммы НДС, уплаченного  поставщикам, на вычет при расчетах с бюджетом необходимо, чтобы был  выполнен ряд условий [2, стр. 49], а именно:

     - товары (работы, услуги) были приобретены  для производственных целей или  для перепродажи;

     - товары должны быть оприходованы, работы выполнены, а услуги  оказаны;

     - по приобретенным товарам, работам,  услугам присутствует счёт-фактура  поставщика, оформленный в установленном порядке;

     - приобретенные товары (работы, услуги), в том числе основные средства  и нематериальные активы, используются  для операций по производству  и (или) реализации товаров  (работ, услуг), подлежащих обложению  НДС. 

     Важно отметить, что для отнесения сумм НДС к вычету все эти условия должны соблюдаться одновременно.

     С 1 января 2006 г. Для отнесения к  вычету суммы НДС, предъявленной  поставщиками на территории РФ, факт оплаты не важен. Важно лишь наличие счёта-фактуры, оформленного в установленном законодательством  порядке.

     Согласно  п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организации. В этом случае суммой налогообложения является сумма НДС, выделенная в документе (проездной билет, документ о найме жилого помещения и т.д.) отдельной строкой. Счёт-фактура не обязателен.

     1.2.2     ЕСН

     Согласно  подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не облагаются ЕСН  все виды установленных действующим  законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления выплачиваемых работнику компенсационных выплат. В состав этих выплат входят выплаты, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в том числе командировочные расходы.

     Таким образом, по общему правилу ЕСН с сумм, выданных под отчет, не взимается.

     Однако  есть исключения – не все суммы, выдаваемые под отчет, будут связаны  с производственной необходимостью:

     - оформление и выдача виз при  отмене командировки;

     - командировка сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам;

     - личные расходы, произведённые  в командировке;

     - суточные, выплаченные сверх норм;

     - расходы на пользование VIP-залом;

     - обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте в  составе командировочных расходов.

     1.2.3    НДФЛ

     Согласно  ст. 217 НК РФ возмещение командировочных  расходов не облагается НДФЛ. Долгое время  вопрос обложения НДФЛ с суточных, выплачиваемых сверх норм, оставался  спорным. В письме УФНС России по г. Москве от 1 сентября 2005 г. № 28-11/62 121, указывалось, что суточные сверх норм, оговорённые коллективным договором или локальным нормативным актом организации, не облагаются НДФЛ. Но с этим не согласен Минфин России, что выражается в письмах Минфина России от 18 марта 2005 г. № 03-05-01-04/59 и 23 марта 2005 г. № 03-05-01-04/62.

     Таким образом, и на текущий момент вопрос обложения НДФЛ суточных сверх норм является спорным.

       
 

     2. Организация и  пути совершенствования  учёта.

     2.1 Роль и задачи учёта расчетов с подотчётными лицами.

     В процессе деятельности организации роль бухгалтерского учета огромна. С его помощью ведётся непрерывный контроль за финансовым состоянием предприятия. С помощью бухгалтерского учета сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все хозяйственные операции. Естественно, они должны отражаться документально, так как именно этим обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Что касается учета расчетов с подотчетными лицами, могу сказать, что правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами имеет крайне важное значение. С одной стороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.