Особенности языка и стиля служебных документов

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures 

Возможно сокращенное  обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения. 

Указание  на рассылку копий  письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор  желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»). 

Постскриптум

За рубежом  допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после  его подписания. Это избавляет  от необходимости составлять новое  письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся  уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись. 

Оформление  второго и последующих  листов письма

В зарубежной корреспонденции  для оформления второго и последующих  листов документа используется специальная  бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No … 

Под названием  фирмы, направляющей письмо, указываются  организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green                                   Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999 

Многие британские фирмы пользуются дополнительными  листами без надписи справа. В  этом случае страницы нумеруются, а  справа внизу на всех страницах, включая  первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».

3. Отдельные тексты международных писем

Приведем примеры  текстов писем, составленных как  в России, так и в других странах.

Господа, 

Очень благодарны за Ваш  запрос от 10 июня и  высоко ценим возможность  обеспечить нужды  Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно  помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если  будете так любезны  и вышлите необходимую  информацию, сделаем  все возможное  для того, чтобы  Ваш запрос о кредите  был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искренне  Ваши 

Уважаемые господа,

Благодарим  за Ваши замечания  и предложения, которые  сделали по нашему проекту контракта  на строительство  автосборочного цеха.

Хотели  бы отметить, что  в соответствии с  нашим контрактом на строительство  «под ключ» автосборочного завода подрядчик  берет на себя всю  ответственность  за организацию и  выполнение всех строительных работ.

Строительные  работы будут выполняться  российскими специалистами, а также местными фирмами, которые  будут наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими  фирмами, будут контролироваться компетентными российскими  специалистами, стоимость  услуг которых  включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами  и считаем, что  они обладают достаточным  опытом, квалификацией  и возможностями  для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.

В связи с вышеизложенным просим Вас рассмотреть настоящее письмо и, если контракт представляет для Вас интерес, телеграфировать нам о Вашей готовности подписать его.

С уважением 

Уважаемые господа,

Получили  Ваше письмо от 30 мая  с.г., в котором  предъявляете нам  претензию в связи  с задержкой пуска  станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.

В связи с этим хотели бы напомнить Вам  следующее.

В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под  строительство в  течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.

Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи  с неоднократным  нарушением Вами контрактных  обязательств возникли серьезные трудности.

Несмотря  на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям. Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.

С уважением 

Уважаемые господа,

В соответствии с контрактом № подписанным между … 12 декабря 2004 г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, просим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в… вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа  в первую очередь  будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические  металлоконструкции.

Поставку  конверторов предлагаем осуществить морем  на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим  сообщить о принимаемых  мерах по обеспечению  своевременной поставки оборудования на площадку завода. С уважением 

Уважаемые господа,

Получили  Ваше письмо от 2 марта  с.г. с просьбой поставить оборудование для…

Рассмотрев  просьбу, сообщаем, что  готовы провести переговоры по данному вопросу. Одновременно хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наш  завод осуществляет продажу лицензий на передачу «ноу-хау», которые сопутствуют  поставкам комплектного оборудования.

Эта форма сотрудничества, как Вы знаете, широко практикуется во всем мире. В договоре на передачу «ноу-хау» гарантируем получение  лицензиатом дополнительной прибыли и выпуск продукции высокого качества в соответствии с техническими спецификациями.

Если  Вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы  для патентования (описание, чертежи) оборудования с учетом требований Вашего патентного ведомства.

С уважением 

Уважаемые господа,

Ссылаясь  на переговоры, проходившие  в … в июле с. г. между Вашим представителем г-ном … и коммерческим директором фирмы … г-ном с удовольствием подтверждаем, что готовы действовать в качестве агентов по продаже Вашего оборудования в нашей стране.

Прежде  чем вышлете нам  проект агентского соглашения, хотели бы еще раз  изложить основные моменты  соглашения, достигнутого в..., а именно:

1) обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи Вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения;

2) будем получать комиссионное вознаграждение в размере …% всех продаж Вашего оборудования на оговоренной территории;

3) Вы вышлите нам первую партию Вашего оборудования на консигнацию сроком на 12 месяцев и представите рекламный материал (брошюры, каталоги, образцы, рабочие модели, фильмы) для организации рекламной кампании. Со своей стороны мы откроем демонстрационные залы в … и поместим рекламные материалы в наших журналах;

4) обязуемся представлять квартальные отчеты о продаже оборудования. Оплата за проданное оборудование будет производиться каждый квартал по безотзывному аккредитиву против наших счетов.

Надеемся, что соглашение будет  взаимовыгодным и  откроет пути к  дальнейшему сотрудничеству. С уважением 

Приведем примеры  международных писем на бланках.

 
 

Контрольные вопросы 

1. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и в международном письме согласно стандартам ИСО?

2. Какие существуют реквизиты международного письма? Расскажите о правилах их оформления и расположения на бланке письма.

3. В чем состоят основные рекомендации по составлению текстов международных писем?

Задания

1. Найдите ошибки в оформлении письма, приведенного на следующей странице.

2. Составьте письмо-ответ фирмы «Супер Тойз ЛТД» (адрес: Четтисфилд Роуд, Нькугаун NE12 OLD тел. 2567 591048) сеньоре п. Ферраро, проживающей в Мадриде, где говорится об интересе по поводу новой игрушки «Медвежонок Тилоти». В письме указаны условия оплаты игрушки. Письмо подписал Крис Мастере. Дата письма – 15 марта 2005 г.

3. Составьте письмо фирмы «Сибирь» господину Моррисону в Лондон («Ривер Банк») с напоминанием выполнить заказ на поставку компьютера «OPTIMA 133». В случае неотправки следует выразить просьбу вернуть направленные деньги.

4. Составьте письмо администрации Челябинской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой представить подробный список экспортной продукции.

5. Составьте письмо-просьбу производственного коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для мужской, женской и детской одежды.

6. Составьте информационное письмо коммерческой фирмы «Якутскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических прессов.

7. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

Приложения 

Приложение 2.1

Расположение  реквизитов международного письма

 

1 – сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.; 2 – ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line); 3 – дата (Date); 4 – «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес; 5 – указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); 6 – вступительное обращение (Salution); 7 – заголовок (Subject Line); 8 – основной текст письма (Body of the Letter); 9 – заключительная формула вежливости (Complimentary Close); 10 – подпись (Signature); 11 – указание на приложение (Enclosure); 12 – указание на рассылку копий данного письма (CCNotation)

Приложение 2.2

Пример  оформления письма

 

Приложение 2.3

Пример  оформления письма

 

Литература 

ГОСТ  Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., – 2001.

Аверьянова Л. В. Деловой английский: Учеб. пособие. М., 1999.

Басовская Е. Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 1997. № 2/1.

Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.

Веселое П. В. Аксиомы делового письма. М., 1993.

Добсон Э. Как писать деловые письма. Челябинск, 1997.

Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.