Организация системы внутреннего контроля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                 22

2.4 Классификация процедур  и методов внутреннего контроля   

Поскольку система контроля является важной составляющей управленческого  контроля в целом, для раскрытия  механизмов функционирования данной системы  необходимо изучить особенности  ее составных элементов, а для  этого необходимо ее классифицировать по разным признаками.

Систему внутреннего контроля классифицируют по форме внутреннего  контроля, который зависит от особенностей организационной и правовой структуры  субъекта; видов и масштабов финансово-хозяйственной  деятельности субъекта; рациональности и целесообразности охвата контролем  сфер деятельности субъекта; отношения  руководства организации и ведению  контроля.

Также различают внутренний контроль в зависимости от применяемых  методов и приемов контроля (общие  методы контроля – индукция, дедукция, анализ, синтез, обобщение и другие, самостоятельно разработанные методы – замеры, взвешивание, пересчет, инвентаризация, наблюдение, экспертиза, сверка, обратная калькуляция, логическая и экономическая  проверка, тестирование, анкетирование, опрос и т. д., специальные методы – методы экономической статистики, анализа, прогнозирования, моделирования  и т. д.). Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит.

Организация внутреннего  контроля в форме внутреннего  аудита присуща крупным и некоторым  средним организациям, для которых  характерны:

1) усложненная оргструктура;

2) многочисленность филиалов, дочерних компаний;

3) разнообразие видов  деятельности и возможность их  кооперирования;

4) стремление органов  управления получать достаточно  объективную и независимую оценку  действий менеджеров всех уровней  управления.

Кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут  выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К  институтам внутреннего аудита относят  и ревизионные комиссии, деятельность которых регламентирована действующим  законодательством.

В зависимости от времени  контроль подразделяют на оперативный, тактический и стратегический.

В зависимости от данных, которые используются при контрольных  мероприятиях, различают фактический, документальный контроль и контроль показателей, полученных с помощью  обработки средствами ЭВМ.

По этапам проведения контрольных  мероприятий различают предварительный, текущий и последующий контроль. Контроль может быть плановым и внеплановым, разовым, постоянным и периодическим. По степени охвата данных может быть сплошным и выборочным.

                                                                                                                                 23

В зависимости от типа системы  внутреннего контроля он может осуществляться с помощью систем ЭВМ или вручную, либо возможна частичная автоматизация  отдельных стадий контроля.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется контролером-ревизором  без применения средств ЭВМ.

Частично автоматизированный внутренний контроль осуществляется его  контролерами с применением средств  автоматизации в сочетании с  обработкой данных вручную. Контроль, осуществляемый с помощью средств  автоматизации, ведется под руководством контролера-ревизора, что облегчает  ему работу с большими массивами  данных, экономит время, позволяет делать всесторонний анализ, задавая параметры  выборки.

Следующий признак классификации  – значимость субъектов контроля в процессе осуществления контрольных  операций.

По данному признаку разделяют:

1) контролеров-ревизоров,  непосредственно осуществляющих  контроль;

2) участников, в обязанности  которых входят функции контроля, – это различные специалисты  предприятия.

Данная классификация  не исчерпывающая, но в ней приведены  основные классификационные признаки, необходимые для правильного  понимания системы внутреннего  контроля.

Методы  контроля являются важной составляющей системы контроля.

Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто не нужны — он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных

работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры

контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или  сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля (таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского

учета. Так, на крупном предприятии  со сложными условиями обработки  данных необходимо подготовить:

• перечень продавцов или  потребителей;                    

• условия отгрузки продукции;

• процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

                                                                                                                                 24

Схема-1 «Методы внутреннего  контроля»

 

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями  обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Состав методов внутреннего  контроля 

Предприятия достигают целей  контроля путем разработки и внедрения  процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к  хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным  хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное

влияние на весь цикл хозяйственных  операций, на несколько циклов или  на

работу предприятия в  целом.

Предприятия разрабатывают  и внедряют процедуры контроля для  того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации дан­ных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям,

                                                                                                                                 25

заключается ли она в невозможности провести обработку данных по

законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и

активов, были достигнуты и  что системой бухгалтерского уче­та выдается

надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять  различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтер­ского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности

скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его  плодами.

Таким образом, три названных  элемента являются составляющими общей  структуры системы внутреннего конт­роля в любой организации или на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                 26

2.5 Этапы внутреннего контроля

Организация эффективно функционирующей  системы внутреннего контроля –  это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

1.Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.

2.Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово- хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.

3.Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

4.Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

                                                                                                                                 27

5.Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).

При организации такого отдела необходимо учитывать основные требования к эффективности его функционирования.

Может быть и большее количество этапов оценки системы контроля в зависимости от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергнутого проверке.

Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение  информации о специфике и масштабах  деятельности субъекта, представление  о системе его бухгалтерского учета. Итоги первоначального знакомства позволяют принять решение о  возможности использования в  проверке системы внутреннего контроля. Если контролер-ревизор не может  полагаться на систему внутреннего  контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтоб выводы его не основывались на доверии к  этой системе. Низкая эффективность  системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта.