Бухгалтерский учет и контроль в бюджетных организациях

Продолжение Приложения А

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Акт о списании материальных запасов (Код форм 0504230)

Применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения.

Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

Расчетно-платежная ведомость (Код формы 0504401)

Применяется для отражения начисления заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся в окончательный расчет; удержанных из заработной платы налогов и других сумм.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ. 

Расчетно-платежная ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

В тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

Платежная ведомость (Код формы 0504403)

Применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате, при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т.е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца.

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

Карточка – справка (Код формы 0504417)

Применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника, в которой, помимо общих сведений о нем, ежемесячно отражаются по всем источникам суммы начисленной зара-

Продолжение Приложения А

ботной платы по видам, удержанных суммах по видам, сумма к выдаче. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости.

В необходимых случаях Карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (Код формы 0504421)

Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

Табель открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

В табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней – условные обозначения отклонений.

В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых – работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой – условное обозначение отклонений, а знаменатель – ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51). Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости.

Записка-расчет об исчислении среднего заработка при  предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (Код формы 0504425)

Применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.

Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняется на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска.

В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты. Далее указывается, за какой период предоставляется отпуск, и в каком периоде времени он будет предоставлен.

В таблице «Количество расчетных дней» следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.

Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании Карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации). Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы «Всего за год» переносится на страницу 2 код строки 04 «Итого за расчетные месяцы» в соответствующие графы.

В таблице для расчета начисленной заработной платы строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет 3 месяца. Количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде заполняется на основании Карточки-справки с учетом положений установленных законодательством о труде.

Продолжение Приложения А

Показатели «Дни» и «Сумма» по строке 04 равны сумме показателей по строкам 01, 02, 03 соответствующих граф.

Показатель «Средний заработок месячный» по строке 05 определяется путем деления суммы по строке 04 «Итого за расчетные месяцы» на 12 месяцев или на 3 месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода).

Показатель «Средний дневной заработок» по строке 06 определяется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф.

Сумма за отпуск за текущий месяц по строке 07 и за будущий месяц  по строке 08 определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного в строке 06 графы 12 на количество дней отпуска, приходящихся соответственно на текущий и будущий месяцы.

Сумма по строке 09 «Итого за отпуск» должна быть равна сумме строк 07 и 08.

По строке 10 «Заработная плата за текущий месяц» отражается  заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании карточки-справки ф. 0504417.

Показатели по графе 12 «Всего» определяются путем суммирования граф 4, 7, 10 по каждой строке (01-11).

В таблице для расчета «Удержано из заработной платы» сумма налога на доходы (графы 3-5) определяется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 «Всего начислено» за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника.

Показатели разделов «Другие удержания» и «Выплаченная заработная плата» (графы 6-10) заполняются на основании Карточки-справки.

Сумма по графе 11 «Всего» равна сумме граф 3-10.

Сумма к выплате определяется как разность графы 12 по строке 11 на странице 2 «Всего начислено» и графы 11 по строке 01 на странице 3 «Удержания».

Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и по кредиту соответствующих счетов.

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (Код формы 0504501)

Ведомость применяется при выдаче денег из кассы подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров.

Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут  составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Квитанция (Код формы 0504510)

Квитанция является формой строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения, полученные денежные средства при реестре сдачи документов с приложением копий квитанций.

Кассовая книга (Код формы 0504514)

Применяется для учета движения наличных денежных средств, в рублях и иностранной валюте. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому приходному и расходному ордеру.

Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера.

При автоматизированном способе ведения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги.

Табель учета посещаемости детей (Код формы 0504608)

Служит для учета посещаемости детей в детских учреждениях для последующего начисления сумм, причитающихся к уплате родителями за содержание детей в этих учреждениях. Табель заполняется на каждую группу отдельно. Дни посещения ребенком детского учреждения в табеле не

Продолжение Приложения А

отмечаются, дни непосещения отмечаются в соответствующей графе буквой «Н», выходные дни - буквой «В». Табель подписывается воспитателем и руководителем детского учреждения.

Извещение (Код форма 0504805)

Используется при оформлении приемки материальных ценностей, полученных в порядке централизованного снабжения.

Учреждение (грузополучатель) при получении от вышестоящего учреждения (заказчика) извещения в двух экземплярах, ждет поступления материальных ценностей. По приемке материальных ценностей и принятии их на учет учреждение (грузополучатель) направляет вышестоящему учреждению (заказчику) второй экземпляр извещения.

Вышестоящее учреждение (заказчик) при получении от учреждения (грузополучателя) ответного извещения, а также актов на недостачу и порчу ценностей или некомплектности предметов, выявленных при принятии ценностей, производит соответствующие бухгалтерские записи в регистрах учета.

Акт о списании бланков строгой отчетности (Код формы 0504816)

Применяется для списания бланков строгой отчетности. Форма применяется также для списания испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

Уведомление по расчетам между бюджетами(Код формы 0504817)

Уведомление составляется главным распорядителем (распорядителем), которому предоставлено право исполнения бюджета, и служит основанием для отнесения средств на расчеты между бюджетами в связи с изменениями, вытекающими из законодательства Российской Федерации, Указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.