Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

     Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо информации. 
 
 
 
 

      

1. Образец телеграммы

     СТАВРОПОЛЬ 13 КАРАТ КРЫЛОВУ 

     ЦЕЛЬЮ ПРОВЕРКИ КАЧЕСТВА БЛОКОВ ЖБИ СРОЧНО КОМАНДИРУЙТЕ АЛЕКСАНДРИЙИСКИЙ МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД СПЕЦИАЛИСТА ПО КАЧЕСТВУ СРОКОМ 5 ДНЕЙ

 

     467000,Краснодар,Казачья ул.,д.6

     Управление  строймеханизации

 

     Зам.начальника управления                                                             О.И. Кравцов

     25.09.2001

 
     

2. Телекс

 

     Телекс – разновидность телеграммы, выделяемая в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу – аппарату телеграфной связи, обонируемому  организацией.

     Телексная связь широко используется в деловом  общении, особенно в сфере внешних  экономических связей на всех этапах заключения и исполнения сделки. Телексная связь отличается от передачи сообщения по телеграфной сети общего пользования быстротой передачи сообщения: адресат получает сообщение на своей телексной установке  практически в тот же момент, когда оно отправлено с другого конца связи. Кроме того, телекс, как и телеграмма, является документом, в отличии от факса, также обеспечивающего оперативность передачи, но не являющего документом, а лишь его копией.

     Стоимость телексного сообщения определяется временем, затраченным на его передачу.  Единицей оплаты является плата за соединение продолжительностью в 1 минуту, а размер оплаты зависит от страны назначения.

     Телексы отличаются от телеграмм использование  знаков пунктуации: точек (.) и запятых (,), а также различных шрифтов.

     Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес  отправителя. Требования к оформлению телекса в целом аналогичны требованиям  к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием  служебного заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

     В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные  для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой  лексике, употребление которой не вызывает различного толкования.

     Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся  ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

     В телексах используется большое количество сокращений.

     Используются  в телексах правила пунктуации в  целом ближе к нормам делового письма, телеграммы. В телексах в  этом случае ставятся точки и запятые, как в письмах.

     В международной телексной переписке  приняты особые правила написания  цифр:

     а) дроби пишутся через косую  черту: 2/3, ½; при необходимости обозначения  целого числа и дроби дробь  отделяется от целого числа знаком тире: 2-5/6;

     б) числа обозначаются в телексах цифрами, однако в соответствии с принятыми  нормами международной практики за цифровым обозначением многозначных чисел обычно следует их буквенное  обозначение, например: 1000 – one thousand;

     в) при обозначении процентов вместо знака процента (%) используется цифра 0 и наклонная черта, т.е. 0/0 вместо %.

     При составлении телекса иногда возникает необходимость исправить обнаруженную ошибку. В этом случае может быть рекомендовано следующее.

     Сразу после обнаруженной ошибки пять раз  подряд печатается буква «Х», после  которой через несколько интервалов помещается правильное слово, например:

     PLEASE CONFIRM DELIVERY OF FIRST LEXXXXX  LOT.

     После основного текста следует заключительная формула вежливости, которая в  телексах сводится к различным вариантам  сокращений выражения.

     Затем следует подпись автора телекса  и повтор автоответов вызывающего  абонента (отправителя) и вызываемого  абонента (получателя).

     В конце телекса могут встречаться  цифры и слова, по смыслу не относящиеся  к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящие к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки они не несут.

3. Факсограмма

     Факсограмма (телефакс,факс)- получаемая на бумажном носителе копия документа, передаваемого по каналам факсимильной связи.

     Факсимильная  связь – электрический способ передачи графической информации, при  котором происходит неподвижное  изображение текста или таблиц, чертежей, схем, фотографий и т.п. Такая связь  осуществляется посредством факсимильных аппаратов.

     Факсимильный  аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и  электронных устройств, которые  служат как для передачи изображений  неподвижных плоских объектов по каналам электросвязи, так и для  приема таких изображений с воспроизведением в виде его копии.

     По  скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с  телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфной и телексной связью.

     Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разног рода информационных сообщений.

     Строго  говоря, документ, переданный по факсу, является копией документа и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.

     Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

     Не  допускается волнистость или  деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой  стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

 
     

4. Телефонограмма

     Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

     Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения  и т.п.).

     Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер  отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

     В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов.

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается  список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

     Для записей телефонограмм целесообразно  используются специальные бланки.

1. Образец бланка для телефонограммы

      

 
     

5. Коммерческое  письмо

     Не  существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной  организации стандартизации устанавливает  порядок оформления заголовочной части  письма, где располагаются сведения об организации – авторе документа, адресные сведения и ссылки индексы  инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписке сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой  ведения переписки.

     Учитывая, что в настоящее время отсутствует  международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая  в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.

1. Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя и получателя составляют реквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков и включаются в электронный шаблон бланка. Наряду с наименованием организаций фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма – общество с ограниченной ответственностью, а также логотип организации.
2. Ссылки на документы отправителя и получателя, позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма - «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках могут быть указаны порядковый номер документа, краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.
3. Дата письма указывается в верхней части справа.
4. Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается, кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

• номер дома или здания, название улицы;

• название города;
• страна.
5. Указание на конкретное лицо – реквизит, используемый тогда, когда автор заинтересовался в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости нет, эта отметка не используется.
6. Вступительное обращение – стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату. В обращении используются следующие сокращения: Mr - господин, Mrs- госпожа (к замужней женщине), Miss- госпожа (к незамужней женщине),  Ms- при неизвестном семейном положении.
7. Краткое содержание письма не является обязательным элементом письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом.
8. Текст письма – самая важная составляемая часть письма. Как правило каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержание. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.
9. Заключительная формула вежливости – форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.