Организация документооборота на предприятии

Передача документов на исполнение без регистрации не допускается.

Контроль за правильностью, полнотой, сроками исполнения документов рассмотрен в разделе 5 Инструкции по делопроизводству ОАО «N банк». Исполненный документ подшивается в дело структурного подразделения, являющегося ответственным исполнителем документа.

Исходящие документы готовятся в виде оригинала и копии. Оригинал направляют адресату (см. Приложение 2). Исходящие документы, подготовленные на подпись Председателю Правления Банка, его заместителям и Директору Филиала должны быть правильно оформлены, т.е. иметь:

- необходимые визы согласования с должностными лицами Банка;

- материалы, на основании которых готовился документ;

- необходимые приложения;

- адресат;

- ссылку на номер запроса при ответе на запрос;

- фамилию и номер телефона исполнителя (на лицевой стороне листа в левом углу).

После подписания документа и заверения печатью Банка проставляется регистрационный номер и дата в общем отделе Управления делами. Регистрация создаваемых в Банке документов означает получение документом полной юридической силы. Отправка незарегистрированных исходящих документов  не допускается. Все создаваемые в Банке документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности сотрудника, подготовившего или подписавшего документ.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день отправки и состоит из присвоения и проставления на документе в левом верхнем углу регистрационного номера и даты документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа по Журналу регистрации исходящей корреспонденции в DIRECTUM. В Журнал вносятся: порядковый номер документа, дата регистрации, адресат (кому направлено письмо), содержание документа, количество листов основного документа, количество листов приложения к нему, фамилия подготовившего документ, фамилия подписавшего документ. В конце каждого календарного года Журнал распечатывается и в бумажном виде подшивается в дело.

Исходящие документы для отправки передаются в Общий отдел Управления делами в открытом виде. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Прием исходящей корреспонденции и расчетно-денежных документов для отправки производится в течение всего рабочего дня.

После регистрации проводится экспедиционная обработка отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, при необходимости заполняется карточка уведомления о вручении. Документы обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Срочные документы отправляются немедленно.

Вся исходящая корреспонденция и расчетно-денежные документы отправляются заказной или заказной с уведомлением почтой через предприятие почтовой связи. Международные почтовые отправления направляются только заказной почтой или срочной (экспресс) доставкой корреспонденции (такими службами как DHL , TNT и др.).

Конверты с заказной корреспонденцией регистрируются в почтовых реестрах, на которых предприятие связи ставит отметку о приеме почты. Оригиналы реестров 2 раза в месяц сдаются в отдел внутрибанковского учета и налогообложения, а копии реестров хранятся в делах общего отдела Управления делами и служат доказательством отправки корреспонденции.

Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах Банка. Подготовка, согласование и подписание внутренних документов происходит в соответствии с правилами  оформления исходящих документов:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководством;

- регистрация документа.

Регистрация внутренних документов происходит в Журнале регистрации внутренних документов в Общем отделе Управления делами. В правом нижнем углу на первой странице документа проставляется штамп с  указанием номера и даты документа. Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей, если это бумажный документ, документ в электронном виде передается по системе DIRECTUM;

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении (в системе DIRECTUM);

- подшивка исполненного документа в дело.

Общие правила регистрации документов на предприятия ОАО «N банк». Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ОАО «N банк». Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003 Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «N банк» используют две формы регистрации документов: журналы и вторая форма регистрации, с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная.

2.2. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Организация контроля за исполнением документов в ОАО «N банк» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. Приложение 3).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «N банк».

Документы, в тексте или резолюции которых указан срок их исполнения, посылаются, как правило, в электронном виде задачей исполнителю и строго контролируются в системе DIRECTUM, в исключительных случаях передаются в бумажном виде. Контрольный срок – дата и время, до которого задача должна быть выполнена – фиксируются специалистом Общего отдела. Если задание не выполнено вовремя, оно автоматически помечается как просроченное (выделяется красным цветом).

Контролируемый документ передается от одного исполнителя к другому только с уведомлением (по системе DIRECTUM) лица, осуществляющего контроль за ходом исполнения этого документа. Контроль исполнения документов должен быть упреждающим.

Ответственность за своевременное исполнение документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство Банка, руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется общим отделом Управления делами Банка.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов подразделяются на индивидуальные и типовые. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Индивидуальный срок исполнения документа определяется резолюцией руководителя или указывается в самих документах (приказы, распоряжения, решения, письма) и исчисляется в рабочих днях со дня ее написания до момента подписания ответа или доклада руководителю, от которого было получено задание. При определении продолжительности срока исполнения документа учитывается содержание документа и практические возможности его исполнения. Если в поступившем документе не указан срок его исполнения, то в ходе предварительного рассмотрения следует руководствоваться типовыми сроками: письма вышестоящих организаций и учреждений – в течение 5 рабочих дней; телеграммы – в течение 3-х рабочих дней.

Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового, то сроком исполнения документа считается индивидуальный. Срок исполнения документа может быть продлен  или отменен (в письменном виде) только руководителем, давшим поручение (в случае его отсутствия – лицом его замещающим) или вышестоящим руководителем. Об изменении срока исполнения документа ответственный исполнитель сообщает в Управление делами Банка.

Документ снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие с контроля производится Управлением делами Банка.

2.3. Систематизация и хранение документов

Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень дел, заводимых в делопроизводстве Банка с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел Банка составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений и должна учитывать всю документацию, образующуюся в деятельности Банка. Номенклатура дел структурного подразделения готовится лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении. Номенклатура дел структурного подразделения Банка печатается в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в Управление делами, второй – остается в подразделении. Включенным в номенклатуру делам присваивается индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.

Если в течение года в структурном подразделении формируются дела, не включенные в номенклатуру дел, то эти дела вносятся дополнительно. Для этой цели в номенклатуре оставляют резервные номера. Структурные подразделения в конце года, не позднее 1 декабря текущего года, сдают номенклатуру дел подразделения в Общий отдел Управления делами для составления сводной номенклатуры дел Банка и утверждения Председателем Правления.

В качестве разделов номенклатуры дел используются наименования структурных подразделений Банка; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Банка. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением соответствующих индексов.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры Управления делами. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера  дела по номенклатуре в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов, индекс проставляется на каждом томе. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела отражает вопросы деятельности подразделения. Заголовок дел должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел, не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются «переходящим». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В графе «Примечание» делают отметку – «переходящее». Запрещается применение заголовков, которые не раскрывают содержание дела, например: «Общая переписка», «Разное», «Руководящие материалы».

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года – указывается количество дел (томов), заведенных в течение года. В графе 4 указывается срок хранения дела в соответствии с «Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой России 10 марта 2000 г. (10, 134). В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются архиву. Номенклатура дел печатается, затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом первый экземпляр хранится в Управлении делами, второй используется там, в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве. Номенклатура дел Банка в конце каждого года уточняется, пересматривается с учетом происшедших изменений, утверждается Председателем Правления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: