Учет, аудит и судебно-бухгалтерская экспертиза кассовых операций

Внутренний аудит по определению  является составной частью системы внутреннего контроля деятельности предприятия. В его задачи входят проверка таких позиций, как наличие, состояние и обеспечение сохранности имущества экономического субъекта, соблюдение нормативных актов и учетной политики, детальное изучение операций и остатков по счетам бухгалтерского учета, специальные расследования, например, при подозрениях в мошенничестве и злоупотреблениях. Функции внутреннего аудита выполняют ревизорские службы, отделы корпоративного контроля, комитеты по аудиту собственной компании (предприятия), а также привлекаемые для выполнения этой работы сторонние организации и специалисты.

Кроме обязанностей ревизора внутренний аудитор может выполнять мониторинг средств контроля. При этом он проверяет  достоверность бухгалтерской и  оперативной информации по исследуемым разделам деятельности предприятия, проводит экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки и классификации информации, изучает отдельные статьи бухгалтерской и налоговой отчетности, наблюдает за элементами структуры внутреннего контроля, оценивает используемое предприятием программное обеспечение. В отличие от внешнего аудита объектом его исследований являются первичная документация и реестры внутренней, управленческой отчетности.

Внутренняя отчетность представляет собой взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Она включает совокупность информации в денежном и натуральном выражении как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственно-технологических подразделений, центров затрат и прибылей.

Управленческая отчетность в отличие  от бухгалтерской предназначена  для стратегического и оперативного менеджмента, руководителей подразделений организации и должна отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства предприятием. Для высшего уровня управления кроме бухгалтерской отчетности представляются данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия в целом в сопоставлении с планом и прогнозом, результаты анализа влияния воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации.

Руководителям среднего звена необходима внутренняя отчетность, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности, возглавляемых ими структурных и функциональных подразделений. Руководству и специалистам низового уровня управления (мастерам, начальникам цехов, отделов и служб) нужна информация о результатах их работы в сопоставлении с показателями планов и нормативов.

Основным направлением внутреннего  контроля кассовых операций является контроль за соблюдением СПК «Прогресс» кассовой дисциплины.

Соблюдение кассовой дисциплины является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета.

К кассовой дисциплине относится корректное ведение кассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью  в соответствии с нормативными документами:

- Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утверждено Банком России 12.10.2011 N 373-П) действует с 1 января 2012 года;

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 действовал до 1 января 2012 года (далее - Порядок);

- Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П (ред. от 31.10.2002), утвержденным Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47 (далее - Положение 14-П);

- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;

- Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата России N 88);

- Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У (ред. от 28.04.2008) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (далее - Указание Банка России N 1843-У).

Проверки соблюдения кассовой дисциплины условно можно разделить на внутренние и внешние. Внутри организации проводят инвентаризации денежных средств и  внезапные ревизии кассы. Для  проведения инвентаризаций и ревизий  кассы приказом руководителя СПК «Прогресс» назначается комиссия.

Внешние проверки проводят банки, с  которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка), и налоговая инспекция - в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины. В соответствии с п. 2.14 Положения 14-П банки должны проверять соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в два года. Длительность проверки и проверяемый период нормативными документами Банка России не установлены.

Чтобы минимизировать риски, связанные  с нарушением кассовой дисциплины, во-первых, следует соблюдать кассовую дисциплину на протяжении всего  периода деятельности организации; во-вторых, тщательно подготовиться к проверке банком до ее начала.

Рассмотрим, на что следует обратить внимание.

1. Перед началом проверки необходимо  убедиться в наличии всех кассовых  документов и надлежащем их  оформлении, так как сначала банк отправляет письмо с предупреждением о проверке и с просьбой собрать необходимые документы.

Как в процессе ведения кассовых операций (с момента последней  проверки или с начала деятельности организации), так и перед отправкой  документов в банк на проверку необходимо проверять наличие и правильность оформления следующих документов:

кассовой книги (форма N КО-4);

отчетов кассира;

журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  (форма N КО-3);

авансовых отчетов (форма N АО-1);

приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров;

платежных ведомостей по зарплате (если зарплата выдается наличными).

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций содержатся в Постановлении Госкомстата России N 88.

2. Как в процессе ведения кассовых  операций (с момента последней  проверки или с начала деятельности  организации), так и перед новой проверкой компании СПК «Прогресс» необходимо проверить полноту оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка. Для этого можно сравнить записи в кассовой книге и данные выписок банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между данными банка и записями в кассовой книге предприятия необходимо выяснить причины, а также принять меры по усилению контроля на данном участке учета, поскольку эту процедуру будет проводить и проверяющий банк в соответствии с п. 1 Приложения 7 Положения 14-П.

3. СПК «Прогресс» обязана соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка.

Согласно п. 5 Порядка предприятия могут иметь в кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. Предприятия не имеют права накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда (п. 7 Порядка). Напомним, что согласно п. 2.5 Положения 14-П лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и прочих факторов.

Установленные учреждением банка  лимиты остатка наличных денег в  кассе письменно сообщаются каждому  предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме N 0408020.

Лимит остатка наличных денег в  кассе может пересматриваться в  течение года в установленном  порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета (п. 2.5, гл. 2 Положения 14-П).

Предприятия могут хранить в  своих кассах наличные деньги сверх  установленных лимитов, но только для  выдачи заработной платы, выплат социального  характера, стипендии, их срок хранения не должен превышать трех рабочих  дней, включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков.

Банк рассматривает соблюдение лимита остатка наличных в кассе  на каждый день проверяемого периода, поэтому компании следует также ежедневно контролировать данный показатель.

Если превышение лимита остатка  денежных средств в кассе в  процессе работы с денежной наличностью  все-таки возникало, имеет смысл  в будущем периодически рассчитывать и контролировать среднедневное  превышение лимита, найденное исходя из общей суммы превышения лимита и количества дней превышения лимита остатка денежной наличности (п. 5 Приложения 7 Положения 14-П), не допуская его существенного роста. Возникающие в процессе деятельности превышения лимита компания обязана сдать в банк в день, когда они возникли. Если возможности сдачи в день превышения нет, то превышающую лимит сумму можно оформить как выданную под отчет, а на следующий день или через несколько дней вернуть в кассу как неиспользованный аванс. Возражения налоговых органов по поводу данного способа соблюдения лимита кассы поддержки в судах не имеют (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 08.05.2007 N Ф04-2665/2007(33893-А27-23), ФАС Поволжского округа от 21.09.2006 N А49-2434/06-147ОП/28).

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков (п. 6 Порядка).

Наличные деньги могут быть сданы  в дневные и вечерние кассы  банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей  сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Готовясь к проверке, необходимо уточнить суммы всех наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый  период, и сопоставить с суммой денег, сданных в банк. Если имели  место расхождения, выяснить их причины.

4. Проверка целевого расходования  денежных средств из выручки  также осуществляется на основе  первичных документов. Решение о  расходовании предприятиями денежной  выручки из кассы принимается  учреждениями банков ежегодно  на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме N 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам (п. 2 Указания Банка России N 1843-У).

Компании, у которых открыты расчетные счета в нескольких банках, согласовывают цели расходования выручки только с одним из них (по собственному выбору). Затем о принятом банком решении компания должна письменно проинформировать остальные банки, в которых у нее имеются расчетные счета (абз. 4 п. 2.7 Положения).

5. При проведении кассовых операций  компании также необходимо помнить  о лимите расчетов между юридическими  лицами, установленном Указанием Банка России N 1843-У для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В соответствии с данным Указанием сумма расчетов наличными по одному договору не может превышать 100 000 руб., при этом складываются суммы всех платежных документов в рамках одного договора (Письма Банка России от 02.07.2002 N 85-Т и МНС России от 01.07.2002 N 24-2-02/252, Письмо Банка России от 04.12.2007 N 190-Т).

Согласно п. 2 Указания Банка России N 1843-У предусматривается закрытый перечень ситуаций, в которых организация может расходовать наличную выручку.

Следует отметить, что расходование денежных средств на выплату займов из кассы законодательством не предусмотрено (Письмо Банка России от 04.12.2007 N 190-Т).

Соответствие лимиту расчетов между  юридическими лицами проверяется на основании данных кассовой книги.

Рассмотрим порядок оформления результатов проверки соблюдения кассовой дисциплины и ответственности за ее нарушения.

При внутренних проверках, во время  внезапных ревизий составляется акт ревизии наличных денежных средств (п. 37 Порядка), при проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств".

При внешних проверках банком составляется справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (по форме N 0408026), которую подписывают руководитель и главный бухгалтер со стороны организации и уполномоченный представитель банка. Этот документ оформляется в нескольких экземплярах:

в двух экземплярах, если нарушений  не выявлено;

в трех экземплярах с направлением одного в налоговый орган для привлечения организации к ответственности, если нарушения имели место.

В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ организации и должностные лица отвечают за следующие нарушения:

несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег;

неоприходование (или неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

расчеты наличными деньгами с другими  организациями сверх установленного лимита;

накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

Наложение санкций по выявленным фактам может инициировать налоговая инспекция (ст. 23.5 КоАП РФ) или правоохранительные органы (ст. 23.3 КоАП РФ).

К ответственности могут быть привлечены как сама организация, так и соответствующие  должностные лица (руководитель, главный  бухгалтер и кассир (п. 39 Порядка)). Санкциями для организации является штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Особенностью привлечения к  ответственности по административным правонарушениям, к которым относится нарушение кассовой дисциплины, является короткий срок давности привлечения, а именно постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Таким образом, если правонарушение имело место в начале года, а проверка выявила его в конце года, то, скорее всего, постановление о привлечении компании к ответственности будет признано незаконным.