Особенности языка и стиля служебных документов

Письма-ответы (отказы)

Логическая схема  письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа.

• Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

• Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

• Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость в фирме… рассмотрено дирекцией компании…

В соответствии с законом… Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых  от налога на добавленную  стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории…  и расширению не подлежит.

Учитывая  изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

• Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

• Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…

• Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

• На Вашу просьбу о передаче на баланс Ленинского РОО спортивного зала профессионального лицея № 3 сообщаем, что в связи с тем, что зал является федеральной собственностью, передать его на баланс районного отдела образования не имеем возможности.

Руководство ПЛ № 3 изыскало возможность в течение лета т.г. отремонтировать зал, в котором планируется работа различных спортивных секций для молодежи п. Затон.

• Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО… и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение… согласно указа… отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются…

На  основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

• Факты, изложенные в Вашем представлении о нарушении законодательства об образовании в ПУ № 52, 75 еще раз рассмотрены работниками комитета по начальному профессиональному образованию вместе с руководством указанных профучилищ. Многие недостатки устранены.

В настоящее время  в комитет поступило  представление областной  прокуратуры, в котором  подобные факты отмечаются и в других училищах области. 27 мая т.г. планируется проведение расширенного заседания  коллегии комитета по начальному профессиональному  образованию с  приглашением директоров училищ г. Новосибирска и области, на котором  будет проанализирована работа учебных заведений  по соблюдению законодательств  об образовании и  выработаны меры по устранению фактов их нарушения.

Решение коллегии направим дополнительно. 

• О дополнительных поставках трансформаторов

Благодарим  за ваше предложение  о дополнительных поставках трансформаторов  тока для комплектации электрических щитов  управления.

Однако  мы считаем предлагаемую вами цену слишком  высокой. Кроме того, условия платежа  для нас, к сожалению, не приемлемы.

Мы  готовы вернуться  к этому вопросу  при внесении соответствующих  изменений.

С уважением.

• Министерство внутренних дел Республики Казахстан рассмотрело Ваше предложение о сотрудничестве с Федеральным государственным унитарным предприятием «Комета».

В настоящее время  МВД Республики Казахстан  потребности в  приобретении предложенного  предприятием изделия  «Фонарь ФАС-4»  не имеет.

Если  Вы имеете возможность  предложи т. д.угие виды специальных средств, выпускаемых предприятиями Вашего региона, просим направить предложения и прайс-листы по адресу:…

Одновременно  сообщаем контактные телефоны Управления государственных  закупок Департамента тыла МВД Республики Казахстан, на которое  возложены функции  материального и  специального снабжения:…

МВД Республики Казахстан  надеется на дальнейшее тесное сотрудничество. 

Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения  определенных обещаний или условий  и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «Гарантия» вообще может  не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т. д. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).

• Просим дать разрешение на аренду зала 6 февраля т.г. с 17.00 до 20.00 для организации концерта художественной самодеятельности участникам Всероссийского совещания руководителей начального профессионального образования.

Оплату  аренды зала гарантируем.

• Уважаемые господа!

ООО «Амега» гарантирует погашение кредита, выданного «Сибакадембанком» ЗАО Женева» на строительство производственных площадей в сумме 100 000 долл. США.

При неуплате указанной  ссуды ЗАО «Женева» предоставляет право  ОАО «Сибакадембанк» без предварительного предупреждения произвести погашение ссуды и неуплаченных процентов своим распоряжением с нашего расчетного счета № 40703610900000000075 вАКБ «Экспресс-кредит» или любого другого счета или путем обращения взыскания на другие ценности, принадлежащие нам.

Действие  гарантии прекращается после полного  погашения ссуды.

Генеральный директор И. И. Петров

Главный бухгалтер А. Д. Иванова

М. П.

• Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход-7» для измерения расхода воды. Оплату гарантируем. Наш р/счет…

• Просим в срок до 1 октября т.г. изготовить типографским способом 1200 пригласительных билетов на областной праздник, посвященный 60-летию системы начального профессионального образования.

Оплату  гарантируем.

Приложение: образец пригласительного билета.  

Заключение  контракта

Особое место  в коммерческой деятельности занимают заключение договоров и работа по их выполнению. Заключение обычно сопровождается активной перепиской: партнеры направляют предложения или запросы по предмету и условиям договора, а также письма-ответы, содержащие согласие с предлагаемыми  условиями, отказ от них, контрпредложения и т. п. Например: 

• О дополнительных предложениях по рекламе товаров

Уважаемые господа!

В соответствии с договоренностями, достигнутыми на переговорах  наших представителей 12.05.2005 г., направляем дополнительные предложения, касающиеся рекламы Ваших товаров.

Наша  компания будет предоставлять  Вам для утверждения  все образцы подлежащей тиражированию рекламной  продукции (проспекты, стенды, плакаты) до начала тиражирования; знакомить Вас  по Вашему требованию с ходом работ  по изготовлению рекламы.

Также направляем Вам для  согласования проект программы работ  по рекламе, содержащий сроки выполнения следующих промежуточных  этапов:

1) изготовление образцов;

2) проведение их экспертизы;

3) начало и окончание тиражирования.

В случае утверждения  Вами программы она  будет считаться  неотъемлемой частью договора.

Надеемся, что Вы примите  наши предложения и мы завершим подготовку договора в ближайшее время.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. 

• Об уточнении договорных условий

Благодарим  за быстрое рассмотрение нашего предложения.

Мы  рады, что вы согласились  с условием 25 % предоплаты.

Изучив  наши возможности, мы со своей стороны  готовы предоставить вам дополнительную скидку в 2 % в течение второго полугодия 2005 года.

В случае вашего согласия просим прислать нам  проект договора с  указанными условиями  для его подписания. 

• Об условиях оплаты выполненных работ

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение вашей  оферты, условия которой  в целом нас  устраивают.

Однако  нам бы хотелось, чтобы вы увеличили  размер аванса, если это возможно. Напоминаем, что за нашу предыдущую работу был установлен аванс в размере 50 %, и полагаем, что эта величина должна быть сохранена.

Мы  бы хотели получить ваше подтверждение  возможности выплаты  нам аванса в размере 50 % после подписания договора с окончательным расчетом по завершении работы.

Ждем  вашего ответа и уверены, что сможем прийти к согласию по данному вопросу.

С уважением. 

• О подтверждении согласия с предлагаемыми сроками

Уважаемый господин Федоров!

Подтверждаем  свое согласие с предложенными  Вами сроками сдачи  проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и первого этапа работ в течение последующего года.

Мы  включили эти сроки  в договор.

Направляем  Вам экземпляры договора, подписанные со стороны  нашей фирмы, и  будем признательны за скорейшее возвращение  экземпляра, подписанного со стороны Вашей  фирмы.

С уважением. 

• Об условиях оплаты

Уважаемые господа!

Мы  еще раз внимательно  изучили наши возможности  и пришли к выводу, что в настоящее  время предложенные вами условия оплаты для нас неприемлемы, поэтому, к сожалению, мы пока не можем  принять ваши предложения.

В случае изменения  обстоятельств надеемся вернуться к этому  вопросу.

С уважением. 

• О заказе на приборы

Уважаемые господа!

В соответствии с договором, заключенным нашими фирмами, просим вас  принять к исполнению заказ на изготовление радиоизмерительных приборов:

А24-16 – 3 шт.;

С1-65 – 2 шт.;

С1-67 – 2 шт.

Мы  согласны с увеличением  цены на 1 % по каждой позиции. Однако вынуждены напомнить вам о нашей договоренности относительно двухгодичного срока гарантии, в течение которого ваш сервисный центр обязан производить бесплатные ремонтные работы.

Просим  вас доставить  заказ к 25.04.2005 г. по адресу:

ул. Мира 25, г. Энск.

5. Переписка деловых людей по электронной почте

Стиль делового письма, отправляемого по электронной  почте, не отличается от обычного письма. Переписка лишена эмоций. Соответственно стиль должен быть сугубо рабочим  и сжатым. При почтовой переписке  знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью внешних  атрибутов. Например, используя специально подготовленный бланк, соответствующую  бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. при электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

Электронное письмо не допускает волокиты, задержки с  ответом. Это почта экстренной связи  с элементами срочности. Переписка  порой протекает в режиме реального  времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог, как отмечают некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

Язык при электронной  переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке  выражений типа «please, be informed» (мы информируем Вас…), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.п. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса (перевод на русский язык).