Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

     Рис. 2.5 Учет основных средств (начало)

     Основными средствами ООО «Барселона» является компьютер «Pentium - 4» с комплектующими первоначальной стоимостью 11766 руб.,  принтер «НР» первоначальной стоимостью 2121 руб., телефонный аппарат «Panasonic» первоначальной стоимостью 1000 руб. Амортизация начисляется линейным способом.

    Далее в учетном регистре аналогичным  образом рассчитывается амортизация  нарастающим итогом на первое число  каждого месяца квартала и рассчитывается остаточная стоимость, т.е. регистр  имеет очень объемный вид. В предпоследней строке таблицы суммируются величины амортизации и остаточной стоимости по всем основным средствам. В нижней строке выполняется расчет суммарной амортизации за месяц по  всем основным средствам, которая переносится затем в главный регистр. Расчет осуществляется как разница между суммами амортизации данного и предыдущего месяца.

    Аналогичным образом, т.е. в виде единого годового регистра, строится регистр учета  заработной платы. Автоматически рассчитываются отчисления в социальные фонды с расшифровкой по фондам по суммам начисленных  и перечисленных платежей.

    Формируются сведения о среднесписочной численности  помесячно и с начала года.

    Регистр учета прочих операций представляет собой простую таблицу типа мемориального  ордера. Сюда включены операции по формированию финансовых результатов, отдельные нестандартные операции и исправительные проводки.

     Главный учетный регистр ООО «Барселона» (Главная книга) представляет собой книгу Excel, состоящую из следующих листов: План счетов; Главная книга; Оборотная ведомость; Сальдовая ведомость.

    На  листе «План счетов» содержатся рабочий план счетов и вспомогательная  информация для обеспечения генерации  бухгалтерской отчетности.

    Лист  «Главная книга» представляет собой  совокупность суммарных проводок, содержащихся в аналитических регистрах.

    Оборотная ведомость содержит суммарные обороты  по синтетическим счетам и субсчетам, проходящим по главной книге за каждый месяц квартала, а также суммарные  обороты за квартал, на начало квартала и нарастающим итогом с начала года на конец квартала.

      Фрагмент листа «План счетов» представлен в таблице 2.10.

    В первых двух столбцах расположены наименование и номер счета. В третьем столбце  представлен тип счета. Под типом  счета подразумевается не традиционное разделение на активные, пассивные и активно- пассивные счета, а несколько иная классификация, основанная на специфике учета.

     Таблица 2.10

     Рабочий План счетов 2003 год 

    Счета первого типа  - это счета, не имеющие субсчетов и аналитических счетов, второго типа - это счета или субсчета, имеющие субсчета более низкого уровня; счета третьего типа - это счета, имеющие аналитические счета. Необходимость подобного разделения вызвана спецификой формирования

    В столбце «№ регистра» указан порядковый номер учетного регистра, в котором ведется учет по данному счету.

    В последних двух столбцах указаны  строки актива и пассива баланса. Это сделано не только для информации, но и для обеспечения генерации бухгалтерской отчетности.

    Фрагмент  Главной книги представлен в  таблице 2.11.

Таблица 2.11

Фрагмент  листа «Главная книга» за 2 квартал 2003 года 

    Важным  моментом является то обстоятельство, что большинство проводок проходит по двум учетным регистрам, поэтому несколько сложно исключить двойной учет. Для этого бухгалтер ООО «Барселона» вручную выполняет информацию корреспондирующих счетов в текстовом формате. В регистре это выглядит следующим образом – перед номером счета проставляются кавычки.

    Фрагмент  оборотной ведомости представлен  в приложении 2.

    Первый  столбец – номер счета, второй-третий – обороты с начала года на начало квартала, следующие шесть – обороты  по дебету и кредиту за каждый месяц квартала, затем идут два столбца с оборотами за текущий квартал, в последних двух столбцах – обороты с начала года на конец текущего квартала. Между первым и вторым столбцом есть вспомогательный, находящийся в скрытом состоянии, в котором отображен тип счета.

    Для контроля осуществляется проверка совпадения суммарных проводок по дебету и кредиту. Несовпадение может возникнуть при  использовании некорректных проводок, либо при неправильном указании типа счета.

    Данная  форма очень удобна для составления квартальной бухгалтерской и налоговой отчетности, поскольку в ней собраны воедино все необходимые для этого показатели.

    Фрагмент  сальдовой ведомости второго  квартала приведен в приложении 3. 

    Первые  два столбца  - остатки на начало года, третий и четвертый – на начало квартала, далее остатки по дебету и кредиту на конец  каждого квартала.  Остатки на начало года формируются копированием этой информации, а в первом квартале они создаются путем переноса итоговой информации предыдущего года.  Остатки по счетам  второго типа получаются  суммированием  информации по субсчетам.

    Данная  информация служит не только для составления бухгалтерской и налоговой отчетности, но и для анализа экономического состояния предприятия.

    Основным  достоинством метода ведения бухгалтерского учета с помощью электронных таблиц является его гибкость, приспосабливаемость к изменениям и возможность создания форм учетных регистров под конкретного пользователя.

    Основными формами бухгалтерской отчетности являются бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках. Других отчетных форм ООО «Барселона» как малое предприятие не составляет.

    Отчетность  предприятия составляется в соответствии с основным документом, устанавливающим состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организации -  Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» ПБУ 4/99 от 06.07.99 № 43н.