Учет, аудит и судебно-бухгалтерская экспертиза кассовых операций

- определение целесообразности использования результатов работы внутреннего аудита (если он организован на предприятии и охватывает данное направление);

- проверка организации материальной ответственности кассира;

- документальное подтверждение соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации;

- документирование существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства;

- информирование руководства аудируемого лица о выявленных недостатках и получение от него письменных разъяснений;

- контроль за внесением аудируемым лицом исправлений в регистры и формы отчетности.

 Источники информации для  проверки: кассовая книга (ф. № КО-4); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5); журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров   (ф. № КО-3); журнал регистрации депонентов; отчеты кассира с приложенными первичными документами (приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1), расходными кассовыми ордерами (ф. № КО-2), расчетно-платежными ведомостями (ф. № КО-2), расчетно-платежными ведомостями (ф. № 49), платежными ведомостями (ф. № 53), квитанциями и др.); чековые книжки; акты инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15); инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16); справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе; акт ревизии наличных денежных средств; акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (ф. № КМ-1); акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (ф. № КМ-2); акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (ф. № КМ-3); журнал кассира-операциониста (ф. № КМ-5); справка-отчет кассира-операциониста (ф. № КМ-6); сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (ф. № КМ-7); журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (ф. № КМ-8);

акт о проверке наличных денежных средств кассы (ф. № КМ-9) и др.; учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и др.; Главная книга; Положение об учетной политике; Баланс предприятия; Отчет о прибылях и убытках; Отчет о движении денежных средств и др.

Основные этапы проверки кассовых операций:

1. Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и

        соответствие его учетным данным по кассовой книге;

2. Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования и списания наличных денег по кассовой книге;
3. Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам на основании которых они оформлены (билеты, счета, чеки, наличие приказа – в I очередь);
4. Проверка законности совершенных хозяйственных операций;
5. Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе, которые в соответствии с действующими нормативными документами надлежит хранить в кассе (ценные бумаги, бланки строгой отчетности, драгоценные подарки предприятию);
6. Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистров;
7. Обеспечение сохранности денежных средств при их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии в соответствии с требованиями рекомендаций МВД РФ по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке;
8. Проверка наличия письменного договора о полной материальной

        ответственности с кассиром;

Очередность проверки кассовых операций может быть различна по усмотрению аудитора.

В ходе проверки аудитор  собирает аудиторские доказательства соблюдения предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности, приведенных в приложении 8.

2.2. Методика аудиторской  проверки кассовых операций

 

Прежде чем  приступить к сложной проверке кассовых операций СПК «Прогресс» , аудитор должен спланировать эту проверку, так как «сплошная» проверка не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).

Составлению плана  проверки предшествует оценка состояния  внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Обращение денежных средств совершается непосредственно  на предприятиях, в организациях и  учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы  за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль. Формы контроля по времени осуществления классифицируются на предварительный, текущий и последующий.

  Предварительный  контроль осуществляется до начала  совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности хозяйства. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта в хозяйстве. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

 Последующий  контроль осуществляется после  совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

Согласно порядка  ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе предприятия путем инвентаризации, по результатам которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, аудитор тщательно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

Прежде чем  приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей СПК «Прогресс», необходимо установить, ведут ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут в данном хозяйстве, как это предусмотрено инструкцией Центробанка.

При ревизии  приема наличных денег, полученных в  учреждении банка, следует сверить  записи в кассовой книге, приходных  кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного хозяйству материального ущерба.

  Для выявления  полноты оприходования по кассе  СПК «Прогресс» денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся в хозяйстве практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру хозяйства об их немедленном устранении.

  На предприятии  проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

Ревизию кассы  проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по СПК «Прогресс». Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег. Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Аудитор с помощью  специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего  контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением  денежных средств в кассе предприятия  для аудитора служат:

- отсутствие  на предприятии налаженной системы  проведения внезапных ревизий  кассы с полным пересчетом  денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

- отсутствие  на предприятии признака руководителя, устанавливающего периодичность  проверок;

- наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы: назначение в комиссии  по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и другие;

- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;

- формальное  проведение ревизии кассы при  смене (увольнении) кассиров;

- отсутствие в штате кассира и возложения этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

- отсутствие  договоров с кассиром о полной  материальной ответственности;

- отсутствие  у кассира навыков подготовки  к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение  порядка ведения  кассовых операций возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что  в большинстве случаев ответ  не надо вписывать, так как аудитор  отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа. Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия-необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы  могут быть типа «должен (должны) быть», то есть отвечающий не уверен в своем  ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находиться находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное  мнение о состоянии кассовой дисциплины вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам  опроса сотрудников проверяемого предприятия  и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операции в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности предприятия.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции  предприятия ведется через кассу, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения  своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдачи денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

При составлении программы проверки СПК «Прогресс» следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, она приведена в приложении 9. Программа аудита по разделу «Аудит кассовых операций» приведена в Приложении 10.

Начиная со дня окончания предыдущей аудиторской проверки, все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналам-ордерам, ведущиеся по дебету счетов.