Организация документооборота на предприятии

- распределение и раскладка исполненных документов в дела;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление обложек дел для Филиала.

Каждое дело комплектуется из документов по отдельному направлению деятельности, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют Начальник Управления делами и в Филиале - Заведующий архивом, в Головном офисе – архивариус. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за делопроизводство. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Банка.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- группировать в дела документы одного календарного года, за исключением «переходящих» дел, которые формируют в дела какого-либо периода по вопросам, решение которых происходит в течение ряда лет:

- личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудников Банка;

- документы внутри дела располагать в хронологическом порядке;

- помещать в дело только исполненные документы;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- приложения к документам, независимо от дат их подписания или утверждения, присоединяют к документам, которым они относятся, объемные приложения могут составлять отдельный том данного дела;

- внутри дела переписка со всеми относящимися к ней приложениями должна быть подшита в строгом хронологическом порядке по датам отправки документов. Не допускается разобщение переписки, относящейся к одному и тому же вопросу (письма-ответы помещаются вслед за инициативными документами);

- «документы дня» должны быть сформированы в установленном порядке в соответствии с инструкцией «Формирование документов дня ОАО «N банк» (DIRECTUM: Общая папка/Положения и инструкции/Банковские операции);

- годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления;

- приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;

- протоколы формируются в дела по субъектному составу (Совет директоров, Правление, Общее собрание, Кредитный комитет и пр.), внутри дела располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов;

- каждое дело рекомендуется формировать в количестве 250 листов при толщине не более 4 см, дела с большим количеством листов делятся на тома (части).

С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся по месту их формирования. Они должны находиться в рабочих комнатах в закрытых шкафах, обеспечивающих полную сохранность.

Руководители структурных подразделений и сотрудники структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел хранится в каждом структурном подразделении. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены, учтены и сданы в Архив Банка. Подготовка дел и документов к передаче в Архив включает в себя:

- систематизацию документов в делах;

- проведение экспертизы ценности документов в делах;

- оформление дел;

- составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства при непосредственном участии либо сотрудников Общего отдела Управления делами либо Заведующего Архивом Филиала.

Систематизация документов в делах – документы  располагают в хронологической последовательности, т.е. порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) – самый поздний.

Проведение экспертизы ценности документов в делах – проверка на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.д.

Оформление дел – полное или частичное, производят в зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, частичному (неполному) – дела временного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает в себя:

- нумерацию листов  - нумеруются простым карандашом  в правом верхнем углу все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи (нумеруются отдельно);

- составление заверительной надписи – заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации. Лист-заверитель вкладывают в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой или наклеивают на внутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе дела (дополнительные вложения новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи;

- составление внутренней описи документов – указываются индексы, виды, краткое содержание, даты находящихся в данном деле документов, а также номера листов, на которых расположен документ;

- переплет или подшивку – подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке к переплету (подшивке) из документа удаляют скрепки, булавки и другие металлические скрепления;

- оформление обложки – обложки дел должны содержать следующие реквизиты:

- наименование организации (полное);

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- заголовок дела;

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

При частичном (неполном) оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов внутри дела, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

На передаваемые в Архив дела составляется перечень. На дела с постоянным и временным сроками хранения и на материалы по личному составу составляются раздельные описи. При составлении описи каждому делу (единице хранения) присваивается отдельный порядковый номер. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

Заголовок, указанный на обложке единицы хранения, записывается в опись без изменения и сокращения.

В конце описи делается итоговая запись, в которую входят следующие данные:

- количество единиц хранения, внесенных в опись;

- дата составления;

- должности и фамилии составителей.

После итоговой записи Заведующий Архивом расписывается  в приеме документов. Один экземпляр описи остается в Управлении делами, второй – в структурном подразделении.

Документы, находящиеся в Архиве Банка, выдаются во временное пользование (не более 10 дней) под расписку в журнале выдачи документов Архива.

В Архив Банка передаются дела завершенные делопроизводством постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также дела временного срока хранения (до 10 лет) по мере надобности. Их передача производится только по описям дел.

Дела для передачи в Архив сдаются по описи в Общий отдел Управления делами. Прием каждого дела производится сотрудником Общего отдела Управления делами в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи Начальника управления делами и лица, передавшего дела. Сотрудник Управления делами проверяет правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Банка. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

Затем сданные на хранение документы перевозятся сотрудниками Управления материально-технического управления (под роспись) в Архив Банка для дальнейшего учета и хранения банковских документов.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Банка, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив Банка, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Допускается выдача документов работникам Банка во временное пользование. В отдельных случаях документы могут быть выданы (извлечены из дела) только с ведома Председателя Правления Банка. Вместо выданного документа в дело помещается лист-заместитель.

При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель дела. Карта помещается на месте выданного дела.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений и в соответствии с законодательством Российской Федерации (пункт 8 статья 9 Закона 129-ФЗ).

Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица Банка, документ или дело которой изымается. Следует отметить, что главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов в соответствии с действующими нормативными актами,  Председатель Правления Банка назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается Председателем Правления Банка.

Банк самостоятельно принимает решение по экспертизе ценности документов. Документы распределяются на четыре группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения;

- временного хранения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) находятся в структурных подразделениях до одного года, затем сдаются в архив Банка.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся в структурных подразделениях до одного года, затем в Архиве Банка, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии Банка одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются Председателем Правления, после чего Банк имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Банка. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Таким образом, было выявлено, что основным документом, содержащим общие принципы документационного обеспечения управления является Инструкция по делопроизводству ОАО «N банк». Хотелось бы отметить, что на сегодняшний день в организации не существует недостатков документационного обеспечения управления, которых необходимо устранить.