Организация бухгалтерского учета материально-производственных запасов

     При проверке использования материально-производственных запасов, проверяется списание отклонений в стоимости материалов на выпуск готовой продукции, для чего анализируются данные ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары. Проводится оценка техники расчета отклонений, проверяется правильность подсчета среднего процента отклонений и списание отклонений по направлениям расхода материалов, включая и остаток их на складе.

     В условиях рыночной экономики финансовая устойчивость предприятия зависит  от конкурентоспособности выпускаемой  продукции, ее спроса на внутреннем и внешнем рынке и объема реализации по договорам поставок. Реализацией готовой продукции завершается кругооборот хозяйственных средств предприятия. Выполнение запланированного объема реализации продукции позволяет предприятию возместить производственные затраты, выполнить свои обязанности перед государственным бюджетом, банками по кратко- и долгосрочным кредитам и другими хозяйственными субъектами по долговым обязательствам, а также получить необходимую прибыль для дальнейшего развития и совершенствования производства.

     Приступая к проверке операций по учету реализации продукции, надо убедиться в правильности постановки учета, который обеспечивает постоянный контроль за отгрузкой выпущенной из производства готовой продукции, своевременным поступлением средств от покупателей на счета в банке за реализованные им готовые изделия и в то же время позволяет в полном объеме отразить эти операции на соответствующих счетах бухучета.

     В процессе проверки устанавливают организацию  оперативного учета в соответствии с требованиями контроля за выполнением договорных обязательств: наличия по каждому договору расшифровок ассортимента (заказ-спецификация), отметок о фактическом отпуске с указанием даты. Далее необходимо обратить внимание на соблюдение сроков сдачи работниками и экспедиторами документов в бухгалтерию предприятия на отгруженную продукцию, на основе которых бухгалтерия или финансовый отдел выписывает платежные документы. Чаще всего задержка оплаты платежных документов покупателями вызвана неправильным оформлением сопроводительных документов грузов ТТН (товаротранспортная накладная), счетов-фактур, а в ряде случаев платежных документов. Для наглядности систематизации составим  Рис. 6

   

     

   

     

   

   

   

   

     
 

Рис. 6 Проверка  движения ТМЦ

     В связи с этим устанавливается соответствие применяемых первичных документов по оформлению отпуска продукции действующим типовым формам документов. Одновременно с этой проверкой выясняют правильность заполнения в документах требуемых реквизитов, соблюдение действующего порядка выдачи бланков документов материально-ответственным работникам и контроля за их использованием.

     Внимательно проверяются записи операций по отпуску  и реализации готовой продукции  в ведомости №16 “ Учет движения готовых изделий, реализации продукции и материальных ценностей”. В процессе проверки определяют правильность перенесения в ведомость остатков неоплаченной продукции покупателями из ведомости за прошлый месяц и обоснованность записей в текущем месяце об отгрузке.

     В ведомости №16 дается расшифровка сумм по предъявленным покупателям платежным документам, а также на основе выписок банка производятся отметки об оплате платежных документов покупателями (с указанием даты, суммы, счета). Наличие таких данных позволяет сопоставить даты отгрузки с датами оплаты по каждому покупателю.

     Особое  внимание уделяется тем позициям ведомости, где отсутствуют отметки  об оплате или допущены списания задолженности  за покупателями за счет средств предприятия. Такое сопоставление позволит выявить  факты отгрузки продукции, замены одних видов продукции другими, завышение договорных цен, отсутствие документов, подтверждающих качество отгруженной продукции.

     Если  покупателями были предъявлены претензии  за недогруз или пересортицу продукции, необходимо изучить материалы, получить объяснения от работников, осуществляющих упаковку, отгрузку, выписку отгрузочных документов, провести инвентаризацию продукции на складе и сопоставить данные инвентаризации с предъявленными претензионными материалами.

     В таком же порядке проверяются  необоснованно списанные суммы задолженности за покупателями за счет средств предприятия. Однако, во всех случаях проверка сопровождается изучением складского учета готовой продукции. По данным складского учета могут быть выявлены неучтенные излишки продукции, по которым были предъявлены претензии.

     Необходимо  в процессе проверки на складе готовой  продукции проверить продукцию, подготовленную к отправке. С этой целью количество подготовленных и  упакованных грузов сопоставляют с  данными сопроводительных документов. Следует убедиться в правильности заполнения отгрузочных реквизитов. Если продукция отпускается представителю - покупателя (то есть на месте), то надо убедиться в правильности оформленных предъявленных доверенностей.

     Одновременно  с проверкой отгрузки готовой продукции изучается система контроля за вывозимыми грузами с территории предприятия, то есть пропускная система. С этой целью выявляется: проверяют ли работники охраны вывозимые грузы и сверяют ли их в натуре с предъявленными пропусками и сопроводительными товаротранспортными накладными; имеются ли на пропусках подписи начальника отдела сбыта и главного бухгалтера; указывается ли в пропусках наименование продукции и количество мест, а в необходимых случаях и емкость тары; указывается ли в них ссылка на номера расходных накладных склада, а в накладных - номера пропуска; погашаются ли охраной использованные пропуска и регистрируются ли они в специальном журнале; прикладываются ли принятые охраной пропуска к соответствующим расходным накладным склада. По результатам проверки склада готовой продукции и охраны составляется промежуточный акт.

     Контроль  за отгрузкой и реализацией продукции  выполняет на предприятии бухгалтерия, которая следит за соблюдением установленного порядка документирования операций по отгрузке готовой продукции, за правильностью применения цен, своевременностью предъявления документов на оплату в банк. Важным объектом контроля являются расходы на сбыт.

     В качестве источников проверки данного  вида расходов используют журнал-ордер  №11, ведомость аналитического учета внепроизводственных расходов, другие журналы-ордера (машинограммы) и документы, послужившие основанием для записи в указанных регистрах.

     Полнота и правильность отражения в учете  этих расходов изучаются при проверке операций по движению материалов, денежных средств, расчетных и других операций. В процессе проверки сопоставляются записи коммерческих расходов, приведенные в соответствующих журналах-ордерах, с записями в ведомости аналитического учета расходов на сбыт, как по общему итогу за месяц, так и по отдельным статьям расходов, а также с данными счета 93 “ Расходы на сбыт” и Главной книги. Надо иметь в виду, что к ним относятся лишь те виды затрат, которые непосредственно связаны с реализацией готовой продукции.

     В данной организации при проведении проверки  на складе были выявлены следующие недостатки в области ведения складского учета:

     Несвоевременность отражения поступивших на склад  материалов в инвентарных карточках.

     При осмотре склада было обнаружено, что  полки, на которых расположены материалы, не пронумерованы, что затрудняет быстрый поиск материалов на складе.

     Также было выявлено, что в инвентарной  карточке не указано, где конкретно (№ полки, ряда) расположен материал, что тоже затрудняет процесс его поиска.

     На  поступивших недавно материалах отсутствуют бирки, позволяющие произвести однозначное определение материала на складе. Среди объективных причин отсутствия бирок может привести двумя факторами: либо к данному материалу нет сопроводительных документов, либо по материалу наблюдалась пересортица.

      Еще одним существенным недостатком  складского учета является складирование  материалов не по видам, а по приходам.

     Вторым  выявленным недостатком является неправильное списание материалов. Так при проверке было обнаружено следующее: при отпуске материалов на сторону все подразделения отпускают не самые старые материалы (как необходимо по методу ФИФО), а самые дорогие. При отпуске же материалов в производство метод ФИФО соблюдается. 
 

     3.3. Совершенствование учета материально-производственных запасов и автоматизация учетного процесса 

     Совершенствованием  процесса учета материалов является переход на международные стандарты учета. Как известно, имущество предприятий показывается в бухгалтерском балансе в денежной оценке, которая с развитием рыночных отношений усложняется. Рыночные цены подвержены колебаниям, они «плавают», меняются. Отсюда меняется и стоимость имущества предприятия, его активов, что влияет на величину прибыли в текущей оценке.

     Международными  стандартами бухгалтерского учета предусмотрено, что в отчетном бухгалтерском балансе материальные ценности оцениваются по минимально возможной стоимости при сравнении фактической заготовительной себестоимости материальных ценностей с их рыночными ценами на момент составления отчетного баланса.

     Сопоставляя стоимость материальных ценностей в учете с их стоимостью по текущим рыночным ценам, выбирают количественно меньшую оценку и в соответствии с ней отражают материальные ценности в отчетном балансе. Возникающие отрицательные разницы в стоимостном выражении относят на результаты хозяйственной деятельности.

     Международные стандарты бухгалтерского учета дают значительную свободу в выборе методики оценки материальных ценностей, т. е. они не ограничиваются рекомендациями по выбору минимальной оценки из двух возможных. В практике имеют место следующие методы   оценки:

- по  первоначальной стоимости, представляющей собой расходы на приобретение конкретного объекта;

- по  восстановительной стоимости, представляющей  собой сумму денежных средств,  которую пришлось бы выплатить в данный момент при необходимости замены объекта другим таким же;

- по  чистой стоимости реализации (цена  продажи за вычетом торговых  издержек и разумной прибыли).

     Этот  метод позволяет определить упущенную  выгоду в случае, если данный предмет не будет реализован на сторону:

     - по приведенной стоимости - дисконтированной  величине будущих поступлений  денежных средств, которую, как ожидается, может принести реализация данного предмета в ходе обычной коммерческой операции.

     Дисконтирование - это приведение экономических показателей разных лет к сопоставимому во времени виду (с помощью коэффициентов дисконтирования, основанных на формуле сложных процентов).

     В международной практике ведения  бухгалтерского учета наиболее широко применяется метод оценки ФИФО.

     Оформление  отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов.

     Поэтому важное значение имеет упрощение  учета на этом участке.

     С этой целью первичные документы  на внутреннее перемещение и отпуск в производство материалов следует оформлять только в натуральных показателях.

     В конце месяца в бухгалтерии по данным первичных документов с помощью  специального программного обеспечения  происходит автоматическое списание на затратные счета материалов по учетным ценам, в качестве которых служат оптовые цены приобретения, определенные по методу ФИФО.

      В целях совершенствования документального  оформления отпуска материалов на производство можно предложить повысить контрольные  функции первичного учета, которые предназначены, во- первых, для последовательного оформления    отпуска  материалов,    потребляемых   при