Учет, аудит и анализ материалов (на примере ООО ПКФ «Севпун»)

2.                  Выбор и обоснование ключевых показателей, которые будут применяться в процессе оценки рациональности управления запасами. Отметим, что указанные показатели могут быть использованы для оценки результатов деятельности конкретных лиц, ответственных за разработку и реализацию политики управления запасами на предприятии. К таким показателям в первую очередь следует отнести показатели, характеризующие оборачиваемость запасов, рассмотренные в[13, С. 218].

Таблица 3.1.

Основные задачи анализа запасов и критерии их удовлетворительного решения

Оценка оборачиваемости товарно-материальных запасов проводится по каждому их виду (производственные запасы, готовая продукция, товары и т. д.). Для оценки скорости оборота запасов по данным отчетности используется формула:

Определение средней величины запасов возможно двумя способами:

Более точный расчет среднего объема товарно-материальных запасов основан на данных о ежемесячных остатках материалов.

Средняя величина запасов = (1/2 О1+О2+…+1/2Оn) / П-1                                          (3.3.),

где  О1; О2; Оn - остаток оборотных средств на первое число каждого месяца, руб.;
           П - число месяцев.

Срок хранения запасов определяется по формуле:

Для более точного расчета длительности хранения запасов используются формулы:

и

Для многих современных предприятий характерно замедление оборачиваемости производственных запасов, срок хранения которых на предприятиях растет. Это свидетельствует о том, что предприятие проводит политику накапливания запасов.

Подобная ситуация является достаточно распространенной в условиях разрыва хозяйственных связей и инфляции. Падение покупательной способности денег заставляет предприятия вкладывать временно свободные средства в запасы материалов. Кроме того, накопление запасов часто является вынужденной мерой снижения риска непоставки (недопоставки) сырья и материалов, необходимых для производственного процесса предприятия. Отметим в этой связи, что предприятие, ориентирующееся на одного основного поставщика, находится в более уязвимом положении, чем предприятия, строящие свою деятельность на договорах с несколькими поставщиками.

3. Определение сроков и объемов закупок материальных ценностей - это одна из самых важных и сложных для российских предприятий задач анализа состояния запасов.

Несмотря на возможность принятия неоднозначных решений, общим для всех предприятий является подход к определению объема закупок, согласно которому учитывается:

средний объем потребления материалов в течение операционного цикла (обычно определяется на основании результатов анализа потребления материальных ресурсов в прошедших периодах и объема производства в условиях предполагаемого сбыта);

дополнительное количество (страховой запас) ресурсов для возмещения непредвиденных расходов материалов, например в случае срочного заказа или увеличения периода, требуемого для формирования необходимых запасов.

При анализе сроков и размеров закупок необходимо предварительно обосновать приемлемые для организации значения следующих показателей.

Минимум запаса - уровень запасов, ниже которого имеющийся запас материальных ценностей не должен снижаться.

Максимум запаса - уровень запасов, который не должен превышаться.

Минимальный и максимальный уровни запасов целесообразно определять исходя из дневной нормы их потребления. Расчет должен опираться на результаты детального анализа состава и структуры материальных ценностей и скорости их оборота. Определение минимума и максимума запасов имеет принципиальное значение для анализа запасов, поскольку первый показатель позволяет обосновать недостаток, а второй - излишек оборотных средств в части производственных запасов.

Точка заказа - объем запасов, по достижении которого необходимо повторить заказ для их пополнения. Он может рассматриваться как сумма двух составляющих: минимум запасов плюс объем запасов, который будет израсходован за период с момента размещения заказа до получения материальных ценностей. Задачей анализа в этой связи становится обоснование сроков размещения заказов, не допускающих их полного исчерпания.

Размер заказа - количество материалов, на которое должен быть составлен заказ для пополнения их запаса. В случае достижения минимума запаса в момент получения пополнения запаса по размещенному заказу фактический запас будет соответствовать максимальному уровню.

Задачей анализа при этом является обеспечение минимальных затрат на создание запасов при обеспечении бесперебойного функционирования. Для этого необходимо учитывать: текущие расходы по содержанию запасов; расходы, связанные с оформлением и размещением заказов; соотношение цены на закупаемые материальные ценности и их объема; опасность устаревания и порчи; размеры складских площадей.

В анализе закупок запасов материальных ценностей должны учитываться две противоположные тенденции: расходы по приобретению большего объема ресурсов в расчете на единицу запасов сокращаются, тогда как расходы по хранению, а также риски устаревания и ухудшения качества растущих запасов увеличиваются. С помощью данного подхода, определяется рациональный объем закупаемых ценностей.

4.                  Выборочное регулирование запасов материальных ценностей, предполагающее выделение в целях анализа дорогостоящих материалов или материалов, имеющих высокую потребительную привлекательность. В зарубежной практике широкое распространение получил так называемый «АВС-метод», приемы которого могут быть применены и на российских предприятиях. Основная идея метода АВС - оценить каждый вид материалов по их значимости. Имеются в виду:

              степень использования материала за конкретный период;

              время, необходимое для пополнения запасов этого материала, и затраты (потери), связанные с его отсутствием на складе;

              возможность замены, а также потери от замены.

Если небольшая доля (обычно до 20 %) материальных ресурсов в общем объеме материальных ценностей, хранящихся на складе, определяет основную сумму оттока денежных средств при формировании запасов (около 80 %), то они рассматриваются как ресурсы труппы А. Материалы группы В относятся к второстепенным; они менее дорогостоящи, чем материалы группы А, но превосходят их по количеству наименований. Материалы группы С считаются относительно маловажными - это наименее дорогостоящие и наиболее многочисленные материальные ценности. Их приобретение и содержание сопровождаются незначительным (в сравнении с общей суммой) оттоком денежных средств. Обычно затраты на хранение таких запасов меньше, чем расходы по обеспечению жесткого контроля за заказанными партиями, страховыми (резервными) запасами и остатками на складе.

Материальные ресурсы делятся на перечисленные группы в зависимости от конкретных условий производства. Важно то, что наиболее тщательно контролируются материалы группы А. Особое внимание при этом уделяют: расчету потребности в них; календарному планированию формирования запасов и их использования; обоснованию величины страховых запасов; инвентаризации.

Другим полезным с точки зрения предотвращения хищений методом контроля за состоянием запасов материальных ценностей может стать их деление на дефицитные или дорогостоящие (например, драгоценные металлы, спирт, наркотические средства), к которым применяются особые условия хранения и дополнительные приемы контроля за их движением.

5.                  Расчет показателей оборачиваемости основных групп запасов и их сравнение с аналогичными показателями прошедших периодов с целью установить соответствие запасов текущим потребностям предприятия. Показатели оборачиваемости целесообразно определять в разрезе как основных групп (производственные запасы, незавершенное производство, готовая продукция), так и отдельных видов внутри каждой группы.

По каждому виду материальных ресурсов, который является существенным с точки зрения его доли в общем объеме запасов, может быть рассчитан коэффициент обеспеченности запасами. Для этого необходимо сопоставить норму запаса в натуральных единицах и среднее значение фактических остатков в анализируемом периоде. Тогда коэффициент обеспеченности запасами имеет вид:

К обеспеченности запасами = Средние остатки запасов за период / Норма запасов                   (3.7).

Если результат расчета больше 1, можно предположить наличие избыточных запасов на предприятии.

Значение меньше 1 говорит о дефиците, возможно, опасном для бесперебойного обеспечения производства и продаж [24, С. 229].

При значении, равном 1, может быть сделан вывод о том, что уровень запасов является минимально необходимым и достаточным для деятельности предприятия. Понятно, что надежность таких заключений зависит от корректного обоснования норм.

Последовательность расчета норм запасов материальных ценностей идет "снизу вверх", начиная с обоснования специфицированных норм, на основе которых делается расчет по элементам запасов {сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, топливо, запчасти и т. д.). После этого расчет проводится в целом по балансовой статье, отражающей величину производственных запасов, и, наконец, рассчитывается общая величина запасов.

Полученное значение, используемое для расчета финансового плана в части статьи "Запасы", полезно сопоставить с величиной запасов, рассчитанной по формуле:

СПЗ = (Топз х Впр)/Дпр                                                                      (3.8),

где СПЗ - средняя величина запасов планируемого периода;

Топз - сложившийся в организации срок оборота запасов, рассчитанный на базе показателя выручки;

Впр - объем продаж планируемого периода;

Дпр - длительность планового периода.

Данный расчет основан на результатах анализа оборачиваемости запасов и позволяет сказать, какими запасами должно обладать предприятие исходя из сложившегося периода оборота запасов и планируемого объема продаж.