"justify">1.5. Критерии выбора СПС и эффективность ее использования

     Выделим главные свойства в СПС и в  работе фирмы-изготовителя СПС:

1. Качество информационного наполнения СПС:

• полнота информации;

• оперативность поступления новой информации;
• достоверность информации, ее аутентичность;
• качество юридической обработки информации в системах.

2. Качество компьютерных технологий, заложенных в СПС:

• поисковые и сервисные возможности;
• возможности технологии передачи информации и ее актуализации у пользователя.

3. Уровень сервисного обслуживания:

• обучение работе с СПС;
• заказ и поиск редких, частных документов;
• индивидуальные консультации пользователя по вопросам работы с СПС и уровень их оперативности  др.

     Дадим методические рекомендации пользователю по порядку выбора подходящей для  него СПС:

1. Определить перечень показателей, которыми обязательно должна обладать система.
2. Отобрать системы, отвечающие этим показателям.
3. Определить перечень показателей, которые являются существенными  для данного пользователя.
4. Ранжировать эти показатели для данного пользователя.
5. Определить значения каждого из оцениваемых показателей для каждой из систем-претендентов.
6. Определить интегральную оценку каждой системы с учетом ранжирования показателей. [6, с. 161-162]

 

2. Система делопроизводства  и электронного  документооборота

     Другой  важной составляющей в комплексной  системе управления предприятием является система делопроизводства и электронного документооборота. Концепция электронного документооборота относится к 80-м годам XX века. В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход с динамичными цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Электронные документы могут одновременно применяться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Системы электронного документооборота предназначены для управления электронными документами. Они дают возможность составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, регулировать документооборот. Примером такой системы автоматизации документооборота предприятия является Евфрат-Документооборот (фирма «Интеллектуальные технологии»). При разработки системы Евфрат-Документооборот учтены основные особенности российского делопроизводства, сформированы готовые шаблоны в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ. 

2.1. График документооборота

     При постановке документооборота в организации  разрабатываются и корректируются учетные документы предприятия, определяются виды операций, субъекты движения материальных ценностей, документы, которыми они будут оформляться. Подробно излагается порядок с документами на каждой операции, жестко закладывается скорость выполнения каждой работы, оптимальное число ответственных лиц и подразделений для прохождения каждым первичным документов, а также минимальный срок движения документов и сдачи отчетности. Все это должно быть отражено в графике документооборота.

     График  документооборота способствуют улучшению  всей учетной работы в организации, повышению оперативности обработки и движения документов, а также контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

     В каждой организации разрабатывается  график документооборота с учетом конкретных особенностей организации: размера  организации, вида деятельности, структуры управления и т.д. График документооборота ежегодно составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации и является приложением к учетной политике организации.

     Графиком  документооборота регламентируются следующие моменты:

• порядок составления документа (количество документов, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за выполнение, срок исполнения);
• порядок проверки документов (порядок представления, ответственный за представление, ответственный за проверку, срок представления);
• порядок обработки документов (исполнитель, срок исполнения);
• порядок передачи документов в архив (исполнитель, срок исполнения).

     В соответствии с утвержденным графиком документооборота работники организации  должны создавать и представлять учетные документы. Лица, составившие документ, несут ответственность за его своевременное и доброкачественное создание, а также за его передачу в дальнейшую отработку в учете и соблюдение графика документооборота. Контроль за соблюдением графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. [4, с. 60-62] 

2.2. Все же бумажный или…?

     Основой взаимодействия и дистанционного общения  людей все последние века являлись деловые и прочие бумаги. Правда, последние пару десятилетий их начинают теснить более современные электронные носители, новые средства связи, обмена информацией и цифровые технологии. И все же без бумаг даже в наше время невозможно представить нормальное функционирование государственных служб, производства, торговли, вообще коммерческих и некоммерческих структур. А для наведения определённого порядка в формах, содержании и движении бумаг придумываются всякие законы, стандарты и регламенты. Так, к примеру, современный документооборот в России (как бумажный, так и электронный) регулируется следующими основными законодательными актами:

• Законом РФ от 23.09.92 № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»;
• Федеральным законом от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 года;
• Федеральным законом от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;
• Федеральным законом от 04.07.96 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене»;
• Федеральным законом от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

     Приведем  некоторые преимущества электронного документооборота по сравнению с  бумажным:

• случаи потерь документов практически отсутствует;
• усиливается контроль за исполнением распорядительных и прочих документов;
• увеличивается скорость движения, поиска, согласования документов в организации и распространения информации;
• сокращаются непроизводительнее траты времени и средств;
• существенно сокращаются затраты на организацию и хранения рабочих бумажных архивов и на ведение делопроизводства (людские ресурсы, шкафы, папки и т.д.), приобретение расходных материалов (бумаги и пр.);
• сохраняются леса и улучшается общая экология (в том числе и помещений).

     Несмотря  на широкое распространение компьютеров, у нас во многих организациях по-прежнему «бережно сохраняется» внутренний бумажный документооборот, из которого лишь 15-20% реально употребляется по назначению, т.е. используется в качестве конечного информационного носителя для более или менее длительного хранения. [7, с. 34-35] 

2.3. Рынок СЭД: проблемы роста

     Российский  рынок систем электронного документооборота (СЭД) стал уже вполне заметным, самостоятельным. Это подтверждается оценками экспертов и объемами освоения данного сегмента рынка зарубежными разработчиками платформ и решений. На их долю приходится уже более половины отечественного рынка электронного документооборота, но вместе с тем в последние годы растет и доля российских разработок и реализованных проектов. Более 50 отечественных и зарубежных компаний специализируются на разработке систем и платформ в сегменте рынка российского электронного документооборота, а занимающихся поставкой и внедрением этих систем – примерно 800 компаний.

     Весомые долив денежном выражении занимают решения на базе платформ Documentum (21-28%) и IMB (12-16%). Решения на этих платформах также успешно создают и реализуют российские партнеры. Развитию рынка СЭД в России в настоящее время способствуют такие процессы, как формирование и совершенствование нормативно-правовой и законодательной базы в области электронного документооборота, рост российской экономики и усиление конкуренции на рынке. За 2007 г., прирост сегмента СЭД составил около 25-30% и достиг уровня в объеме около 170 млн долл. Совсем недавно Президент России Дмитрий Медведев обратил внимание на то, что развитие данного направления способно помочь в борьбе с бюрократией и коррупцией, отметив, что общение с чиновниками надо скорее переводить в электронное русло: «и следы остаются, и взятки по электронной почте не передашь».

     По  мнению экспертов, в перспективе рынок СЭД будет более активно развиваться в направлении регионов с высоким потенциалом, в частности, таких как Московский регион, Приволжский, Уральский, Сибирский округа. [7, с. 35-36]

2.4. В заключение

     Развитие  и важность создания и внедрения  передовых, ресурсосберегающих, безопасных информационных технологий для производства конкурентно способной продукции  сегодня особенно актуальны в  условиях рынка, ужесточения конкуренции.

     Для снижения стоимости СЭД и затрат на их разработку и внедрение целесообразно  было бы привести в надлежащие состояние  соответствующее правовые акты, унифицировать  нормы в стране для всех участников документооборота как в государственных  организациях, так и в частных компаниях, создать, обновить нормативные документы и по возможности унифицировать регламенты для всех сторон. Для государственных организаций также должны быть созданы обновленные единые стандарты регламенты, которые способствовали бы активизации и унификации внедрения СЭД. [8, с. 33] 

3. Кадровая система

     Между бухгалтерской информационной системой и кадровой системой предприятия существует тесная информационная связь. Информация о штатном расписании, движении персонала, табельном учете ведется кадровой службой предприятия, но эта же информация является основой для того участка бухгалтерского учета, как учет труда и заработной платы. В последнее время многие ведущие софтверные компании активно ведут разработку систем автоматизации управления персоналом, которые взаимодействуют информационно с бухгалтерскими системами. При этом одни делают ставку на создание тиражируемых программных продуктов, а другие занимаются разработкой индивидуальных проектов. Например, компания «Инфософт» известна как разработчик тиражируемых программ бухгалтерского учета серии «Интегратор» и программ «Зарплата». Разработка фирмы «Инфософт» представляет собой корпоративную систему в архитектуре клиент-сервер и ориентирована на работу с серверами Oracle, SQL, Base, Microsoft SQL Server. Первым тиражируемым модулем новой разработки явился программный продукт «Управление персоналом», который автоматизирует работу отдела кадров, обеспечивает ведение штатного расписания, табельного учета, поддерживает информационную связь с программой «Зарплата». Работа выполняется в единой информационной среде. Все пользователи могут обращаться к базам данных в режиме реального времени. В подсистеме реализован учет фактически отработанного времени. Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов (рис. 4)

Рис. 4 Фрагмент табельного учета в подсистеме «Управление персоналом» фирмы «Инфософт»

     Кроме автоматического расчета данных табельного учета за каждый день программа формирует сводный табель, группирующий информацию об отработанном времени для каждой ставки каждого сотрудника по видам рабочего времени за месяц. Информация сводного табельного учета служит основой для расчетов, проводимых бухгалтерией по оплате труда работников предприятия. 

Глава 3. Взаимодействие бухгалтерской информационной системы с информационными системами внешних пользователей

 

     Не  менее важно для бухгалтерской  информационной системы взаимодействие с информационными системами внешних пользователей (рис. 5).