Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

      Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

         
 
 

      В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
4. обработка исполненных и отправляемых документов.

      Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

5. Блок-схема работы с входящими документами.

      

6. Первичная обработка поступлений

      Экспедиционная  обработка поступающей корреспонденции  достаточно традиционна и не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая  по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным  лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных  подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

      До  вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

      При поврежденной упаковке особенно тщательно  проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции  фиксируют выявленные дефекты, в  серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая  присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения  по данному факту, например:

      Зам. гендиректора

      Упаковка  корреспонденции, полученной от АОЗТ “Земфира”, содержит явные следы  вскрытия. Общее количество листов вложения не указано,

      Зав. канцелярией                  Н.П. Силов 

      21 марта 2002г.

      Но  инцидент не должен вызывать прекращения  или замедления обработки поступающих  документов.

7. Не вся корреспонденция вскрывается

      В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы  на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и др.).

      При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

1. в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
2. в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
3. если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;
4. при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.
8. Отметки на поступившей корреспонденции

      На  поступающих документах проставляется  отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости  количество листов и подпись сотрудника. Регистрационные штампы принято  ставить на первом листе документа, в правом углу нижнего поля.

      Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспонденции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

      Если  корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может  ставиться на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

      На  документах, подлежащих централизованному  хранению в службе ДОУ, может ставиться  на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит  возврату».

      Если  документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой  базе данных местонахождение ранее  присланного документа и отметить это на поступившем экземпляре, например:

      Первичный документ от 10.09.98 в  отделе продаж у Кулина 

      Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

      Экспедиционная  обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления  или в первый рабочий день при  поступлении корреспонденции после  его окончания, а также в нерабочие  дни. 
 

7. ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

     Под тиражированием понимают довольно доступный  и быстрый способ размножения  документов с помощью ризографа. Тиражирование широко распространилось с восьмидесятых годов прошлого века, когда появилась потребность в быстром размножении большого количества печатной продукции.

     Тиражирование на ризографе позволяет быстро и, что самое главное, дешево получить простейшую печатную продукцию с большим количеством копий. Тиражирование можно применять для размножения текстовых документов, а вот для документов с большим количеством рисунков и фотографий данный способ подходит мало. Главная проблема тиражирования состоит в невозможности работы с полутонами. Тиражирование может осуществляться лишь в нескольких цветах - шести или четырёх, в зависимости от возможностей ризографа. Тогда как полутона остаются недоступны. Кроме того, близкое расположение разных цветов может привести к тому, что при тиражировании один цвет будет попадать на другой. Однако этот недостаток тиражирования легко исправить, размножая основной объём данным способом, а фотографии и рисунки допечатывая методом цифровой печати. А невысокая стоимость тиражирования с лихвой компенсирует все дополнительные расходы.

     Тиражирование — это способ печати, который способен совместить в себе преимущества новых цифровых технологий и многолетний опыт традиционной печати. Тиражирование отличается высоким качеством обработки и передачи данных, но при этом обладает той же экономичностью, производительностью и надёжностью, что и традиционная печать. Тиражирование может осуществляться даже малоквалифицированными работниками, так как освоить аппарат для тиражирования так же просто, как и всем привычный ксерокс.

     Высокая скорость и производительность тиражирования  объясняются тем, что аппарат  готов к работе тотчас после включения, времени на разогрев ему не требуется. При этом возможно тиражирование  со скоростью 60-120 экземпляров в минуту. За восьмичасовой рабочий день это  больше, чем 60 тысяч экземпляров! 

     В отличие от цифровой печати, стоимость  одного экземпляра при тиражировании  напрямую зависит от объёмов тиража, так как основная часть бюджета  уходит на изготовление матрицы. Поэтому  для тиражирования больших объёмов  данный способ является наиболее обоснованным.

     Конечно, основной параметр, который волнует  заказчиков полиграфической продукции  — это качество получаемого оттиска. При тиражировании к качеству претензий быть не может, так как  максимальное разрешение для аппаратов, осуществляющих тиражирование — 600 точек на дюйм. Что касается цветового  разрешения, то при тиражировании  можно выбирать режим печати — 16 тонов для текстовых документов, 256 тонов для рисунков и фотографий, а также режим растровой печати.

     Ещё одно немаловажное достоинство по нынешнем временам тиражирования — это абсолютная экологическая чистота технологии. При тиражировании в окружающую среду не выделяются никакие вредные вещества, работа на аппаратах безопасна для людей.

     Как видно из всего вышесказанного, тиражирование, несмотря на стремительный захват рынка  полиграфических услуг цифровой печатью, ещё долго останется  востребованной технологией, направленной в основном на обеспечение потребностей крупных компаний, работающих с большими тиражами. В то время как цифровая печать будет обеспечивать потребности в высококачественной, но довольно дорогой полиграфии в небольших объёмах. 
 

8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 
     

1. Телеграмма

     Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

     Большинство телеграмм представляет собой сообщения  информационно-справочного характера. Фактически это разновидность переписки, используемой в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

     Порядок осуществления телеграфной связи  регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108.

     Телеграммы  подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая  правительственная», «Правительственная»  и др. В большинстве организации  применяются простая и срочная  телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

     Подаваемая  отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или  напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаги. Исправления, вычеркивания и вставки, внесенные  в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

     Телеграмма  должна быть написана в следующей  последовательности:

• Отметка о категории телеграммы;
• Отметка о виде телеграммы;
• Адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;
• Текст телеграммы;
• Подпись отправителя.

      Адрес телеграммы должен содержать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставку адресату без розыска и наведения справок.

      Телеграмма  может адресована в один или несколько адресов. При подаче многоадесной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

     Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово, но не более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельная телеграмма.

     Текст телеграммы излагается кратко, без  союзов и предлогов.

     В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные  для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанную.