Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

    «1 С :Предприятие» следует современным  стандартам пользовательского интерфейса, содержит разнообразные средства для  связи с другими программами.

    Возможность импорта и экспорта информации через  текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой  программой. [16. С. 89-96]

     Также «1С:Предприятие» поддерживает современные  средства интеграции приложений: ОLЕ, ОLЕ АUTOMATION и DDЕ. Использование этих средств позволяет: управлять работой других программ, используя встроенный язык «1С:Предприятие», например, формировать отчеты и графики в Microsoft  Ехсеl; получать доступ к данным «1С:Предприятие»  из других программ; вставлять в документы и отчеты «1С:Предприятие»  объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы; размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

    При переходе на другую версию автоматически  сохраняются все введенные данные.

    Таким образом,  видны значительные преимущества данной программы, так как повысится на только качество бухгалтерского и налогового учета, но и существенно сократятся затраты времени на обработку информации.

    Данная  программа содержит все типовые  бланки первичных документов. Таким образом,  при занесении первичного документа в базу данных. Программа автоматически формирует проводки, добавляет информацию в отчеты.

     Укрупненную схему  движения документов в программе  «1С: Предприятие» рассмотрим на рис. 3.5.

     

       

     

       
 

       

     

 

Рис. 3.5 Укрупненная схема движения документов

    Как видно из схемы, все участки учета  взаимосвязаны. Один и тот же справочник, например «Сотрудники», используется на нескольких участках работы – начисление и выплата заработной платы, учет расчетов с подотчетными лицами и т.д.

    Для ООО «Барселона» также удобен справочник «Товары», где указывается  наименование товара,  его цена и  количество. При реализации товаров  при заполнении первичных документов выбираются реализуемые товары, автоматически формируется товарный отчет, заполняется книга продаж,  и  выводятся остатки товара.

    С помощью данной программы возможен автоматический анализ итогов деятельности с построением графиков, диаграмм, расчетом структуры, динамики и т.д.

    При переходе на программу 1 «С» высвободится компьютер, так как учет будет вестись взаимосвязано. ООО «Барселона» реализует данный компьютер.

      Рассчитаем  экономический эффект от внедрения программы «1С:Предприятие».

      Таблица  3.12

     Расчет  экономического эффекта 

 

     Отсюда  вытекает, что освоение бухгалтером  непосредственной работы в программе  «1С» помимо улучшения качества учета  дает к тому же положительный экономический эффект.

     В последующих отчетных периодах расходы будут заключаться только в сервисном обслуживании программы, то есть экономический эффект значительно возрастет.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    В настоящее время происходит быстрое  оснащение организаций компьютерами. Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера.

    Компьютерная  программа не способна заменить грамотного бухгалтера, но позволяет сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

    На  малых предприятиях для ведения упрощенного бухгалтерского учета целесообразно применять полную автоматизацию учетных процедур. Основой работы на компьютере является программное компьютерное обеспечение для бухгалтерии. Выбор подходящего пакета прикладных программ – залог успешной работы бухгалтерии, а значит, повышение «качества» бухгалтерской информации, необходимой для анализа результатов деятельности предприятия с целью принятия важных управленческих решений.

    Целью дипломной работы явилось изучение уровня автоматизации бухгалтерского учета данного субъекта хозяйствования и разработка рекомендаций по совершенствованию уровня автоматизации.

    В работе изучены организационные  и методологические основы учета в субъектах малого предпринимательства, раскрыта нормативно-правовая база учета. Дано описание значения компьютерной техники в работе бухгалтера,  поэтапно описана подготовка к автоматизации.

    Объект  изучения дипломной работы - общество с ограниченной ответственностью «Барселона», осуществляющее торгово-закупочную, посредническую, внешнеэкономическую деятельность и услуги общественного питания и досуга, являющееся субъектом малого предпринимательства.

    согласно анализу основных технико-экономических показателей, практически финансово-хозяйственная деятельность ООО «Барселона» финансируется за счет заемных средств. Такая сильная зависимость организации от внешних источников говорит о кризисном  финансовом состоянии. Можно сделать вывод о значительном расширении масштабов деятельности в 2003 году. Об этом свидетельствует рост выручки, увеличение количества работников, прирост оборотных ресурсов.

    Ведение бухгалтерского учета на предприятии  осуществляется бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. В составе бухгалтерии пять работников.

    Бухгалтерский учет ООО «Барселона» ведется автоматизировано с применением электронных таблиц Microsoft Excel. В основе таблично-автоматизированного учета заложен главный элемент метода бухгалтерского учета – документация, группировка и обобщение учетной информации производится с помощью компьютеров. В результате бухгалтерия получает регистры различного содержания, соответствующие журналам-ордерам, ведомостям, книгам, карточкам учета.

    Регистры  бухгалтерского учета ООО «Барселона»  построены по квартально-месячному  принципу. Каждый учетный регистр представляет собой отдельный файл (книгу) Excel, содержащую информацию за квартал. Информация по каждому месяцу расположена на отдельном листе. Еще один лист представляет собой суммарную информацию. В отдельных регистрах содержится дополнительная информация по мере ее необходимости.

    Первичные документы заполняются вручную, затем бухгалтер вносит проводки в базу данных в соответствующий  регистр.

    Отчетность (бухгалтерский баланс и отчет  о прибылях и убытках) также составляется вручную. Баланс основывается на данных шахматной ведомости, сальдовой ведомости. Показатели бухгалтерской и налоговой отчетности заносятся в готовые типовые бланки, которые в чистом виде содержатся в памяти компьютера.

    Таким образом, учет ООО «Барселона» автоматизирован, но имеет массу недостатков. Во-первых, первичные документы и отчетность составляются вручную. Во-вторых, все участки учета между собой не взаимосвязаны, что порождает дублирование данных. От того, насколько современна и совершенна автоматизация бухгалтерского учета в организации, зависит его качество, своевременность, доступность пользователям.

    Каждый  бухгалтер создает свои собственные  справочники, которые зачастую дублируют  аналогичные других работников бухгалтерии.

    Программа электронных таблиц  реализует учет отдельных участков. По некоторым участкам учета просто собираются проводки по отдельным корреспондирующим счетам в  базы и затем выполняются над ними различные действия, а единой системы сбора проводок нет. Это затрудняет их взаимосвязь, а по некоторым счетам автоматизации учета вообще не существует. Ввод данных ведется напрямую, т.е. бухгалтеры непосредственно забивают проводки в базу, указывая корреспондирующие счета и суммы и дополнительные параметры.

     Существующая  автоматизация учета делает невозможным внутренний контроль за состоянием достоверности бухгалтерского учета.

    Негативным  фактором является отсутствие анализа  финансово-хозяйственной деятельности и планирования на предприятии.

    В целях совершенствования работы бухгалтерии предложено проведение анализа и планирование результатов деятельности с помощью программы Microsoft Excel.

    В ООО «Барселона» не проводится анализ хозяйственной деятельности. Это  грозит тем, что на фоне абсолютных показателей (прибыль от продаж, чистая прибыль) можно не заметить серьезных нарушений или ухудшений финансово-хозяйственной деятельности. Без анализа сложно прогнозировать доходы и расходы, нет основы для поиска резервов роста доходов и прибыли. Поэтому в ООО «Барселона» необходимо организовать аналитическую работу. Целесообразно поручить аналитическую работу главному бухгалтеру при подготовке отчета.

    В настоящее время становится возможным  планирование с помощью автоматизированных программ на основе корреляционного  и регрессионного анализа. Наиболее известной и применяемой программой является программа  электронных таблиц Microsoft Excel.

    Применение  данных программ делает возможным на основе изучения временных рядов  прогнозирование показателей деятельности на ближайшие отчетные периоды.

    Был построен прогноз выручки от реализации товаров на первое полугодие 2004 года.

    С помощью корреляционного и регрессионного анализа был получен прогноз выручки от реализации товаров на январь-июнь 2004 года в сумме 42434,7 тыс. руб.

    Модель  показала, что выручка от реализации находится в тесной корреляционной зависимости от индекса потребительских цен и себестоимости закупаемых товаров. Прогноз выручки и себестоимости товаров вполне может быть оправдан, так как для увеличения масштабов деятельности организация привлекла краткосрочный займ в конце 2003 года. У организации есть все возможности роста объемов реализации, так как расширяется штат ООО «Барселона», услуги общественного питания и досуга пользуются большим спросом. В 2004 году прогнозные показатели практически совпали с фактическими показателями выручки от продаж. В первом квартале выручка от реализации составила 15620 тыс. руб., прогнозное значение – 15568,8 тыс. руб. Таким образом, в первом квартале перевыполнение плана составило 51,2 тыс. руб.

    Для контроля за уровнем издержек также необходимо их планирование. Была составлена смета затрат на полугодие 2004 года с учетом запланированного объема реализации.

    Зная  прогнозную величину объемов продаж, объемов закупа товаров и издержек обращения, был рассчитан ожидаемый  финансовый результат от реализации за первое полугодие 2004 года.

    Зная  прогнозную величину прибыли, организация  может планировать распределение  прибыли,  расширение масштабов деятельности. Для успешной работы любой организации  необходимо планировать ее финансовые результаты  в перспективе. Планирование обеспечивает взаимоувязку показателей развития организации с имеющимися ресурсами, и является важнейшей частью любого бизнеса. Планирование  финансового результата является важным вопросом также для   тех пользователей, кому эта информация необходима при выработке правильных решений в налоговой сфере, поскольку именно прибыль является внутренним источником текущего и долгосрочного развития, источником возрастания рыночной стоимости организации, индикатором его кредитоспособности.