Организация учета и анализа наличия и движения основных средств

    На предприятии в приложении к учетной политике на 2006г разработан график документооборота. Однако он не соответствует методическим рекомендациям по составлению графика. Для чёткой регламентации движения документов, документооборот можно оформить в виде схемы или графика работ по созданию, проверке и обработки документов, выполняемых каждым подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

    Предлагается график документооборота не делать частью приказа об учётной политики. Лучше в учетную политику внести фразу: «Документирование хозяйственных операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который директор филиала утверждает отдельным приказом».

    Тогда график можно будет править, когда это понадобится, в отличии от учётной политики, любые изменения в которой можно применять только с начала очередного года. Фрагмент примерного графика документооборота прилагается (см. прил. 45)

    Для своевременного и качественного составления отчетности и контроля за сроками её предоставления, следует разработать план отчётности. В плане нужно указать весь перечень отчётных форм, сроки их предоставления и фамилии работников, отвечающих за составление и предоставления отчётности. Фрагмент плана отчетности прилагается (см. прил.46).

    В целях ужесточения контроля  за сохранностью основных средств, в первичных документах по учету наличия и движения основных средств (инвентарных карточках учета объектов основных средств формы ОС-6, в актах  о приеме-передаче объектов основных средств формы ОС-1, актах выбытия объектов основных средств формы ОС-4), необходимо заполнять все обязательные реквизиты. Это и наименование организации – изготовителя, марка или модель объекта, заводской номер, лицо ответственное за сохранность данного объекта и другие.

    Для надлежащего учета объектов  основных средств и их сохранностью  нужно на объекты основных  средств, присвоенные инвентарные  номера, наносить краской или прикрепить к ним жетоны. В соответствии с рекомендациями, предлагается инвентарные номера объектам основных средств присваивать по порядково – серийной системе для каждой классификационной группе.

    В филиале «Хлебокомбинат» Климовского  РАЙПО необходимо, в соответствии с законодательством и указаниям, наладить учет арендованных основных средств:

- на  арендованные основные средства  открыть инвентарные карточки  учета объектов основных средств  формы ОС-6;

- прием  в аренду имущества оформить  актами о приеме-передаче объектов основных средств формы ОС-1;

- учет  арендованных основных средств  вести на забалансовом счете  001 «Арендованные основные средства»  по  стоимости обозначенной в  договоре аренды.

    Предлагается для уточнения восстановительной  стоимости основных средств и приведения ее в соответствие  с современным уровнем рыночных цен, специалистам предприятия просчитать  и проанализировать необходимость проведения  переоценки основных средств.

    Ведь, дорогостоящее оборудование  и офисная техника быстро устаревают. В соответствии с пунктом 15 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» у предприятия есть право ежегодно их переоценивать.  Можно  предприятию этим воспользоваться, но это необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В результате этой переоценки стоимость устаревших основных средств уменьшится. Это позволит сэкономить на налоге на имущество.  

    На предприятии применяется линейный  способ начисления амортизации  по всем объектам основных  средств. Но это пассивный метод,  он не учитывает эффективность использования основных средств. Он больше подходит для начисления амортизации по пассивной части основных средств. В соответствии со статьей 259 Налогового Кодекса и пункта 18 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» по каждой группе основных средств предприятие имеет право устанавливать свой способ начисления амортизации. Воспользоваться этим правом можно, прописав такой порядок  в учетной политике. Тогда при вводе основного средства в эксплуатацию  будет возможность выбрать оптимальный для него метод амортизации.

    Согласно практике для дорогостоящих  активов в бухгалтерском учете  выгоднее устанавливать способ  по сумме чисел лет срока  службы.  С его помощью стоимость  основных средств будет списываться  быстрее. Следовательно, база  для расчета налога на имущество будет ниже.

    Некоторые расходы, связанные  с покупкой основных средств  (например, командировочные расходы,  которые выданы работнику, направленному  для покупки основных средств,  таможенные  пошлины и другие) по правилам бухгалтерского учета включаются в их первоначальную стоимость, а по правилам налогового – могут относиться к прочим.

    Сэкономить на налоге на имущество,  а заодно и сблизить бухгалтерский  и налоговый учет в филиале  можно таким образом, указав  в учетной политике, что несущественные затраты по приобретению внеоборотных активов будут учитываться в текущих расходах. Но необходимо  написать какие расходы будут считаться несущественными. Например, это могут быть суммы, не превышающие 5% от первоначальной стоимости объекта (пункт 1 Указаний, утвержденным приказом Минфина РФ от 22.07.2003г № 67Н).

    Инвентаризация имущества и обязательств  организаций является важным  общехозяйственным мероприятием. Необходимо  обратить внимание на важность  этого мероприятия, так как  на предприятии, согласно представленных документов, за анализируемый период не проводилась ни одна инвентаризация основных средств, хотя в учетной политике прописан порядок проведения инвентаризации.

    Рекомендуется руководству предприятия  незамедлительно провести инвентаризацию объектов основных средств и документально подтвердить наличие имущества и правильность его оценки. Для документального оформления проведения инвентаризации основных средств  и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организация должна применить типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998г № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

    Основные средства оказывают  многоплановое и разностороннее  влияние на уровень рентабельности  и финансовые результаты деятельности  предприятия.  Поэтому можно рекомендовать, более расширенный анализ основных средств по нескольким направлениям: анализ наличия и движения основных средств; анализ технического состояния основных средств; анализ эффективности использования основных средств; анализ влияния величины основных средств на изменение финансового положения предприятия.

    Анализ наличия и движения основных средств показывает, что:

    Приобретение основных средств за плату – увеличивает внеоборотные активы предприятия, изменяет структуру капитала. В целом замедляется оборот капитала, сокращаются размеры наиболее ликвидных активов, ухудшается платежеспособность. По приобретены транспортным средствам, помимо НДС, уплачивается налог с владельцев транспортных средств. Издержки производства увеличиваются на сумму налога с владельцев транспортных средств и затрат по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

    Продажа основных средств – формирует финансовый результат (прибыль или убыток) от прочей реализации, который увеличивает (уменьшает) балансовую прибыль предприятия. Уменьшает размер основных средств, повышает ликвидность баланса, ускоряет оборот всего капитала. Оптимальным вариантом продаж для налогообложения прибыли является реализация основных средств по рыночной стоимости. Однако, оценка данной операции должна в первую очередь производится с точки зрения производственной потребности предприятия в реализуемых объектах основных средств, возможности их замещения более производительными.

    Ликвидация основных средств  – финансовый результат выявляется по каждому ликвидируемому объекту. Собственные  источники предприятия при этом уменьшаются на сумму недовнесенного в бюджет НДС и на сумму недоамортизации ликвидируемого объекта.

    Анализ технического состояния  включает в себя изучение состава  и динамики основных средств,  технического состояния и темпов обновления активной их части (рабочих машин, оборудования, транспортных средств), технического перевооружения, внедрение новой техники, модернизации и замены морально устаревшего оборудования.

    Следовательно, перед совершением  каких-либо хозяйственных операций, связанных с наличием и движением основных средств, следует проанализировать влияние данной операции на основные средства, их структуру и размер, для возможности более эффективного использования основных средств в процессе осуществления хозяйственной деятельности филиала «Хлебокомбинат» Климовского РАЙПО.

    Для более эффективной работы  системы бухгалтерского учета  предлагается создание постоянно  действующей ревизионной комиссии. Желательно чтобы она работала  не на общественных началах, а являлась самостоятельным подразделением аппарата управления (службой внутреннего аудита). Ведь ее цель  обеспечение эффективности деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов.

    Реализация этих предложений позволит руководству филиала повысить дисциплину управленческого и  бухгалтерского учета. 

    3.2  Пути повышения эффективности организации бухгалтерского

           учета  и учета основных  средств 

    В последнее время  все больше  компаний стремиться систематизировать работу своих финансовых служб, вводя  внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета.

    Успешность предприятия нередко  зависит от его внутренней  стабильности  и устойчивости.

    Не секрет, что каждый главный  бухгалтер стремиться построить учет на предприятии  «под себя». Кто-то является приверженцем автоматизации, кто-то питает слабость к мемориально-ордерной системе учета. В результате приход в бухгалтерию нового главного бухгалтера или просто бухгалтера влечет за собой «перестройку» работы. Очевидно, что это означает не только финансовые затраты, но и временное снижение эффективности деятельности бухгалтерской службы в целом.

    На основании проведенного исследования и выявленных недостатков по организации и методологии бухгалтерского учета,  предлагается в филиале «Хлебокомбинат» Климовского РАЙПО разработать и ввести внутренние стандарты ведения бухгалтерского учета, в том числе учета основных средств. Кроме основной цели – стабильности и прозрачности работы бухгалтерии – внутренние стандарты позволят решить ряд других задач:

- устранить  противоречия,  дублирование обязанностей  и «белые пятна» в работе бухгалтерии;

- упорядочить  отношение бухгалтерской службы  с другими подразделениями предприятия;

- снизить  трудоемкость учетной работы.

    К внутренним стандартам бухгалтерского учета на предприятии будут относиться руководства, инструкции, методические разработки, пособия и другие обязательные к применению документы. Их можно разделить на три уровня: Положения о системе ведения бухгалтерского учета, руководства по ведению бухгалтерского учета и инструкции  (см. схему 3.1). Это деление отражает не иерархию документов, поскольку они друг другу не подчинены, а их значимость и уровень детализации.

Схема 3.1- Стандарты ведения бухгалтерского учета

    Наиболее важным и общим будет являться Положение о системе бухгалтерского учета. Этот документ будет формализовать, прежде всего, методологическую работу бухгалтерии. Положение о системе бухгалтерского учета будет содержать:

- краткое  описание  и основные требования  к составлению документов, входящих в систему ведения бухгалтерского учета;

- описание  главных принципов классификации  и группировки объектов учета;