Особенности языка и стиля служебных документов

81 Pine Brook Dr

LARCHMONT N.Y. 10538

USA 

MR. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Freemans Bay

AUCKLAND

NEW ZEALSND 

Mr. Erin SIMPERINGHAM

127 Salisbury Road

CAMPERDOWS NSW 2050

AUSTRALIA 

Для написания  полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1) название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны.

Последние три  элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при  написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала  указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA 

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала  указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 C

England 

Если адресат  – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:

E. F. White, Esq. 

Перед фамилией следует указывать имя или  инициалы. Например:

Mr. Harold Brown

Mr. A. White 

Если адресат  – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black 

Имя и фамилию  лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после  фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории). 

Когда фамилия  лица, занимающего определенную должность  в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим  образом:  

Указание должности  без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность  является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим  образом:  

Артикль перед  названием должности в таких  случаях не употребляется.

При написании  почтового адреса принята такая  последовательность элементов: номер  дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ 

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто  сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры  написания адресов юридическим  лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA 

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER 

Указание  на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper 

Вместо фамилии  лица может быть указана должность  или название отдела, в который  направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department 

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John 

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н  Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США). 

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора». 

Основной  текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части  могут использоваться следующие  фразы:

… Мы пишем, чтобы  узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мы пишем в  связи с … (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)

и т. п. 

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием  сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеем честь  сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …)

и т. п. 

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …)

и т. п. 

Письмо-ответ  может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас  за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of

(date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of

(date) …)

и т. п. 

В деловой переписке  используются следующие выражения  благодарности и внимания:

Очень любезно  с Вашей стороны … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить  Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться  случаем, чтобы поблагодарить Вас  … (May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность  за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your

help …)

и т. п. 

Извинения могут  начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые искренние извинения  за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

и т. п. 

После изложения  основной причины письма, деталей  и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …)

и т. п. 

В заключительной части может быть дана оценка приведенной  в письме информации:

Надеюсь, что  эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без  колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная  информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т. п. 

Заключительная  формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes 

Указанные фразы  можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями  вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Best wishes 

В данных формулах заключительная фраза соответствует  началу письма. Эти же формулы часто  используются в письмах российских организаций. 

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager 

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department 

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» –  «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.