Организация документооборота на предприятии

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

ГЛАВА 3. Система электронного документооборота DIRECTUM

Система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM предназначена для поднятия качества управления предприятием за счет оптимизации процессов работы с документами и управления деловыми процессами на предприятии (см. Приложение 4). Основывается система на использовании современных методов работы с документами:

                  моментальный доступ к документам всем сотрудникам, кому это необходимо для выполнения своих обязанностей (в пределах полномочий);

                  совершенствование системы  коммуникаций между сотрудниками с использованием не только вертикальных (руководитель - подчиненный), но и горизонтальных (сотрудник - сотрудник) связей;

                  накопление корпоративных знаний в ходе работы.

В системе DIRECTUM выделены следующие модули:

                  «Управление электронными документами»;

                  «Управление деловыми процессами»;

                  «Канцелярия»;

                  «Управление совещаниями»;

                  «Управление взаимодействием с клиентами»;

                  «Управление договорами».

Модуль «Управление электронными документами» системы DIRECTUM обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов. Каждый электронный документ системы состоит из текста документа и карточки – форму содержащей набор атрибутов описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент) которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки.

Модуль «Управление деловыми процессами» системы DIRECTUM позволяет автоматизировать взаимодействовать между сотрудниками в ходе бизнес-процессов. Это могут быть, например, следующие процессы:

                  подготовка и согласование документов;

                  учет и контроль исполнения устных и письменных распоряжений (резолюций) руководства;

                  регистрация входящих и исходящих документов;

                  вынесение на обсуждение предложений сотрудников любого уровня.

В терминах системы DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо ЗАДАЧА, то есть некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. В процессе решения задачи в рамках нее появляются ЗАДАНИЯ для каждого из исполнителей задачи. Последовательность выполнения исполнителями заданий по задаче определяет маршрут, задаваемый инициатором. Постановка задачи и итоги выполнения заданий задаются в виде текста, комментариев и, возможно, с помощью прикрепленных ВЛОЖЕНИЙ – ссылок на электронные документы, папки, записи справочников, другие задачи или задания.

Если модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» нацелены на «безбумажную» технологию работы с документами и предназначены для всех сотрудников организации, то модуль «Канцелярия» предназначен для работы именно с бумажными документами. Тем более что большинство документов, имеющих юридическую силу, оформляется в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго.

Как правило, нагрузка по обеспечению «бумажного документооборота», и контроль исполнения поручений ложиться на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а так же на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Именно для них и предназначен модуль «Канцелярия». И, естественно, этот модуль облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства:

                  единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а так же внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

                  регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение;

                  осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

                  списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

                    быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

                  получение необходимых стандартных форм и журналов, а так же статистических отчетов по документообороту организации.

За счет возможности взаимодействия между системами через РКК, облегчается работа при отправке и получении документов из организаций в которых так же установлена система  DIRECTUM.

Для контроля движения и исполнения документов могут строиться различные схемы взаимодействия модулей. Это зависит от сценариев перемещения документов, принятых в организации, а так же уровня автоматизации участников документооборота.

Все механизмы, предоставляемые каждым модулем, могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в «электронный» документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

Модуль «Управление совещаниями» системы  DIRECTUM предназначен для автоматизации подготовки и проведения совещаний, за счет чего обеспечивается эффективная организация процесса проведения совещаний любым сотрудником.

В модуле поддерживается весь жизненный цикл совещаний (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Использование модуля исключает возможный пропуск какого-либо обязательного этапа, и сам процесс проходит строго упорядоченно и единой для всех схеме, обеспечивая тем самым единый стандарт проведения совещаний.

Для решения задач эффективного привлечения и удержания наиболее прибыльных клиентов, а также создание базы лояльных клиентов в системе DIRECTUM был создан модуль «Управление взаимодействием с клиентами». Этот модуль обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий. Кроме того, модуль «Управление взаимодействием с клиентами» поддерживает полный жизненных цикл продаж (сбор информации о клиенте, назначение и проведение встреч, заключение договора)  и позволяет распределить работу с клиентами и потенциальными заказчиками по ответственными специалистам отдела продаж и маркетинга.

Модуль «Управление договорами» системы  DIRECTUM предназначен для организации согласования и регистрации договоров и договорных документов.

В результате анализа работы с системой электронного документооборота  DIRECTUM, могу сделать следующие выводы, что это хорошая программа, с помощью которой можно совершать единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а так же внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек; регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение; осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства; быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга­низации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

Объем документооборота ОАО «N банк» за последние 3 года свидетельствует о повышении регистрации входящих и исходящих документов в количественных характеристиках приведенных в следующих таблицах.

Из этого следует, что с каждым годом документооборот растет на 2,5%, не смотря на сложившуюся кризисную ситуацию в мире.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Современные требования к документированию движения персонала заключаются в масштабируемости, распределенности, модульности, открытости и эффективности. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Нормативно-правовую базу кадрового документооборота основывает федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ОАО «N банк» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «N банк» документированной информацией.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота ОАО «N банк» можно сделать следующий вывод, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в ОАО «N банк» рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также можно сделать вывод, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «N банк» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.