Учет, аудит и анализ материалов (на примере ООО ПКФ «Севпун»)

Основными задачами инвентаризации являются:

         установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;

         контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

         выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

         проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

Ответственность за проведение инвентаризации несут руководи­тель и главный бухгалтер предприятия.

Инвентаризации материальных ценностей на предприятии необ­ходимо проводить в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвен­таризационной работы и  утвержденные руководителем.

Инвентаризации, независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при передаче имущества предприятия в аренду и продаже; при преобразовании предприятия; при смене материально ответственного лица; при установлении фак­тов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей; в случае пожара или стихийных бедствий.

В начале ревизии необходимо проверить наличие всех необходи­мых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентариза­ционные описи или акты инвентаризации ценностей, сличительные ве­домости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие докумен­ты по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

Результаты инвентаризаций должны быть оформлены инвента­ризационными описями, которые составляются по каждому местона­хождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Ис­правление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают про­писью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет ис­ключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комис­сия записывает количество порядковых номеров товарно-мате­риальных ценностей и общий итог количества ценностей в натураль­ных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи материально ответствен­ное лицо дает расписку следующего содержания: "Все ценности в настоящей инвентаризационной описи с № по № комиссией провере­ны в натуре и в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, пе­речисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении" (подпись, дата). В случае поступления ценностей в ходе инвентари­зации они приходуются в отдельной описи под наименованием "То­варно-материальные ценности, поступившие во время инвентариза­ции", аналогичная опись составляется при отпуске товарно-матери­альных ценностей (когда, от кого поступили, дата и номер приходно­го документа, наименование, цена, количество, сумма).

Для выявления результатов инвентаризации составляются сли­чительные ведомости, которые подписываются всеми членами ко­миссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведо­мость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей дол­жны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материа­лов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определя­ет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, кото­рый рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем. [31, С. 317].

Если при формировании инвентаризационных материалов выяв­лены нарушения, проверяющий обязан их изучить и выяснить причи­ны. Эти нарушения могут быть результатом небрежного отношения ко­миссии к выполнению своих обязанностей или результатом должнос­тного подлога с целью сокрытия установленных фактов недостач и из­лишков отдельных видов товарно-материальных ценностей.

Для проверки правильности оформления инвентаризационных описей используют второй экземпляр инвентаризационной описи, первичные документы, данные аналитического учета, калькуляции и прочее.

Первичные документы на оприходование и данные аналитичес­кого учета используются, когда в инвентаризационных описях при­ведены наименования материала без указания сорта, размера, марки, номера и других потребительских свойств или в эти показатели вне­сены изменения. Достоверность записи устанавливают путем взаим­ной сверки показателей этих документов с данными инвентаризаци­онной описи.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгал­терского учета и инвентаризационной описи. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сорто­вой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие в зави­симости от принятого порядка ведения аналитического учета в бух­галтерии.

В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться по надлежаще офор­мленным документам с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недос­тачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ве­домости.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных цен­ностей), причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя.

Проверяется также порядок оформления списания потерь, про­водится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота добро­качественных ценностей.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей, как ис­ключение, допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материаль­ных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. По­этому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на винов­ных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостаю­щих ценностей выше оказавшихся в излишке. А если конкретные ви­новники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассмат­риваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списывают­ся за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или ре­зервных фондов. Если пересортица образовалась не по вине материаль­но ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть подробные объяснения причин данной пересортицы.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности то­го месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом отчете предприятия.

2.4. Отчет аудиторской организации по результатам проверки учета материальных ресурсов в ООО ПКФ «Севпун»

Задание на проведение аудиторской проверки:

1. На основании собранной информации охарактеризовать соблюдение норм действующего законодательства по учету материально-производственных запасов на предприятии.

2. Оформить результаты проверки для включения в письменную информацию аудитора руководству аудируемого лица (отчет аудитора). Указать правильные варианты
отражения хозяйственных операций.

Отчет аудиторской организации руководству ООО ПКФ «Севпун» о результатах аудиторской проверки

г. Петрозаводск                                                                                                24.10.2005г.

На основании договора, заключенного между ООО ПКФ «Севпун» и аудиторской фирмой «Аудитор», аудитор Евтушенко А.А. провела проверку финансово-хозяйственной деятельности ООО ПКФ «Севпун» за 2004г.  в части организации учета материально-производственных запасов и контроля за их сохранностью.

Проверка произведена на основании Федерального Закона об аудиторской деятельности, принятого Государственной Думой 13.07.2001г.

В ходе аудиторской проверки рассмотрены следующие вопросы:

- проверка хозяйственных операций с точки зрения законности, достоверности и целесообразности;

- организация учета товарно-материальных ценностей и контроля за их сохранностью.

Проверкой установлено:

При аудите финансовой отчетности ООО ПКФ «Севпун» уста­новлено, что складской учет материалов, принятых на ответственное хра­нение, не ведется. При проверке выявлено, что на складе хранится 250м. кабеля ВВГ 3х2,5 на сумму 50 000 руб., принятого на ответственное хранение от поставщика, так как он не отвечает сертифика­ту качества по условиям договора. Карточки учета кабеля на скла­де не ведутся. В бухгалтерском учете ценности не числятся.

В соответствии с п. 14 ПБУ 5/01 «Учет материально-производствен­ных запасов» материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре [2, С. 103]. В бухгалтерском учете ООО ПКФ «Севпун» инфор­мация о материалах, принятых на ответственное хранение, отсутствует. В соответствии с п. 155 Методических указаний по учету материально-производственных запасов в случае отсутствия у организации права собст­венности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответственно) на поступившие материальные ценности последние долж­ны учитываться на забалансовых счетах (002 «Товарно-материальные ценно­сти, принятые на ответственное хранение»). В соответствии с п. 54 Методи­ческих указаний материалы, поступающие на ответственное хранение, запи­сываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

По данным аудируемого лица, поступившие материалы не соответ­ствовали сертификату качества по условиям договора. Пунктом 49 Мето­дических указаний определено, что при установлении несоответствия по­ступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, по­ломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет комис­сия, которая оформляет ее актом о приемке материалов. Акт служит осно­ванием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транс­портной организации. Следовало предъявить претензию поставщику на основании акта приемки материалов.

ООО ПКФ «Севпун» выполняет договора по производству электромонтажных работ из материалов заказчиков. Давальческие материалы (кабельная продукция, электроустановочные изделия) и вспомогательные материалы (гвозди, шурупы и др.) учитываются непосредственно на объектах мастером, в бухгалтерском учете не отражаются.

При проверке операций с материалами установлено, что не ведется учет давальческого сырья. Пунктом 156 Методических указаний определено, что давальческие мате­риалы учитываются на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку». Давальческие материалы - это материалы, принятые орга­низацией от заказчика для переработки (обработки), выполнения иных работ или изготовления продукции без оплаты стоимости принятых мате­риалов и с обязательством полного возвращения переработанных (обра­ботанных) материалов, сдачи выполненных работ и изготовленной про­дукции. Аналитический учет давальческих материалов ведется по заказ­чикам, наименованиям, количеству и стоимости, а также по местам хранения и переработки (выполнения работ, изготовления продукции).

В нарушение п. 260 Методических указаний в ООО ПКФ «Севпун» не ведется учет материальных запасов, находящихся на хранении в скла­дах (кладовых) организации и подразделений, на карточках складского уче­та по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ такая информация должна формироваться на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Электроматериалы, поступающие в ООО ПКФ «Севпун» от постоянных поставщиков, принимают на объекты транзитом, минуя склад. В бухгалтерии они отражаются корреспонденцией:

Д-т 20 «Основное производство» - К-т 60 «Расчеты с поставщика­ми и заказчиками».

Учет материалов, поступающих транзитом,  ведется с нарушением установленных требований. В соот­ветствии с п. 51 Методических указаний, если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что мате­риалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации. По данным аудируемого лица, материалы, поступающие транзитом, отражены: