Учет, аудит и судебно-бухгалтерская экспертиза кассовых операций

- соблюдение согласованных с  банком условий расходования  поступающих в кассу наличных денежных средств и проверка полноты и правильности синтетического учета операций по расчетному счету;

- проверка полноты и правильности  синтетического учета по валютному  счету;

- проверка полноты и правильности  синтетического учета денежных средств на прочих счетах в банке; 

- соблюдение установленных предельных  сумм расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами;

- соблюдение установленного банком  лимита остатка наличных  денег  в кассе.

Рассмотрим порядок проверки соблюдения документального оформления кассовых операций.

Следует проконтролировать обязательное наличие первичных кассовых документов, их соответствие типовым унифицированным  формам и соблюдение порядка оформления документов. При документальном оформлении кассовых операций организации бухгалтеру необходимо руководствоваться унифицированными формами первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Унифицированные формы кассовых документов следует соблюдать как при ручной обработке данных, так и при применении средств вычислительной техники.

Прием денежных средств осуществляется по приходным кассовым ордерам (форма  № КО-1). Необходимо обратить внимание на оформление приходных кассовых ордеров. Каждый приходный кассовый ордер должен соответствовать типовой форме, должен быть подписан, заверен печатью и зарегистрирован. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Квитанция выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Проверяется оформление расходных  кассовых ордеров аналогично приходным  кассовым ордерам. Обращается внимание на соответствие расходных документов типовой форме, порядок оформления расходных кассовых операций, обоснованную замену расходного кассового ордера другим разрешенным расходным документом.

Кроме того, поверяя порядок оформления кассовых документов с точки зрения соблюдения налогового законодательства, эксперту следует обратить особое внимание на наличие расшифровки суммы НДС в приходных кассовых ордерах. В приходном кассовом ордере отведена отдельная строка «в том числе», по которой обязательно необходимо указать сумму НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, — делается запись «без налога (НДС)». Необходимость выделения суммы НДС в кассовых платежных документах обусловлена законностью применения организацией налоговых вычетов суммы НДС.

При проверке кассовых документов необходимо обратить внимание на правильность их заполнения. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются, т.е. кассовый документ должен быть выписан бухгалтером вновь.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления. При проверке документального оформления кассовых операций следует учитывать, что наличные денежные средства, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, признаются при экспертизе излишком кассы и учитываются в составе внереализационных доходов. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей.

Приходные и расходные кассовые ордера подлежат обязательной регистрации бухгалтером в журнале унифицированной формы № КО-3, наличие и правильность ведения которого также является объектом контроля. Журнал предназначен для контроля полноты и своевременности совершения кассовых операций, последовательности присвоения номеров кассовым документам, целевого использования полученных денежных средств.

Поступающие и выданные денежные средства учитываются в кассовой книге  типовой формы № КО-4. Кассовую книгу ведет кассир организации. Порядок ее заполнения является предметом  пристального контроля, прежде всего со стороны главного бухгалтера организации. Кроме того, он одновременно контролирует поступление и расходование денежных средств, соблюдение нормы четов наличными со своими контрагентами и ежедневное соблюдение лимита остатка кассы.

Порядком ведения кассовых операций разрешается оформление кассовых документов с применением компьютерной техники  при условии соблюдения унифицированных  форм и наличия текстовых вариантов  документов.

Соблюдение требований оформления кассовых операций с использованием вычислительной техники является обязательным условием при внезапных внешних проверках ведения кассовых операций со стороны контролирующих органов и предметом судебно-бухгалтерской экспертизы.

Полнота оприходования в кассу наличных денежных средств, полученных в результате хозяйственной деятельности, контролируется налоговыми органами при проведении проверок соблюдения налогового законодательства.

Проверяется соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи денежной выручки в банк, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу за проверяемый период, и сопоставляется с суммой денег, сданных в банк. Проверяется своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на заработную плату, выплаты социального характера, других денежных средств.

Сверяются суммы и даты сдачи  наличных денег в банк с записями в кассовой книге. При наличии  расхождений между данными банка  и записями в кассовой книге выясняются причины такого положения.

Соблюдение согласованных с  банком условий расходования поступающих в кассу наличных денежных средств. На основании первичных документов по учету кассовых операций и других бухгалтерских данных исследуется соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу организации.

Согласно п. 7 Порядка ведения  кассовых операций организации, имеющие  постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда и  выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Организации не имеют право накапливать  в своих кассах наличные деньги сверх  установленных лимитов для осуществления  предстоящих расходов, в том числе  на оплату труда.

Соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. В целях выявления фактов превышения организацией предельных сумм расчетов наличными деньгами с юридическими лицами за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги проверяются суммы в первичных кассовых и прилагаемых к ним документах (приходно-расходных кассовых ордерах, кассовой книге, авансовых отчетах, товарных чеках, счетах, счетах-фактурах).

Определение понятия «сделка» приведено  в ст. 153 ГК. Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. В соответствии со ст. 154 дву- и многосторонние сделки оформляются в форме договоров. Это означает, что в договоре, по которому предусмотрен платеж наличными денежными средствами, должна быть указана сумма, не превышающая 100 тыс. руб. Причем на каждую сделку оформляется один договор.

Таким образом, следует контролировать не только лимит суммы платежа  при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но и платежные условия договоров.

Контролируется так же соблюдение установленного банком лимита остатка  кассы на каждый день проверяемого периода. При этом выявляются данные о лимите остатка кассы, фактических  остатках наличных денег в кассе организации в дни, когда был превышен лимит.

Определяются общая сумма превышения лимита остатка кассы в проверяемом  периоде, а также сверхлимитная  кассовая наличность.

Детальная проверка и анализ первичных  документов, подтверждающих списание денежных средств, в корреспонденции со счетами учета затрат позволяют выявить факты мошенничества и ошибок по списанию расходов на себестоимость продукции, что ведет к искажению финансовых результатов и может иметь существенные налоговые последствия.

Пересекающейся процедурой экспертной проверки операций по расчетному счету  является проверка списания денежных средств со счета и полноты  оприходования наличных денег в  кассу.

Эксперт  должен проверить: 

- приложена ли к выписке банка  по операции снятия наличных денег квитанция к приходному кассовому ордеру;    

- тождественность записей в  регистрах синтетического учета  по кредиту счета 51 «Расчетные  счета» и дебету счета 50 «Касса». 

Кроме расчетных и валютных счетов, организации могут иметь и  прочие счета в банках, на которых учитываются денежные средства, подлежащие обособленному хранению. Открытие специальных счетов в банке вызвано также спецификой ведения отдельных форм расчетов между организациями. Экспертная проверка проводится по каждому специальному счету в банке.

Рассмотрим пример. Перед экспертом  была поставлена задача: оценить обоснованность расходования наличных и безналичных  денежных средств в СПК «Прогресс».

При оценке обоснованности расходования наличных и безналичных денежных средств установлено: кассовые операции в СПК «Прогресс»   в целом ведутся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций; кассовые операции отражаются в журнале-ордере № 1 и сводной ведомости по счету 50 «Касса».

Оценка кассовых операций проводилась  на основе бухгалтерских регистров, главной книги. Первичная документация по кассовым операциям представлена за I полугодие 2011 г.

При отражении хозяйственных операций СПК «Прогресс»  нарушена методика их бухгалтерского учета. В нарушение Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета в учете применяется нетиповая корреспонденция счетов по учету выручки от продажи, а также списания материалов.

Так, в отчете кассира от 8 июля 2011 г. по приходному кассовому ордеру № 5 от 8 июля 2011 г. отражены поступившие денежные средства от покупателя за проданные материалы. В учете составлена запись на списание материалов:       

Д-т 50 «Касса» - Кт 10 «Материалы» - 1000 руб.

Однако отпуск материалов является реализацией по прочим операциям. В  учете прочие операции, связанные с реализацией материалов, следовало отразить следующими записями:

Д-т 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками — К-т 91/1 «Прочие  доходы» — 1000 руб. — на продажную  стоимость материалов;

Д-т 91/2 «Прочие расходы» - К-т 10 «Материалы» - 1000 руб.

Нарушен порядок документального оформления поступления и выдачи денежных средств из кассы СПК «Прогресс». Во многих первичных документах не указаны основные реквизиты документа. Не проставляется корреспонденция счетов.

Основными источниками поступления  денежных средств в кассу СПК «Прогресс»  являются выручка по обычным видам деятельности, арендная плата, возврат подотчетных сумм.

Направлениями использования денежных средств из кассы являются сдача  в банк для зачисления на расчетный  счет, выдача заработной платы, премий и других материальных выплат, в том числе дивидендов участникам общества,  выдача подотчетных сумм, возврат платежей покупателям.

В процессе экспертного исследования операций с денежными средствами в кассе и на счетах в банке  СПК «Прогресс»  были выявлены следующие правонарушения:

- неподтвержденные кассовыми ордерами  записи в кассовой книге и  в отчете кассира;

- отсутствие записи в кассовой  книге и в отчете кассира  при наличии кассового ордера;

- нарушение нумерации приходных  и расходных кассовых ордеров;

- приписки, неоговоренные исправления  в документах, неоформленные кассовые  ордера;

- дублирование расписок в получении  денежных средств в расчетно-платежных  ведомостях;

- неполное оприходование денежных  средств, списание в расход  завышенных сумм;

- искусственное увеличение оборотов  в отчете кассира, неподтвержденное  документами;

- составление бухгалтерских проводок, неподтвержденных первичными документами;

- списание преднамеренно завышенных  расходных сумм в дебет счетов 76/2 «Расчеты по претензиям», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с целью образования дебиторской задолженности на счетах расчетов;

- подлог и фальсификация кассовых  документов;

- непроизводственное и нецелевое  использование денежных средств;

- несоблюдение норматива расчетов  наличными денежными средствами;

- несогласованность одних и  тех же операций в разных  учетных     регистрах, и  др.

По результатам проверки кассовых операций эксперт формулирует выводы и вносит необходимые рекомендации руководству организации по профилактике имеющихся недостатков, оформлению кассовых операций и работе с денежной наличностью. Результаты проверки кассовых операций могут быть представлены в заключении эксперта в отдельном разделе при формулировке ответов на поставленные вопросы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деньги — особый товар, который является единственным всеобщим эквивалентом. Поскольку сами деньги (золото) являются общепризнанным воплощением  стоимости, то они стали выступать  своего рода эталоном — измерителем  стоимости всех товаров.

Движение денег при  выполнении ими своих функций  представляет собой денежное обращение.

Денежное обращение  осуществляется в наличной и безналичной  формах.

Налично- денежное обращение  — движение наличных денег в сфере  обращения и выполнение ими 2-х функций: средства платежа и средства обращения.