Лекции по "Контроль и ревизия"

ЕОМ застосовуються ревізорами і при проведенні інвентаризації коштів підприємства з метою виявлення розбіжностей фактичних і облікових даних, які зберігаються в пам’яті.

В умовах централізованої  обробки інформації для здійснення такого роду дій ревізор повинен оформити запит, наприклад, для відновлення процесу обробки інформації з нарахування заробітної плати зацікавленим особам або для роздруковування відповідної результативної інформації з нарахування заробітної плати, що зберігаються на електронних носіях.

У контрольно-ревізійних службах (управліннях, відділах, інших  підрозділах), до функцій яких входить проведення ревізій, постійно зростає обсяг контрольної інформації. Це різні дані ревізій, тематичних перевірок, сигнали правоохоронних органів, друку (про виконання плану за декілька років на об’єктах ревізії, про проведені інвентаризації, про виявлені недостачі і крадіжки в різних розрізах, про відшкодування матеріальних збитків тощо). Підвищується роль аналізу контрольної інформації для удосконалення прогнозування і координації контрольно-ревізійної роботи, організації проведення ревізій.

У сучасних умовах збір, опрацювання, представлення й аналіз такої інформації здійснюється в основному, вручну. Контрольна інформація не завжди оперативна, недостатньо аналітична, опрацювання її працеємне. Тому одним із важливих напрямів удосконалення організації проведення ревізій і перевірок є застосування ЕОМ для обробки контрольної інформації на рівні контрольно-ревізійних служб, аудиторських фірм.

За допомогою ЕОМ  отримується інформацію про результати проведених ревізій і перевірок, стан і тенденції розвитку кожного з об’єктів, що перевіряються, на кілька років, про ефективність роботи окремих ревізорів, а також необхідні звітні машинограми та інше. Така інформація сприяє вдосконаленню планування і координації контрольно-ревізійної роботи, більш обґрунтованому відбору черговості об’єктів, що перевіряються, спрямованому на підготовку програми конкретних ревізій, поглибленому аналізу результатів перевірок, ревізій, оперативному контролю за усуненням недоліків, виявлених ревізіями, і, нарешті, підвищення ефективності ревізій.

Для обробки і аналізу  контрольно-ревізійної інформації за допомогою ЕОМ необхідно розробляти завдання з її автоматизованої обробки. Цей процес включає проектування функціонального, інформаційного, технічного й інших видів забезпечення автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації. Для вирішення за допомогою ЕОМ цих проблем можна рекомендувати наступні функціональні завдання:

• аналіз даних про проведені ревізії і перевірки за окремими об’єктами. У результаті може формуватися інформація про кількість проведених ревізій і перевірок на об’єкті, що перевіряється, на декілька років, про суми виявлених незаконних витрат, недостач і крадіжок грошових коштів і матеріальних цінностей у різних розрізах (за періодами, матеріально відповідальними особами тощо), про приписки і спотворення звітності;
• – зведений аналіз даних про об’єкти, що перевіряються. Це дозволить автоматизованим шляхом одержувати інформацію про загальну кількість проведених ревізій і перевірок, їх динаміку, про виявлені недостачі, крадіжки, незаконні витрати на цих об’єктах, передачу справ до судово-слідчих органів, суми стягненого матеріального збитку і суми заборгованості за матеріально відповідальними особами.

Аналізуючи ефективність роботи окремих ревізорів, можна  отримати інформацію про завантаженість ревізорів протягом декількох років, про використання часу на ревізії фінансово-господарської діяльності і на вимогу правоохоронних органів, на підготовку до ревізії, підготовку матеріалів до обговорення, а також про виявлені порушення, зловживання, суми виявлених недостач і встановлені судом розміри матеріального збитку, про інші показники, які характеризують ефективність роботи ревізорів. Можливе вирішення й інших функціональних завдань автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації.

Обов’язковою умовою функціонування комплексу завдань  з автоматизованої обробки контрольно-ревізійної інформації є розробка і організація технічного й інформаційного видів забезпечення.

При розробці технічного забезпечення, виборі комплексу технічних засобів можливі два основних варіанти. По-перше, це передача первинних документів, які містять відповідну інформацію, на обчислювальних центрів та її опрацювання: систематизація, узагальнення, одержання вихідних машинограм, які містять відомості про результати ревізій і перевірок у певних розрізах. Машинограми відповідно до встановленого порядку у регламентному режимі передаються ревізійній службі для їх використання. У даному випадку використовується централізована форма організації технології обробки інформації з використанням ЕОМ, а основним засобом технічного забезпечення є універсальні ЕОМ.

В умовах розширення випуску  ПЕОМ такий варіант є нераціональним. У наш час обробку контрольно-ревізійної інформації більш доцільно здійснювати за допомогою ПЕОМ чи відеотермінальних пристроїв, які є технічними засобами для автоматизації робочого місця ревізора. Важливим компонентом інформаційного забезпечення є: система класифікації і кодування, система документації і документообороту, інформаційна база.

Формування носіїв інформації передбачає класифікацію і кодування  умовно-постійної інформації. Класифікація забезпечує розчленування сукупності даних на однорідні групи за певними ознаками. Прикладом можуть бути класифікатори матеріально відповідальних осіб, ревізорів. Кодування є процесом присвоєння скороченого кодового позначення окремої позиції сукупності даних (з урахуванням виконаної раніше класифікації), наприклад, код матеріально відповідальної особи, ревізора.

При організації інформаційного забезпечення завдань з обробки  контрольно-ревізійної інформації необхідно вирішити питання її документування, створення інформаційної бази. Відома практика автоматизованої обробки ревізійної інформації, при якій за результатами кожної ревізії заповнюються спеціальні картки, де вказуються необхідні реквізити: назва ревізійного апарату і проревізованого підприємства, дані про осіб, що проводять ревізію, а також про її результати. 

В умовах функціонування АРМ ревізорів щодо обробки контрольно-ревізійної інформації необхідні первинні дані можна вводити в ЕОМ безпосередньо з акта ревізії. Введення і контроль інформації, одержання необхідних відеограм, машинограм здійснюється в діалоговому режимі, у результаті чого відпадає необхідність працеємної роботи – заповнення карток. Інформація, одержана в результаті вирішення завдань з обробки контрольно-ревізійної інформації, видається оперативно, за запитом.

Важливим напрямом застосування ЕОМ у роботі ревізорів є створення на рівні контрольно-ревізійних підрозділів інформаційно-довідкових систем, в яких може утримуватись і поновлюватися інформація про всі нормативні акти, необхідні ревізору при проведенні ревізій, перевірок, а також про типові способи здійснення і приховування крадіжок і зловживань, про ознаки, що вказують на можливість використання цих способів тощо. Створення інформаційно-довідкових систем значно посилює методичну підготовленість ревізорів, сприяє підвищенню їх кваліфікації.

Крім того, персонально-професійні ЕОМ використовуються за наявності відповідного програмного забезпечення для підготовки текстів актів ревізій, різних довідок, звітів тощо. Але в цій справі більш ефективним є застосування спеціальних пристроїв автоматизованої обробки текстової інформації.

Прикладом змін у роботі ревізорів є погляди Девіда М. Летропа, які повністю прийнятні і до наших умов. Він відзначає, що з приходом електронної обробки даних і комерційних систем, заснованих на комп’ютерній техніці, багато операцій, що виконувались вручну, були передані комп’ютерам. Перш за все, помітна взаємодія стала фіксуватися за допомогою електронних пристроїв. Спочатку ревізори намагались не помічати ці вдосконалення. Але згодом зрозуміли, що такий підхід був неадекватний, і заявився новий тип ревізора – ревізор із технічними знаннями, який володіє електронною обробкою даних. Через певний час, вони не тільки стали проводити ревізії за допомогою комп’ютера, але і використовувати комп’ютер у якості інструменту для її проведення

Тема 14  Перевірка стану внутрішньогосподарського контролю та узагальнення результатів ревізії.

14.1. Внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль і його функції

Система попереднього, поточного  і подальшого контролю (крім ревізії фінансово-господарської діяльності, яка здійснюється державною контрольно-ревізійною службою) створює окрему його галузь, тобто внутрішньогосподарський або внутрішній контроль. Він є системою постійного спостереження за ефективністю діяльності підприємств, збереженням і ефективністю використання цінностей і коштів, доцільністю і вірогідністю операцій та процесів. 

Особливе значення має  внутрішньогосподарський (внутрішній) контроль на підприємствах, де зосереджується велика маса цінностей. Він здійснюється безпосередньо на підприємстві відповідними службами, що дає можливість своєчасно виявляти недоліки при здійсненні операцій, вживати заходів щодо їх усунення. У зв’язку з цим внутрішньогосподарський контроль є постійно діючою функцією управління на підприємствах, дієвим засобом сприяння збереженню цінностей і коштів. Він сприяє їх збереженню та економному використанню.

Такі вимоги може виконати тільки своєчасно і глибоко проведений контроль. В іншому випадку він не зможе вчасно виявити недоліки у процесі діяльності на підприємстві. Своєчасний, дієвий і оперативний внутрішньогосподарський контроль дає змогу не тільки вчасно з’ясувати недоліки і хиби в діяльності підприємств (об’єднань) та їх підрозділів, але й виявити невикористані резерви для підвищення ефективності діяльності.

Його контрольні функції  спрямовані на підвищення ефективності діяльності підприємств і об’єднань, виявлення і використання внутрішніх резервів і посилення режиму економії, запобігання непродуктивним витратам і втратам, нестачам і розкраданням цінностей.

Особливо великі завдання покладено на внутрішньогосподарський контроль у забезпеченні збереження цінностей на об’єктах підприємства. Це пояснюється тим, що на цих підприємствах обертається і зберігається велика кількість цінностей і сировини. У зв’язку з цим важливо підвищити ефективність контролю у боротьбі з безгосподарністю і марнотратством, нестачами і крадіжками. У першу чергу необхідно посилити поточний контроль із боку керівників і спеціалістів підрозділів об’єднань і підприємств, а також працівників бухгалтерського обліку. Контроль, який здійснюються в процесі господарської діяльності, найбільш оперативний. Цей спосіб систематичного й активного спостереження за операціями і процесами здійснюються відповідно до заданих критеріїв.

Практика свідчить, що на тих підприємствах, де налагоджені  поточний внутрішньогосподарський контроль, інвентаризаційна діяльність, забезпечується ощадливість і збереження цінностей. З метою посилення боротьби з нестачами і розкраданням необхідно, щоб внутрішньогосподарський контроль здійснювався об’єднаними зусиллями всіх спеціалістів, керівників господарських підрозділів та бухгалтерських служб. При цьому особливе значення має щоденний контроль за переміщенням цінностей на окремих об’єктах підприємства.

Керівники окремих структурних  підрозділів іноді не вникають у  суть і ефективність рішень. Тому з метою посилення контролю особливу увагу необхідно приділити перевірці економічної ефективності і доцільності операцій об’єднання і його підприємств.

Контроль поточної господарської діяльності не завжди здійснюють комплексно, об’єднаними зусиллями ревізорів, економістів та інших спеціалістів об’єднань і підприємств. Цим повинні займатися спеціалісти, які знають економіку, технологію виробництва.

На конкретному прикладі можна показати періодичність контролю операцій під час надходження, виробництва і реалізації продукції і сировини. У цій таблиці 1 визначені джерела інформації, періодичність її формування при надходженні, відвантаженні і реалізації продукції та визначена періодичність здійснення процедур контролю. Зокрема, дані таблиці показують, що в більшості випадків контроль здійснюється під час документального оформлення операцій, а рух готової продукції і сировини на підприємстві контролюється безперервно.

Оперативність внутрішньогосподарського контролю багато в чому залежить від своєчасності і вірогідності облікової інформації про всі операції, які пов’язані з рухом продукції і сировини, виробництвом і їх реалізацією, дотриманням відповідних умов зберігання.

Частота формування джерел інформації суттєво впливає на періодичність контролю. Наприклад, за графіками надходження сировини від постачальників можна безперервно контролювати ці операції.

Контролювати вірогідність нарядів можна як під час відпуску продукції, так і після закінчення цієї операції. Те саме можна сказати і про контроль інших джерел інформації. Але незалежно від періодичності і частоти формування інформація майже у всіх випадках контролюється як безперервно, так і періодично. Однією з умов підвищення оперативності контролю є вивчення господарських операцій і процесів під час їх звершення, що потребує постійного спостереження за ними.

Для підвищення оперативності  контролю на об’єднаннях і підприємствах  важливе значення мають правильна  організація кількісно-сумового обліку цінностей у місцях зберігання продукції, раціональне здійснення операцій під час надходження і реалізації продукції, ефективне використання коштів. Для цього необхідно, щоб керівники об’єднань і підприємств ґрунтовно знали суть і зміст господарських операцій, всебічно аналізували їх та впливали на виконання договорів щодо постачання і реалізації продукції.