Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

     Распределение информации по книгам и страницам  Excel  исходит из требований компактности расположения, удобства анализа и генерации отчетности в налоговую инспекцию и другие контрольные органы. Бухгалтерская программа предлагает жесткие учетные формы – частично свои, частично традиционные. В электронных таблицах можно действовать по своему усмотрению. Это очень удобно  для ООО «Барселона». Рассмотрим, каким образом осуществляется бухгалтерия на Excel . 

2.3 Организация бухгалтерского учета ООО «Барселона» в условиях автоматизации 

    Регистры  бухгалтерского учета ООО «Барселона»  построены по квартально-месячному  принципу. Каждый учетный регистр представляет собой отдельный файл (книгу) Excel, содержащую информацию за квартал. Информация по каждому месяцу расположена  на отдельном листе. Еще один лист представляет собой суммарную информацию. В отдельных регистрах содержится дополнительная информация по мере ее необходимости.

    Ведение бухгалтерского учета ООО «Барселона» предусматривает следующие виды учетных регистров: учета денежных средств; учета материальных ценностей; учета амортизируемого имущества; учета расчетов с партнерами; учета зарплаты; прочих операций.

    Автоматизация собственно учета – это еще  не полная автоматизация бухгалтерского труда. Значительную часть рабочего времени занимает оформление различного рода первичных документов.  В программе электронных таблиц необходимо самим создавать формы документов и самим их настраивать. Поэтому некоторые первичные документы бухгалтера ООО «Барселона» создают на бумажных носителях информации, то есть вручную, а затем проводки вносят в соответствующий регистр.

    Такие документы, как платежное поручение, кассовые документы (расходный ордер, приходный ордер, кассовую книгу), счета-фактуры, документы по заработной плате (лицевой счет), бухгалтер осуществляет вручную.

    Журналы учета доверенностей, приходных  и расходных ордеров, счетов-фактур и т.п. составляются внесением данных документов вручную с указанием суммы, даты, номера документа и т.п.

    Рассмотрим принцип построения бухгалтерского учета ООО «Барселона», начиная с банковских операций.

    Информационный  лист представляет собой таблицу  типа базы данных. Это стандартная  ведомость банковских операций, но с несколько расширенным набором  полей. На рис. 2.3 представлен фрагмент листа месяц 1 книги Банк1 (ведомость учета банковских операций за 1 квартал 2004 года).

    Дата  начала квартала генерируется автоматически  по номеру месяца даты первой операции. Название таблицы набирается вручную.

    При работе с данной таблицей используется функция ДАТА, которая имеет синтаксис ДАТА (ГОД; МЕСЯЦ; ДЕНЬ) и возвращает число в формате даты. Текущее сальдо формируется не в каждой строке, а только по завершению банковского дня. 

 

      Рис. 2.3 Ведомость учета банковских операций (начало)

      Остаток заносится в случае, если  дата следующей операции больше текущей даты или если текущая операция последняя. Арифметическая часть формирует текущее сальдо как сумму начального остатка и оборота по дебету за вычетом кредитового оборота. Таким образом осуществляется расчет сальдо в конце каждого банковского дня. Это становится возможным благодаря логическим функциям и функциям проверки свойств и значений.

    На  рис. 2.4 показана нижняя часть листа «Ведомость учета банковских операций».  

 

      Рис. 2.4 Нижняя часть листа «Ведомость учета банковских операций».

    Лист  «Результаты» (таблица 2.8) представляет собой перечень суммарных проводок по месяцам.

    Проводки  проставляются вручную. При необходимости  их можно заменить и дополнить. Предусмотрена  контрольная строка, где сравниваются суммарные обороты по дебету и кредиту на листе «Результаты» с соответствующими суммарными оборотами по ведомости. В случае их расхождения  в контрольных ячейках появляется текст «ошибка»; если расхождений нет, то появляется текст «правильно».

      Таблица 2.8

      Лист  «Результаты» 

 

      К прочим регистрам учета денежных средств относятся валютный счет и касса. Валютный счет аналогичен расчетному, с той лишь разницей, что учет ООО «Барселона» ведет в рублях и в валюте. ООО «Барселона» ведет параллельный учет непосредственно по банковским выпискам.

      Учетный регистр по кассе имеет свою специфику - он совмещает в себе учетный регистр, аналогичный банковскому, и формы генерации документов: расходных и приходных ордеров и кассовой книги.

      Рассмотрим  порядок отражения учета расчетов с партнерами.

      К рассматриваемой категории относятся  регистры учета с: поставщиками и подрядчиками; покупателями и заказчиками; подотчетными лицами; разными дебиторами и кредиторами.

      Все перечисленные регистры имеют абсолютно  одинаковую форму, поэтому рассмотрим  один регистр  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    В основе регистра лежит журнал-ордер (приложение 1).

    Недостатком является то, что часть информации в данном регистре дублирует аналогичную  информацию в ведомости банковских операций, то есть бухгалтеру ООО «Барселона»  приходится выполнять двойную работу.

    Регистры  учета материалов для производства и товаров для торговли также  имеют аналогичные формы. Рассмотрим один из них – Товары.

    Общий вид регистра представлен в табл. 2.9.

    Строится  он практически также, как и регистр  учета расчетов с партнерами, но имеются следующие отличия: данные счета являются чисто активными, и остатки могут быть только дебетовыми; приходится вести не только денежный, но и количественный учет.

    Как уже было отмечено, учет материальных ценностей ООО «Барселона» ведет  по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). 

      Таблица 2.9

      Регистр учета товарно-материальных ценностей 

 

      Продолжение таблицы 2.9

 

     Рассмотрим регистры учета амортизируемого имущества. К амортизируемому имуществу  относятся основные средства  и нематериальные активы. Нематериальных активов на своем балансе ООО «Барселона» не имеет. В отличие от других регистров аналитического учета данный регистр не имеет традиционной структуры, представляющей собой помесячный аналитический учет на отдельных листах и результирующий лист с суммарными проводками. Все оприходование основных средств осуществляется через счет 08, а списание осуществляется на затраты производства. Главной задачей является правильное начисление амортизации. Для амортизируемого имущества ООО «Барселона» выбрана форма учета в виде единой сквозной таблицы за год с расчетом суммарной месячной амортизации (рис. 2.5).