Бухгалтерский учет, анализ и аудит материальных ресурсов на примере ОАО "Шумихинский завод подшипниковых иглороликов"

Проверка показала, что за декабрь 2007 года расхождения в данных бухгалтерского и складского учета происходят из-за утери первичных учетных документов и перерасхода материалов. Это свидетельствует о несовершенстве систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ОАО «ШЗПИ».

Таким образом, можно сделать вывод, что учет материально-производственных запасов является очень важным и сложным участком аудиторской проверки.

В ходе проверки было установлено, что действующая система учета не в полном объеме обеспечивает выполнение основных требований ведения бухгалтерского учета в ОАО «ШЗПИ». Основной недостаток внутреннего контроля – это отсутствие фактического контроля за движением товарно-материальных ценностей.

Проверка инвентаризации и состояния складского хозяйства показала, что материально-производственные запасы в ОАО «ШЗПИ» хранятся в соответствии с основными требованиями законодательства.

3.2 Разработка графика документооборота по материально-производственным запасам

Одним из направлений аудиторской проверки в ОАО «ШЗПИ» была проверка состояния системы бухгалтерского учета. В ходе данной проверки было выявлено, что в организации не установлены правила документооборота, фактически не разработан его график, а приведен лишь перечень подлежащих сдаче в бухгалтерию документов, без указания должностей и фамилий конкретных исполнителей, составителей, а также сроков составления. То есть, нет конкретных указаний по созданию, проверке, обработке и передаче документов в архив. Эти требования принципиально важны в работе ОАО «ШЗПИ», так как позволяют документу в кратчайший срок пройти все этапы своего формирования.

Разработка документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операций по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация и правильное построение графика документооборота позволит установить количество необходимых    документов    и   число   работников,   которые обращаются с документами; позволит рационально использовать рабочее время, не нарушать финансовой дисциплины и усилить контроль над сохранностью ценностей. Действующий же график в ОАО «ШЗПИ» по сдаче отчётов в бухгалтерию не даёт возможности вести достоверный оперативный учёт, он лишь регламентирует срок сдачи отчётов, в основном на первое число месяца, что не даёт достоверной информации об имущественном положении в данный период.

Таким образом, разработка полного графика документооборота позволит точно определить положение дел в ОАО «ШЗПИ». На начальном этапе составления графика документооборота главному бухгалтеру необходимо установить круг лиц,  работающих с первичными документами. В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. В соответствующем приказе руководителя ОАО «ШЗПИ» также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию.

Организацией документооборота должен заниматься главный бухгалтер ОАО «ШЗПИ». В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика – это осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями ОАО «ШЗПИ», передачей их в бухгалтерию. Здесь они должны подвергаться формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах, и составляются необходимые формы отчетности.

Соблюдение этих условий поспособствует более четкой организации производства и продаже продукции в ОАО «ШЗПИ», а следовательно, и получению большей прибыли.

Своим распоряжением главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушениями правил, должен нести персональную ответственность.

Если в процессе проведения указанных действий обнаружатся неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений их необходимо вернуть на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы должны приниматься бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов.

Контролю  подлежит  также  правильность  отражения  операций  на  счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному документу должен прилагаться   перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль  над  правильностью оформления документов и отражения на их основании хозяйственных  операций на счетах бухгалтерского учета.

Главному бухгалтеру ОАО «ШЗПИ» необходимо оптимизировать документооборот. При этом устанавливается:

- перечень первичных документов применяемых в ОАО «ШЗПИ»;

- кто из работников ОАО «ШЗПИ» имеет право подписи;

- рабочая схема действующих отделов ОАО «ШЗПИ»;

- порядок   движения   документов    между    отделами    организации     и кратчайший срок предоставления документов  конечному потребителю информации;

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется  ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота позволит улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой ОАО «ШЗПИ», то есть повысит эффективность всей учетной работы организации.

Рациональная организация документооборота в ОАО «ШЗПИ» усилит контрольные функции учета, ускорит сроки составления бухгалтерской отчетности, повысит оперативность учета, необходимую при управлении организацией.

В данной дипломной работе предложен рациональный график документооборота, удовлетворяющий всем требованиям, предъявляемым к нему (приложение 4).

Первый раздел – это создание документа, в котором указывается наименование документа, количество заполняемых экземпляров, ответственные за выписку, оформление и исполнение лица, а также срок исполнения.

Второй раздел – проверка документа, который включает в себя ответственных за проверку, кто представляет документ, порядок представления и срок представления этого документа.

Третий раздел – обработка документа, в него входит только два пункта обработки документов, а именно, определяется исполнитель и срок исполнения.

Четвёртый раздел – это передача в архив, он включает в себя  срок передачи и исполнителя.

Фактически же в ОАО «ШЗПИ» установлен не график документооборота, а сроки сдачи отчётов в бухгалтерию. В настоящее время отсутствие графика документооборота  приводит к неритмичной работе бухгалтерской службы, как конечного звена бухгалтерского учета. Следует обратить внимание, что учет поступления материалов на складах ОАО «ШЗПИ» производится нерегулярно, это приводит к искажению бухгалтерских данных  о наличии запасов. Правильней было бы составить график документооборота в форме, предложенной в приложении 4.

3.3 Разработка модели экономически обоснованного заказа

В ходе исследования открытого акционерного общества «Шумихинский завод подшипниковых иглороликов» было установлено, что основным объектом бухгалтерского учета в организации являются материально-производственные запасы. Поэтому предложенная в данной дипломной работе модель оптимизации запасов, является актуальной, так как позволит определить оптимальный размер одного заказа. Задача оптимизации материальных запасов в ОАО «ШЗПИ» и повышения эффективности управления ими является важной, поскольку размер запасов непосредственно влияет на конечные результаты деятельности ОАО «ШЗПИ». Обеспечить высокий уровень качества продукции и надежность ее поставок потребителям невозможно без создания запасов готовой продукции, а также запасов сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для непрерывного и ритмичного функционирования производственного процесса.

Заниженные запасы материальных ресурсов могут привести к убыткам ОАО «ШЗПИ», связанным с простоем, с неудовлетворительным спросом и, следовательно, к потере прибыли, а также потере потенциальных покупателей продукции.

С другой стороны, накопление излишних запасов связывает оборотный капитал ОАО «ШЗПИ», уменьшая возможность его выгодного альтернативного использования и замедляя его оборот, что отражается на величине общих издержек производства и финансовых результатах деятельности  ОАО «ШЗПИ».

Методика расчета модели экономически обоснованного заказа представлена в первой главе дипломной работы. На основании данной методики был рассчитан оптимальный средний размер производственного запаса для ОАО «ШЗПИ».

В структуре производства ОАО «ШЗПИ» наибольший удельный вес занимают иглоролики. Основным материалом, используемым при его производстве, служит проволока различных типоразмеров. Единственным поставщиком проволоки является ТД «Мечел» г. Москва.

Модель оптимизации запасов проволоки позволит ОАО «ШЗПИ» снизить издержки на поставку и хранение материалов, а, следовательно, сократится себестоимость иглороликов, повысится их рентабельность и увеличится прибыль.

Модель оптимизации запасов предполагает наличие первоначальных данных.

Этап 1. Расчет потребности в материальных ресурсах на год.

Показатель годового объема производственной потребности в материалах (15) для расчета модели определялся по формуле:

                                                 VПП = Qi * Aij,                                              (15)                                                                                                                 

где Qi – планируемый выпуск i-го вида продукции в натуральных единицах измерения , т.;

        Aij – норма расхода i-го вида материальных ресурсов на производство j-го вида продукции.

Планируемый выпуск продукции брался из плана производства на 2007 год, а нормы расхода из расчетов, представленных техническим отделом ОАО «ШЗПИ». На основании имеющихся данных определена потребность в каждом виде проволоки на 2007 год. Общая потребность во всех типах проволоки составила порядка 155 тонн (155000 кг.).

Этап 2. Определение средней стоимости размещения одного заказа.

Для расчета модели принималась среднеарифметическая стоимость одного заказа, которая составила 21705,66 рублей.

Этап 3. Определение стоимости хранения единицы товара в анализируемом периоде.

Для расчета модели была принята стоимость хранения в размере   217 рублей.

Время доставки заказа от поставщика ТД «Мечел» составляет 5 дней.

Кроме того, было определено, что ОАО «Шумихинский завод подшипниковых иглороликов» работает 300 дней в году.

На основании заданных параметров была рассчитана модель экономически обоснованного заказа.

EOQ = √2 * 155000 * 21705,66 / 217 = 5569 кг.

5569 кг. – оптимальный средний размер партии поставки.

ПЗопт  = 5569 / 2 = 2784,5 кг.

2784,5 кг. – оптимальный средний размер производственного запаса.

Далее было определено количество заказов в год (Q):

Q = 155000 / 5569 = 28

Интервал поставки при этом будет составлять:

t = EOQ * 300 / VПП = 5569 * 300 / 155000 = 11 дней.

Поскольку время доставки заказа составляет 5 дней, то подача нового заказа должна производиться в тот момент, когда уровень запаса данного материала равен 2583 кг. (155000 / 300 * 5).

При таких объемах средней партии поставки и среднего запаса материалов затраты ОАО «ШЗПИ» по обслуживанию запаса будут минимальными. Минимальная сумма затрат по завозу и хранению (16) была определена следующим образом:

Zmin = Црз * (VПП/ EOQ) + Схр * (EOQ/2) = 21705,66 * (155000/5569) +  +217 * (5569/2) = 1208363 рубля                                                                   (16)

В 2007 году средний размер партии поставки материалов в ОАО «ШЗПИ» составлял 7860 кг. При этом делалось 20 заказов в год. При таких объемах средней партии поставки затраты по завозу и хранению материалов составили:

Z = 21705,66 * (155000/7860) + 217 * (7860/2) = 1280848 рублей.

Таким образом, можно сделать вывод, что предложенная модель оптимизации заказа является экономически обоснованной, поскольку позволяет ОАО «ШЗПИ» снизить затраты на завоз и хранение материалов на 72485 рублей в год.