Организация документооборота на предприятии

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный мар­шрут движения, который зависит от состава и содержания доку­ментов, степени регламентации функций руководителей и струк­турных подразделений, распределения обязанностей между руко­водителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Схема документооборота показана на рис. 1.3.

Рис. 1.3.  Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Существует целый ряд вариантов классификации документов (см. табл. 1.1).

Таблица 1.1

Виды классификации документов

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

                    организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

                    распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

                    информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

                    документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

Требования Госстандарта к документации (корпоративному документообороту) и процедурам, осуществляющим в целях управления документооборот, обобщены на рис. 1.4.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной поли­графии и оргтехники (43, с. 124).

Общепринятая методика подсчета документооборота преду­сматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет не­корректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем резуль­тате. Основное правило подсчета документов однократность.

Система кадрового обеспечения управления персоналом — это взаимосвязанный процесс управления персоналом, состоящий из определенных элементов. Она основана на теоретических и практических знаниях, умениях и навыках специалистов, осуществляющих непосредственное управление персоналом. Для ее эффективного функционирования необходимо определенное правовое, документационное и техническое сопровождение. Речь идет об определенных методах поддержания и формирования системы управления персоналом.

Рис. 1.4.Требования к корпоративному документообороту

ГЛАВА 2. Основные правила организации документооборота на ОАО «N банк»

2.1. Схема движения и технология обработки документов
в ОАО «N банк»

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ОАО «N банк». Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ОАО «N банк» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота на ОАО «N банк» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ОАО «N банк» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в ОАО «N банк», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ОАО «N банк». Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В ОАО «N банк» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ.

Исходящий - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО «N банк», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Прием и первоначальная обработка документов осуществляется централизованно в  общем отделе Управления делами в течение рабочего дня (см. Приложение 1). Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Не вскрываются конверты с пометкой «Лично», «Конфиденциально». Проверяется целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений.

Если обнаруживается повреждение, отсутствие документов или приложений к ним, то на нижнем поле последнего листа документа и в журнале регистрации в графе «Примечание» делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента. Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме конвертов, в которых пришли письма из Судов (арбитражных судов), адресованные юридическому отделу (они подкрепляются к письмам) и когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Входящие документы регистрируются в общем отделе Управления делами в день их поступления. Регистрация  документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов. Регистрации не подлежат:

- учебные планы и программы;

- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

- рекламные материалы, плакаты;

- конфиденциальная корреспонденция.

Регистрационный штамп проставляется на первой странице документа в правом нижнем углу с указанием на нем даты и регистрационного номера. Нормативные акты, документы инструктивного характера, исходящие документы из Банка России, из Национального Банка Республики Башкортостан, Правительственных организаций России, Москвы, г. Уфы, полученные подразделениями,  минуя общий отдел Управления делами, обязательно должны быть, переданы в общий отдел.

В системе электронного документооборота DIRECTUM (далее по тексту – DIRECTUM) ведутся Журнал регистрации входящей корреспонденции, Журнал регистрации входящей нормативной корреспонденции, Журнал регистрации внутренней документации. В нем  указываются: порядковый номер документа, дата регистрации, от кого поступил документ, краткое содержание, количество листов основного документа,  количество листов приложения к нему. Отсканированная электронная копия документа прикрепляется к карточке документа, затем производится рассылка документа задачей в DIRECTUM всем заинтересованным подразделениям и лицам.

В конце каждого календарного года журналы регистрации корреспонденции Банка распечатываются и подшиваются в бумажном виде в дело.

Документы передаются на рассмотрение Председателю Правления Банка, его заместителям, Главному бухгалтеру. Документы, не требующие принятия решения руководством, передаются в структурные подразделения в день их поступления. Рассмотрение документов происходит в день поступления их в Банк.  При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.

Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем.

Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело. Допускается писать резолюцию на отдельных листах только за подписью Председателя Правления Банка и его заместителей, а также на документах, подлежащих возврату в организацию, обратившуюся в Банк. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший ее (в случае его отсутствия – замещающее лицо), или вышестоящий руководитель.

Документ с резолюцией сканируется в DIRECTUM и направляется вложением в задачу указанным сотрудникам Банка для исполнения. Допускается передача оригинала и копий документа на бумажных носителях. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомления с документом большого числа исполнителей. Копия документа подшивается в папки входящей корреспонденции, хранящиеся в общем отделе Управления делами. Цель указанного порядка передачи документов – быстрое и точное определение местонахождения документа.