Организация системы внутреннего контроля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                 28

2.6 Составляющие системы  внутреннего контроля

Система внутреннего контроля состоит непосредственно из органов  контроля, т. е. органов, учрежденных  в организации в целях осуществления  внутренних проверок, ревизий. Это могут  быть службы внутреннего аудита, контрольно-ревизионный  отдел, инвентаризационное бюро или  даже сторонняя организация, призванная осуществлять постоянный внутренний контроль на фирме на договорных началах.

Объекты внутреннего контроля – это предметы контроля, т. е. активы и обязательства, источники средств, капиталы, резервы, виды проводимых операций (по заготовке, снабжению, сбыту, инвестициям, производству и т. д.), центры ответственности  по затратам, прибыли, финансовым вложениям, доходам и т. д.

Контроль должен осуществляться набором средств, в первую очередь  это технические средства в виде помещений, наборов измерительных, контрольных инструментов, систем обработки  полученной информации (ЭВМ); финансовые средства – это зарплата, к ней  система штрафов и надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля – это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный и эффективный контроль (тесты, прослеживание, инвентаризация, опрос, наблюдение, анализ, сверка и т. д.). Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля – база показателей, это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Также должны быть положения о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта, по обмену информацией. Еще одна составляющая системы – документация. Разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя:

1. надлежащую систему  бухгалтерского учета;

2. контрольную среду;

3. отдельные средства  контроля.

Система внутреннего контроля может с определенной степенью вероятности  подтвердить, что цели, ради которых  она была создана, достигнуты. Причиной этого являются следующие неизбежные ограничения системы внутреннего  контроля:

1. естественное требование  руководством экономического субъекта  того, чтобы затраты на осуществление  контрольных мероприятий были  меньше тех экономических выгод,  которые дает применение таких  мероприятий;

2. тот факт, что большинство  средств контроля имеет своей  целью выявление нежелательных  хозяйственных операций, а не  тех, которые являются необычными;

3. свойство человека делать  ошибки по небрежности, из-за  рассеянности, неверных суждений  или недопонимания инструктивных  материалов;

                                                                                                                                 29

4. умышленное нарушение  системы контроля в результате  сговора сотрудников экономического  субъекта как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;

5. нарушение системы контроля  вследствие злоупотреблений со  стороны представителей руководства,  ответственных за функционирование  данных аспектов контроля;

6. распространенная практика  существенного изменения условий  ведения хозяйственной деятельности, в результате чего принятые  контрольные процедуры могут  перестать выполнять свои функции.

Средства контроля экономического субъекта должны использоваться с учетом следующего:

1. хозяйственные операции  выполняются с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;

2. все операции фиксируются  в бухгалтерском учете в правильных  суммах, на надлежащих счетах  бухгалтерского учета, в правильном  периоде времени;

3. доступ к активам  возможен только с разрешения  соответствующего руководства;

4. соответствие зафиксированных  в бухгалтерском учете и фактически  имеющихся в наличии активов  определяется руководством с  установленной периодичностью.

Порядок оформления результатов  мероприятий по контролю.

Для обобщения результатов  комплексной ревизии всей деятельности предприятия составляется акт, в  котором отражаются выявленные ревизией недостатки в работе и нарушения  государственной дисциплины.

Акт ревизии подписывается  руководителем ревизионной группы, руководителем и главным (старшим) бухгалтером ревизуемого предприятия, а в необходимых случаях –  руководителем и главным (старшим) бухгалтером, ранее работавшим в  ревизуемом предприятии, к периоду  работы которых относятся выявленные нарушения.

При наличии возражений или  замечаний по акту ревизии руководитель и главный (старший) бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 3 дней со дня подписания акта представляют письменные объяснения. По акту представляются также объяснения других должностных лиц ревизуемого  предприятия, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Правильность фактов, которые изложены в объяснениях, должна быть проверена ревизующим. По результатам проверки дается письменное заключение.

В тех случаях, когда выявленные ревизией нарушения или злоупотребления  могут быть скрыты или по выявленным фактам необходимо принять срочные  меры к устранению нарушений или  привлечению к ответственности  лиц, виновных в злоупотреблениях. В  ходе ревизии, не ожидая ее окончания, составляется отдельный промежуточный  акт, требуются от должностных или  материально ответственных лиц  необходимые объяснения.

Промежуточные акты составляются также для оформления результатов 

                                                                                                                                 30

ревизии отдельных участков деятельности ревизуемого предприятия: по результатам ревизии кассы, инвентаризации материальных ценностей и основных фондов, контрольного обмера и проверки качества выполненных строительно-монтажных  работ и др. Промежуточные акты прилагаются к основному акту ревизии и подписываются членами  ревизионной группы, которые участвовали  в ревизии данного участка  деятельности ревизуемого предприятия, и должностными лицами, отвечающими  за этот участок работы, или материально  ответственными лицами, отвечающими за сохранность денежных средств и материальных ценностей. Один экземпляр промежуточного акта вручается должностному лицу ревизуемого предприятия, подписавшему акт.

Факты, изложенные в промежуточных  актах, включаются в основной (общий) акт ревизии.

В акте ревизии приводятся:

1.общие данные о выполнении  ревизуемым предприятием производственных  и финансовых планов;

2.факты неправильного  планирования производственных  и финансовых показателей, невыполнения  заданий и обязательств, неправильного  расходования средств и других  нарушений финансовой дисциплины;

3.факты неправильного  ведения бухгалтерского учета  и составления отчетности;

4.выявленные факты бесхозяйственности, недостач и хищений денежных  средств и материальных ценностей;

5.размеры причиненного  материального ущерба и другие  последствия допущенных нарушений  с указанием фамилий и должностей  лиц, по вине которых они  были допущены;

6.вскрытые при ревизии  дополнительные возможности и  резервы увеличения выпуска и  реализации продукции, снижения  ее себестоимости, увеличения  прибыли, сокращения затрат на  содержание аппарата управления, ликвидации потерь и непроизводительных  расходов, увеличения доходов бюджета.

В случае, когда по результатам  ревизии возникает необходимость  использовать хорошие образцы работы и распространять их в других предприятиях и хозяйственных организациях, руководитель ревизионной группы отдельно докладывает  об этом руководителю, назначившему ревизию.

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                 31

2.7  Взаимосвязь и отличия внешнего и внутреннего контроля

В зависимости от того, кто  проводит проверку, аудит подразделяют на внутренний и внешний.

Внутренний аудит осуществляется внутрифирменной аудиторской службой  и направлен на повышение эффективности  управленческих решений по экономическому и рациональному использованию  ресурсов предприятия с целью  максимальной прибыли и рентабельности. Он проводится внутри организации ее же специалистами и организуется по желанию руководства для получения  информации, необходимой для управленческих решений.

Службы внутреннего контроля постоянно:

1. следят за эффективностью  и целесообразностью расходования  собственных денежных средств;

2. следят за эффективностью  и целесообразностью расходования  заемных денежных средств;

3. следят за эффективностью  и целесообразностью расходования  привлеченных денежных средств;

4. проводят анализ и  сопоставление фактических финансовых результатов с прогнозируемыми;

5. дают финансовую оценку  результатов инвестиционных проектов;

6. контролируют финансовое  состояние предприятия. Внешний  аудит выполняют специальные  аудиторские фирмы, и основной  задачей данного вида аудита  является установление достоверности  и дача заключения по финансовому  отчету проверяемого предприятия,  а также разработка рекомендаций  по устранению имеющихся недостатков.  Аудиторская проверка может быть  обязательной и добровольной, т.  е. осуществляется по предприятию  самого экономического субъекта.

Инструменты финансового  анализа по результатам аудиторской  проверки применяются как по решению  руководства предприятия для  внутреннего пользования и принятия управленческих решений, так и по решению государственных органов  при квалификации платежеспособности и риска банкротства.

Внешний аудит при проверке использования прибыли анализирует  платежи в бюджет, отчисления в  резервный фонд, перечисления прибыли  в фонды накопления, в фонд потребления, на благотворительные и аналогичные  цели, на штрафы.

Особое внимание внешнего аудита уделяется анализу дебиторской  и кредиторской задолженностей, динамике долгосрочных и краткосрочных финансовых вложений (в паи и акции других предприятий, в облигации и другие ценные бумаги).

Особенности внутреннего  и внешнего аудита можно представить  следующим образом.

Внутренний аудит.

Постановка задач определяется собственниками или руководством исходя из потребностей управления. Объектом данного вида аудита является решение 

                                                                                                                                 32

отдельных функциональных задач  управления. Цель определяется руководством предприятия. Средства выбираются самостоятельно. Вид деятельности – исполнительская. Организация работы – выполнение конкретных заданий руководства. Взаимоотношения – подчиненность руководству. Оплата – начисление заработной платы по штатному расписанию. Отчетность – перед собственником или руководством.

Внешний аудит.

Постановка задач определяется договором между независимыми сторонами: предприятием и аудитором. Главным  образом система учета и отчетности предприятия. Цель определяется законодательством  по аудиту: оценке достоверности финансовой отчетности и законодательства. Средства определяются общепринятыми аудиторскими стандартами. Вид деятельности –  предпринимательская. Организация работы определяется аудитором самостоятельно исходя из общепринятых норм. Взаимоотношения – равноправное партнерство, независимость. Оплата – по договору.

Несмотря на кажущиеся  различия, внутренний и внешний аудит  во многом дополняют друг друга. Многие функции внутренних аудиторов могут  быть выполнены приглашенными независимыми аудиторами; при решении многих задач  внутренние и внешние аудиторы могут  использовать одинаковые методы, разница  лишь заключается в системе точности и детальности применения этих методов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

                                                                                                                                 33