Учет, аудит и судебно-бухгалтерская экспертиза кассовых операций

Государственный комитет Российской Федерации по статистике (Госкомстат Российской Федерации – федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Содержание понятия «операция», в широком смысле применительно к теме настоящей работы, можно обозначить как действие, направленное на выполнение некоторой задачи (финансовой, кредитной, производственной, торговой, страховой и тому подобных).

Говоря о кассовых операциях, всегда подразумеваются действия, связанные с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации (статья 75), законодатель признает рубль законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации (статья 140 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ)), а также включает деньги в перечень объектов гражданских прав (статья 128 ГК РФ).

Наличные расчеты - это расчеты, в которых реально участвуют наличные деньги, и, которые могут быть произведены в одной-единственной форме - путем их передачи во исполнение какого-либо гражданско-правового обязательства.

Гражданское законодательство, устанавливая общие правила осуществления  наличных расчетов, использует дифференцированный подход в зависимости от того, кто является субъектом таких расчетов (статья 861 ГК РФ).

Граждане вне собственной предпринимательской  деятельности могут осуществлять наличные расчеты между собой или с  юридическими лицами без ограничений.

При осуществлении предпринимательской  деятельности граждане могут производить  наличные расчеты между собой  или с юридическими лицами, но в  соответствии с законодательными предписаниями.

Юридические лица вправе производить  расчеты между собой в наличной форме в тех случаях, когда это не запрещено законом.

Руководствуясь решением Совета директоров ЦБ РФ, Центральный Банк России установил  предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100000 (сто тысяч) рублей (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У (ред. от 28.04.2008) "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя").

Кроме того, за превышение размера наличных расчетов предусмотрена административная ответственность –статья 15.1 Кодекса Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). Санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций серьезные: административный штраф на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Кассовые операции, как разновидность финансовых операций это:

- операции со счетными деньгами, которые совершаются хозяйствующими субъектами с целью получения денежных средств,

- операции по приему и выдаче  денег из касс организаций,  банка.

Кассовые операции оформляются  приходными (расходными) ордерами и  другими бухгалтерскими документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером организации.

В работе расмотрим порядок ведения  кассовых операций в СПК «Прогресс» с 2012 года.

Порядок ведения кассовых операций распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации), а также на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (далее - юридические лица), на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальные предприниматели).

Для ведения кассовых операций СПК «Прогресс» устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, (далее - касса), после выведения в кассовой книге0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

СПК «Прогресс» издает об установленном лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель  обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (далее - свободные денежные средства).

Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

Кассовые операции ведутся у  юридического лица, индивидуального  предпринимателя кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников (далее - кассир), с установлением  ему соответствующих должностных  прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии  у юридического лица, индивидуального  предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции  старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

В других случаях  накопление в кассе наличных денег  сверх установленного лимита остатка  наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Для определения лимита остатка  наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка  наличных денег рассчитывается по формуле:  

 

, (1.1) 

 

где:

L - лимит остатка  наличных денег в рублях;

V - объем поступлений  наличных денег за проданные  товары, выполненные работы, оказанные  услуги за расчетный период  в рублях (юридическое лицо, в  состав которого входят обособленные  подразделения, определяет объем  поступлений наличных денег за  проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями;

Р - расчетный  период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

 - период времени между днями  сдачи в банк юридическим лицом,  индивидуальным предпринимателем  наличных денег, поступивших за  проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не  должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы   определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег  в банк один раз в три дня   равен трем рабочим дням. При определении   могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы  может устанавливаться:

- в размерах, необходимых для  обеспечения нормальной работы организаций с утра следующего дня;

- в пределах среднедневной выручки  наличными деньгами;

- в зависимости от установленных  сроков сдачи и суммы денежной  выручки;

- в пределах среднедневного  расхода наличных денег (кроме  расходов на заработную плату,  выплаты социального характера и стипендии).

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель  обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при  ведении кассовых операций, в течение  сроков, установленных законодательством  об архивном деле в Российской Федерации.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель  могут вести кассовые операции с  применением программно-технических  комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих  или не принадлежащих на праве  собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Мероприятия по обеспечению сохранности  наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег  определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

Кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя  оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

 В СПК «Прогресс»  кассовые документы оформляются кассиром, утверждаются главным бухгалтером и руководителем.

1.2. Документирование кассовых операций 

 

Хозяйственные операции СПК «Прогресс»   по движению наличных денежных средств характеризуются использованием различных спектров видов наличных расчетов и подтверждаются первичными документами.

Любой документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Основные требования к первичной  документации регулируются Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, а также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация осуществляет ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. При этом рабочий план счетов бухгалтерского учета утверждается организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утверждаемого Минфином России от 31.10.2000 N 94н.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 указанного Положения).

В соответствии с законодательством  первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) код формы;

3) дату составления;

4) наименование организации,  от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

6) наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

При этом в зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Создание первичных учетных  документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском  учете производятся в соответствии с утвержденным в организации  графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Не допускается внесение исправлений  в кассовые и банковские документы. В остальных первичных учетных  документах исправления могут производиться  только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что  должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

В соответствии с требованиями Положения  о документах и документообороте записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при  помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. При этом запрещается использовать для записей простой карандаш, так как записи, произведенные им, легко могут быть уничтожены или заменены другими без видимых следов таких действий.