Компьютерная бухгалтерия на малом предприятии

    В системе нормативного регулирования  бухгалтерского учета в России малым  предприятиям отводится особая роль. В законодательных и нормативных актах, регулирующих бухгалтерский учет всех организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, для малых предприятий предусмотрены особые правила и упрощенные процедуры ведения учета и составления отчетности. Для них также разработаны и утверждены Минфином РФ «Типовые рекомендации по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства» [7] (Приказ Минфина России от 21.12.1998 № 64н), в которых для малых предприятий предусмотрены особые правила ведения учета.

    Федеральным законом № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете» (ст.4, п.3.) [3] установлено, что организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета. Они учитывают только основные средства и нематериальные активы, а доходы и расходы ведут в порядке, установленном налоговым законодательством (главой 26.2 «Упрощенная система налогообложения»). Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, могут не вести бухгалтерский учет и не применять двойную запись, тем самым, экономя финансовые ресурсы. Но это не означает, что эти организации не имеют права вести бухгалтерский учет и применять двойную запись. Если руководитель малого предприятия посчитает целесообразным ведение бухгалтерского учета, в том числе применение двойной записи, он организует бухгалтерский учет и утверждает учетную политику в общеустановленном порядке. [25. С. 259-265]

    Для обобщения, классификации и накопления бухгалтерской информации малые предприятия самостоятельно выбирают форму бухгалтерского учета из рекомендованных Типовыми рекомендациями [7] (журнально-ордерную, журнально-ордерную для небольших предприятий, упрощенную).

    Малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении единой методологической основы бухгалтерского учета; может использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета; при необходимости применять отдельные регистры из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

    Малые предприятия отражают хозяйственные  операции в учетных регистрах  методом двойной записи. Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и с незначительным количеством хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета и сокращенного плана счетов, (например, все затраты на производство отражать на счете 20 «Основное производство», счета для обособленного учета затрат вспомогательного производства, общепроизводственных расходов и общехозяйственных расходов не открывать).

    Упрощенная  форма бухгалтерского учета малым  предприятием может вестись по простой  форме бухгалтерского учета (без  использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) или по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

    Простую форму бухгалтерского учета могут  использовать малые предприятия, совершающие  незначительное количество хозяйственных операций (около тридцати в месяц) и не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. Они могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности. Книга является комбинированным регистром синтетического и аналитического бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. На основании Книги можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

    Кроме книги, для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы физических лиц с бюджетом малое предприятие должно вести  ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

    Малому  предприятию, осуществляющему производство продукции (работ, услуг), рекомендовано применять форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия. При этом составляются следующие ведомости: ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма № В-1; ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям - форма № В-2; ведомость учета затрат на производство - форма № В-3; ведомость учета денежных средств и фондов - форма № В-4; ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5; ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата); ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-6 (отгрузка); ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7; ведомость учета оплаты труда - форма № В-8; ведомость (шахматная) - форма № В-9.

      Каждая  ведомость, как правило, применяется  для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов. Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета, в другой - по кредиту корреспондирующего счета. Обобщение месячных итогов, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9. На ее основании составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

    При применении упрощенной формы бухгалтерского учета на малых предприятиях прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляются в общеустановленном порядке.

    Субъекты  малого предпринимательства имеют  право при учете доходов и  расходов не соблюдать допущение  временной определенности фактов хозяйственной деятельности, а применять кассовый метод. Кассовый метод применяется не только для признания доходов, но и для признания расходов. Поэтому затраты, связанные с производством и реализацией продукции, работ, услуг, отражаются на счете 20 «Основное производство» только в части оплаченных материальных ценностей, услуг, выплаченной оплаты труда, начисленных амортизационных отчислений и других оплаченных затрат. При использовании малым предприятием кассового метода учета доходов и расходов и сокращенного плана счетов по дебету счета 41 «Товары» обособленно отражается до момента поступления денежных средств (или имущества) фактическая себестоимость отгруженных (проданных) ценностей (работ, услуг). При поступлении денежных средств дебетуются счета учета денежных средств в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а в случае выполнения обязательств иным способом (договор мены, зачет взаимной задолженности и т.п.) - дебетуется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 90 «Продажи». [22. С. 278-281]

    При применении малым предприятием кассового  метода в случае неполной оплаты доходов  и расходов, финансовые результаты малого предприятия будут отличаться от аналогичных показателей, сформированных исходя из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

    При ведении учета кассовым методом, доходы и расходы отражаются в учете только после соответствующего движения денежных средств. Возникновение дебиторской или кредиторской задолженности, как правило, совпадает с ее погашением. Помимо кассового метода применяется метод начисления.

    Составление бухгалтерской отчетности - завершающий  этап учетного процесса на предприятии.

    Порядок формирования и представления бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 года) [6], Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99) [9] , Приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности» [15], а также иными нормативными актами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в России, прежде всего, национальными стандартами бухгалтерского учета (ПБУ). Порядок формирования и представления отчетности на малых предприятиях устанавливается, кроме вышеперечисленных, также Типовыми рекомендациями по бухгалтерскому учету для субъектов малого предпринимательства [7] (Приказ Минфина РФ от 21декабря 1998 г. № 64н).

      Организации составляют годовую и промежуточную  отчетность. Годовая отчетность составляется за календарный год, то есть за период с 1 января по 31 декабря включительно в течение 90 дней по окончании года. В состав годовой отчетности входят: бухгалтерский баланс (форма №1); отчет о прибылях и убытках (форма №2); отчет об изменениях капитала (форма № 3); отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); пояснительная записка; аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

    Нормативными  актами по бухгалтерскому учету в  России разрешено малым предприятиям представлять бухгалтерскую отчетность в сокращенном виде. Это право установлено Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (п.85), а также Указаниями об объеме форм бухгалтерской отчетности (п.3).

    Анализ  действующего законодательства и действующей практики позволяет выделить три группы малых предприятий, различающихся по составу представляемой отчетности.

    К первой группе относятся субъекты малого предпринимательства, которые в соответствии с законодательством, обязаны проводить независимую аудиторскую проверку.

    Малые предприятия этой группы представляют годовую бухгалтерскую отчетность в полном объеме. В случае если у малого предприятия отсутствуют данные для заполнения отчета об изменениях капитала (формы № 3), отчета о движении денежных средств (формы № 4), приложения к бухгалтерскому балансу (формы № 5), то эти формы могут не представляться.

    Ко  второй группе можно отнести субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ. Эти предприятия имеют право не представлять в составе годовой бухгалтерской отчетности отчет об изменениях капитала (форму № 3), отчет о движении денежных средств (форму № 4), приложение к бухгалтерскому балансу (форму № 5) и пояснительную записку. В состав годовой бухгалтерской отчетности они могут включать только бухгалтерский баланс (форму №1) и отчет о прибылях и убытках (форму №2).

    Третью  группу образуют организации, применяющие упрощенную систему налогообложения в соответствие с 26.2 главой НК «Упрощенная система налогообложения». [2] Они освобождаются от ведения бухгалтерского учета и, следовательно, от представления бухгалтерской отчетности.

    Вместе  с тем все малые предприятия  имеют право составлять и представлять бухгалтерскую отчетность в полном объеме. Решение о составе бухгалтерской отчетности принимается организацией самостоятельно на основе анализа информационных потребностей различных пользователей бухгалтерской информации и фиксируется в приказе об учетной политике.

    Таким образом, отражать совершение хозяйственных операций и результаты финансово-хозяйственной деятельности малым предприятиям необходимо с наименьшими затратами. Лучшим решением является полная автоматизация учета.  
 

1.2 Использование компьютерных систем в бухгалтерском учете 

    Автоматизация бухучета – это процесс, при котором  в результате перевода бухгалтерии  на компьютер повышается эффективность  и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

    - упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации требуется несколько часов работы, то на компьютере выборка формируется автоматически в течение нескольких минут;

    - увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Аналитику по счету при бумажном ведении бухгалтерского учета можно получить только в каком-нибудь одном разрезе, на компьютере – в нескольких;

    - снижении числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки;

    - повышении оперативности бухучета. Если при бумажном бухучете бухгалтера делают проводки с опозданием от первичной документации, а квартальный и годовой отчет сдают в последний момент, то компьютерной программе для подготовки отчета достаточно нескольких секунд;

    - повышении экономичности бухгалтерского учета. При перемене плана счетов и типовой корреспонденции счетов, форм первичных документов можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины, или передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;

    - разделении функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме;