Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

    Выборка информации из базы данных производится с помощью следующих возможностей Excel: функции рабочего листа (функция «СУММЕСЛИ»); фильтрация; промежуточные итоги; сводная таблица.

     Таблица 2.2

     Оборотно-сальдовая ведомость 

 

    С помощью функции «ЕСЛИ» и «СУММЕСЛИ» из журнала хозяйственных операций выделяются обороты по конкретным бухгалтерским счетам, которые автоматически попадают в формулы для расчета остатков. Вторым способом является фильтрация. В Excel  есть функции Автофильтр и Расширенный фильтр. На основе данных функций формируются Лист Продажи, Лист Покупатели, Лист Товары, Лист Продажи с промежуточными итогами. Фильтрация – наиболее подходящий инструмент для детального анализа текущей информации. Она позволяет делать выборку не только по конкретным значениям, но и по условиям. Рассмотрим, как на примере действуют данные функции. 

     Таблица 2.3

     Лист  Продажи 

 

С помощью  функции «СУММЕСЛИ» сформирован Лист Покупатели (таблица 2.4).

     Аналогично  формируется Лист Товары по видам  товаров. Кроме суммы в таблицу  добавляется количество товаров.

Таблица 2.4

Лист Покупатели 

 

    С помощью функции «Автофильтр» получается таблица Продажи, отфильтрованная  по критерию любого товара, например «чайник» (таблица 2.5).

     Таблица 2.5

     Лист  «Продажи» с примененным автофильтром 

 

    Чтобы получить результат фильтрации, используется функция «Промежуточные итоги». После применения данной функции формируется следующий Лист Продажи (таблица 2.6).

    Для произвольной выборки информации в  Excel используется способ «Сводная таблица». Он обеспечивает практически неограниченные возможности выборки информации и выполнения промежуточных и итоговых расчетов.

     Таблица 2.6

     Лист  «Продажи» с промежуточными итогами 

     Продолжение таблицы 2.6

 

     Лучше всего они проявляются в тех  случаях, когда необходимо создать  отчетный документ. ООО «Барселона»  необходимо было получить информацию, по каким товарам, на какую сумму  у него заключены договора со всеми  покупателями (таблица 2.7).

     При необходимости данную таблицу можно  дополнить графой «Количество».

     Программа Excel  позволяет вести и налоговый учет. ООО «Барселона» разработало расчетные формулы. При этом использовались следующие рекомендации: в формулах должен быть минимум конкретных числовых коэффициентов и максимум ссылок на ячейки, куда эти коэффициенты помещаются. Ставки налогов вводятся с помощью команды «Вставка®Имя®Присвоить».

     Таблица 2.7

     Сводная таблица 

      

    На  данных функциях и возможностях строится вся автоматизация бухгалтерского учета в пакете Excel. Журнал хозяйственных операций, все учетные регистры, отчетные формы и другие документы являются выборками, обработанными соответствующим образом. Как и журнально-ордерная, система  бухучета на Excel  состоит из учетных регистров двух уровней. Первый уровень – это регистры аналитического учета, второй – Главная книга. Кроме того, используются специальные структуры для генерации документов. [28. С. 259-265]