Положение Центрального
Банка РФ от 05.01.1998 № 14-П «О
правилах организации наличного
денежного обращения на территории
РФ» в соответствии с которым
осуществляется ревизия кассы
и контроль за соблюдением
расчетно-кассовой дисциплины. Указание
ЦБ РФ от 20 июня 2007 года №843-У
«О предельном размере расчетов
наличными деньгами и расходовании
наличных денег, поступивших в
кассу юридического лица или
кассу индивидуального предпринимателя»
вводит количественное ограничение
на денежные суммы, поступающие
в кассу по договорам с контрагентами.
Так, начиная с 21 июля 2007 года,
расчеты наличными деньгами между
субъектами предпринимательской
деятельности в рамках одного
договора могут производиться
в размере, не превышающем 100
тысяч рублей. Вся денежная наличность
сверх установленной нормы подлежит
сдаче в банковское учреждение.
Методические
указания по инвентаризации имущества
и финансовых обязательств, утвержденные
приказом Минфина РФ от 13 июня
1995г. № 49, содержат порядок
проведении инвентаризации кассы.
Как видно из обзора
нормативных документов учет денежных
средств достаточно обеспечен. Его
постоянное изменение и дополнение
направлено на отражение реальных процессов,
происходящих в нашей стране.
1.2 Теоретическое
обоснование учета денежных средств
В процессе
осуществления своей деятельности
каждая организация налаживает
хозяйственные связи с другими
организациями. Например, у одних
организаций она покупает материалы
для производства своей продукции,
другим - заказывает выполнение определенных
работ и т.д. В свою очередь
организация продает другим организациям
свои товары или продукцию,
выполняет для них работы или
оказывает услуги в зависимости
от вида деятельности, которыми
она занимается. Иными словами,
организация всё время имеет
хозяйственные отношения с поставщиками
и покупателями и осуществляет
с ними денежные и иные расчеты.
Кроме поставщиков и покупателей
организация ведет денежные расчеты
с банками, бюджетом, внебюджетными
фондами и другими кредиторами
и дебиторами.
Денежные средства
организации находятся в кассе
в виде наличных денег и
денежных документов на счетах
в банках, выставленных аккредитивах
и на открытых особых счетах,
чековых книжках и т.д.
Основными задачами
бухгалтерского учета денежных
средств являются: точный, полный
и своевременный учет этих
средств и операций по их
движению; контроль за наличием
денежных средств и денежных
документов, их сохранностью и
целевым использованием; контроль
за соблюдением кассовой и
расчетно-платежной дисциплины; выявление
возможностей более рационального
использования денежных средств.
Порядок хранения
и расходования денежных средств
в кассе установлен Инструкцией
Центрального банка Российской
Федерации. В соответствии с
этим документом организации
независимо от организационно-правовых
форм и сферы деятельности
обязаны хранить свободные денежные
средства в учреждениях банков.
Организации производят расчеты
по своим обязательствам с
другими организациями, как правило,
в безналичном порядке через
банки или применяют другие
формы безналичных расчетов, устанавливаемые
Банком России в соответствии
с законодательством Российской
Федерации. Для осуществления
расчетов наличными деньгами
каждая организация должна иметь
кассу и вести кассовую книгу
по установленной форме. [30, С. 381]
Прием наличных
денег организациями при осуществлении
расчетов с населением производится
с обязательным применением контрольно-кассовых
машин. Наличные деньги, полученные
организациями в банках, расходуются
на цели, указанные в чеке.
Ведение кассовых
операций возложено на кассира,
который несет полную материальную
ответственность за сохранность
принятых ценностей. В кассе
можно хранить небольшие денежные
суммы в пределах установленного
банком лимита для оплаты мелких
хозяйственных расходов, выдачи
авансов на командировки и
других небольших платежей. Превышение
установленных лимитов в кассе
допускается лишь в течение
трех рабочих дней в период
выплаты заработной платы работникам
организации, пособий по временной
нетрудоспособности, стипендий, пенсий
и премий. [16, С. 5]
Для учета кассовых
операций применяются следующие
типовые межведомственные формы
первичных документов и учетных
регистров: приходный кассовый
ордер (форма № КО-1), расходный
кассовый ордер (форма КО-2), Журнал
регистрации приходных и расходных
кассовых ордеров (форма КО-3),
Кассовая книга (форма КО-4), Книга
учета принятых и выданных
кассиром денежных средств (форма
КО-5). Эти формы утверждены постановлением
Госкомстата России от 18 августа
1998 г № 88 по согласованию с
Минфином России и введены
в действие с 1 января 1999 г.
Поступление денег
в кассу и выдачу из кассы
оформляют приходными и расходными
кассовыми ордерами. Суммы операций
записывают в ордерах не только
цифрами, но и прописью. Приходные
ордера подписывает главный бухгалтер
или лицо, им уполномоченное, а
расходные — руководитель организации
и главный бухгалтер или лица,
ими уполномоченные. В тех случаях,
когда на прилагаемых к расходным
кассовым ордерам документах, заявлениях
имеется разрешительная подпись
руководителя организации, подпись
руководителя на расходных кассовых
ордерах не обязательна. Приходные
кассовые ордера и квитанции
к ним, расходные кассовые ордера
и заменяющие их документы
должны быть заполнены четко
и ясно чернилами и шариковыми
ручками или выписаны на пишущей
(вычислительной) машинке. Подчистки,
помарки и исправления, хотя
бы и оговоренные, в этих
документах не допускаются. Прием
и выдача денег по кассовым
ордерам могут производиться
только в день их составления.
[30, С. 382]
Заработную плату,
пенсии, пособия по временной
нетрудоспособности, премии, стипендии
выдают из кассы не по кассовым
ордерам, а по платежным (расчетно-платежным)
ведомостям, подписанным руководителем
и главным бухгалтером. При
получении денег работники расписываются
в платежной ведомости. Если
деньги выдаются по доверенности,
то в тексте расходного ордера
после фамилии, имени и отчества
получателя денег указываются
фамилия, имя и отчество лица,
которому доверено получение
денег. Когда деньги выдают
по ведомости, перед распиской
в получении денег кассир указывает
«По доверенности». Доверенность
остается у кассира и прикрепляется
к расходному кассовому ордеру
или платежной ведомости.
Приходные и
расходные кассовые ордера или
заменяющие их документы до
передачи в кассу регистрируются
бухгалтерией в журнале регистрации
приходных и расходных кассовых
документов. Расходные кассовые
ордера, оформленные на платежных
(расчетно-платежных) ведомостях
на оплату труда и другие
приравненные к ней платежи,
регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных
и расходных кассовых документов
может осуществляться с применением
средств вычислительной техники.
Все операции по поступлению
и расходованию денежных средств
кассир записывает в кассовую
книгу, которая должна быть
пронумерована, прошнурована и
опечатана сургучной или мастичной
печатью. Количество листов в
ней должно быть заверено подписями
руководителей организации и
главного бухгалтера. В конце
рабочего дня кассир подсчитывает
в кассовой книге итоги операций
за день и выводит остаток
денег в кассе на следующий
день. Записи в кассовой книге
ведут шариковой ручкой или
чернилами через копировальную
бумагу на двух листах. Один
лист книги отрывной, его сдают
в конце дня со всеми приходными
и расходными документами в
качестве отчета по кассовым
операциям под расписку в кассовой
книге. Подчистки и не оговоренные
исправления в кассовой книге
запрещаются. Сделанные исправления
заверяются подписями кассира
и главного бухгалтера организации.
Контроль за
правильным ведением кассовой
книги возлагается на главного
бухгалтера организации. Руководители
организации обязаны оборудовать
кассу и обеспечить сохранность
денег в помещении кассы, а также при доставке
их из учреждения банка и сдаче в банк.
В тех случаях, когда по вине руководителей
организации не были созданы необходимые
условия, обеспечивающие сохранность
денежных средств при их хранении и транспортировке,
они несут ответственность в установленном
законодательством порядке. Помещение
кассы должно быть изолировано, а двери
в кассу во время совершения операции
— заперты с внутренней стороны. Доступ
в помещение кассы лицам, не имеющим отношения
к ее работе, воспрещается. [39, С. 86]
На весь перечень
работ по техническому укреплению
помещения кассы и её оборудованию
охранной и охранно-пожарной сигнализацией
составляется техническо-сметная
документация. При этом в смете
расходы отражаются раздельно
по источникам финансирования: расходы
по текущему и капитальному
ремонту относят на себестоимость
продукции (работ, услуг), а расходы
по установке и монтажу охранно-пожарной
и охранной систем учитывают
как капитальные вложения.
Хранение в
кассе наличных денег и других
ценностей, не принадлежащих данной
организации, запрещается.
В случае внезапного
оставления кассиром работы (болезнь
и др.) находящиеся у него под
отчетам ценности немедленно
пересчитываются другим кассиром,
которому они передаются, в присутствии
руководителя и главного бухгалтера
организации или в присутствии
комиссии из лиц, назначенных
руководителем организации. О
результатах пересчета и передачи
ценностей составляют акт за
подписями указанных лиц. В
малых организациях, не имеющих
в штате кассира, обязанности
последнего может исполнять главный
бухгалтер или другой работник
по письменному распоряжению
руководителя организации при
условии заключения с ним договора
о материальной ответственности.
[26, С. 182]
В сроки, установленные
руководителем организации, а
также при смене кассиров производится
внезапная ревизия денежных средств
и других ценностей, находящихся
в кассе. Остаток денежной наличности
в кассе сверяют с данными
учета по кассовой книге. Для
осуществления ревизии кассы
приказом руководителя организации
назначается комиссия, которая составляет
акт. При обнаружении ревизией
недостачи или излишка ценностей
в кассе в акте указывают
их сумму и обстоятельства
возникновения.
В условиях
автоматизированного ведения кассовой
книги должна проводиться проверка
правильности работы программных
средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение
Порядка ведения кассовых операций
возлагается на руководителей
организаций, главных бухгалтеров
и кассиров. Лица, виновные в неоднократном
нарушении кассовой дисциплины,
привлекаются к ответственности
в соответствии с законодательством
Российской Федерации. Порядок
ведения кассовых операций систематически
проверяют банки.
Денежные средства,
хранящиеся в кассе, учитывают
на активном синтетическом счете
50 «Касса». В дебет его записывают
поступление денежных средств
в кассу, а в кредит —
выбытие денежных средств из
кассы.
К счету 50 «Касса»
могут быт открыты субсчета:
50-1 «Касса Организации»;
50-2 «Операционная
касса»;
50-3 «Денежные документы»
и др.
На субсчете 50-1
«Касса организации» учитывают
денежные средства в кассе.
Если организация проводит кассовые
операции с иностранной валютой,
то к счету 50 «Касса» открывают
субсчета для обособленного учета
движения каждой наличной иностранной
валюты. На субсчете 50-2 «Операционная
касса» учитывают наличие и
движение денежных средств в
кассах товарных контор (пристаней)
и эксплуатационных участков, остановочных
пунктов, речных переправ, судов,
в билетных и багажных кассах
портов, вокзалов и т.п. Этот
субсчет открывается организациями
при необходимости. На субсчете
50-3 «Денежные документы» учитывают
находящиеся в кассе организации
почтовые и вексельные марки,
оплаченные авиабилеты, марки государственной
пошлины и другие денежные
документы. Денежные документы
учитывают на счете 50 «Касса»
в сумме фактических затрат
на их приобретение. [16, С. 11]
Учет поступления
и выбытия денежных документов
оформляют приходными и расходными
кассовыми ордерами. Данные кассовых
ордеров кассир записывает в
книгу движения денежных документов,
являющуюся регистром аналитического
учета денежных документов. Аналитический
учет денежных документов ведут
по их видам. Один-два раза
в месяц кассир составляет
в кассовой книге отчет по
поступившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных
документов осуществляется в
журнале-ордере № 3. По окончании
отчетного периода остатки по
журналу-ордеру сверяют с данными
книги движения денежных документов.