Организация документооборота на предприятии

Уфимский филиал федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Челябинская государственная академия культуры и искусств»

Институт документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и музееведения

Кафедра документоведения и музееведения

Выпускная квалификационная работа специалиста

Организация документооборота на предприятии

Уфа, 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объектом исследования в выпускной квалификационной работе являются процессы функционирования (создания, обработки, распространения, использования) документной информации в системе управления. Предметом – формирование системы документационного обеспечения управления предприятия, учреждения.

Целью данной выпускной квалификационной работы является анализ системы документационного обеспечения деятельности предприятия (на базе ОАО «N банк»). Для сохранения служебной тайны и конфиденциальной информации название предприятия было изменено.

Данная цель реализуется в рамках конкретных задач:

- изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии;

- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать  организацию  документооборота и дать рекомендации по ее совершенствованию.

В процессе написании выпускной квалификационной работы был рассмотрен ряд источников, написанных ведущими специалистами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Профессор Т. В. Кузнецова (36, 67-77) в своих трудах подробно рассматривает вопросы, касающиеся организации службы ДОУ, ее целей, задач и функций, правила работы с документами, составлению основных видов организационно-распорядительных документов. Также ею затронуты вопросы, касающиеся информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов (31, 28-37).

Электронный документооборот – это не просто автоматизация отдельного бизнес-процесса организации, поэтому особое значение уделено вопросу защиты информации, интеграции различных приложений.

В процессе написания работы были рассмотрены следующие нормативные акты:

                  Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором даются определения таким терминам, как информация, информатизация, информационная система, информационные ресурсы. Некоторые статьи посвящены вопросам конфиденциальности и защиты информации;

                  Федеральный закон  «Об электронной цифровой подписи», от 10 января 2002 года, регулирующий порядок использования электронной цифровой подписи, рассматривающий правовую базу перехода от бумажного документооборота к электронному;

                  ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», устанавливающий терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;

                  ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 3 марта 2003 года  устанавливающий состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

                  «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», дающая совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности для упорядочения документооборота в организациях.

Также использовались статьи ведущих специалистов в области документоведения и делопроизводства, напечатанных в специальных изданиях «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом». Статьи С.А. Кузнецова (33, 490) посвящены вопросам автоматизации делопроизводственных процессов, проблемам выбора информационных систем и информационных технологий. Он дает обзор информационных технологий и их качественные характеристики.

Базой исследования стало рассмотрение таких вопросов как:

- организация документооборота в ОАО «N банк» (все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело);

- проверка оперативности прохождения документа, с наименьшими затратами времени и максимальное сокращение инстанций прохождения документа.

При анализе результатов был использован метод сравнения данных, с помощью которого сопоставлялись данные выработки по отдельным делопроизводственным операциям, структурно-функциональный подход, метод анализа нормативной и организационной базы ДОУ.

Исходя из поставленных выше задач данной выпускной квалификационной работы, была предложена следующая структура работы: введение, четыре главы, заключение, список использованных источников и литературы, приложения. Во введении раскрываются актуальность изученной темы, объект, предмет, цели, задачи исследования, структура работы.

Пeрвaя глaвa «Теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия» пocвящeнa видам первичных документов предприятия  и основным требованиям к их оформлению. Во втoрой глaве «Основные правила организации документооборота на ОАО «N банк» рассматривается схема движения и технология обработки документов, регистрация документов и контроль за исполнением документов. Трeтья глaвa «Система электронного документооборота Directum» рассказывается о механизмах контроля движения и исполнения документов в этой программе.

В заключении подводятся итоги и выводы по выпускной квалификационной работе.

Список использованных источников и литературы содержит 56 наименований. Работу дополняют приложения.

Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия

1.1. Виды первичных документов предприятия и требования к их формированию

Первичные документы – это документы, составленные в момент совершения бухгалтерских операций или непосредственно после их завершения, являющиеся первым свидетельством их совершения [14]. Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. В частности, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером [16].

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.