Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

      В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

      Офисная организационная  техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно- технических работ.

      Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных  вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой  информации, и к другим отрицательным  последствиям.

      Множество различных договоров, юридических  бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских  бланков, рекламных проспектов и  афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения.

      Зачастую, в офисе работают с различными документами в бумажной и электронной  форме. Несомненно, что самым важным устройством в офисе является персональный компьютер, но так как именно об этом устройстве написано чрезвычайно большое количество самых различных материалов, то необходимо четко обозначить те задачи, которые призвана выполнять офисная техника.

     Офисная техника должна выполнять такие  задачи, как: печать, сканирование, размножение, ламинирование, брошюровка, обрезка, уничтожение, передача различной информации по линиям связи.

     Средства  оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

      Одним из важнейших устройств офисной  техники является принтеры.

        Кроме печати, для офисной работы  также потребуются сканеры - устройства для распознавания текста или графических изображений, копиры - устройства для копирования, размножения различных текстов, а также факс - устройство для приема факсимильных сообщений.

      Если  Ваша организация занимается изданием различных буклетов, раздаточных  материалов, то Вам необходимо обзавестись  ламинатором, брошюровщиком и резаком  - устройствами, которые позволят Вам изготовлять полный спектр полиграфической продукции для самых различных целей.

     Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.

     Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.

      Брошюровальные  машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

     Листоподборочные  машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

     Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.

     Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.

     Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.

      Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины. Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

     Также, в последнее время, весьма большой  популярностью пользуются такие  устройства офисной техники, как  МФУ (многофункциональные устройства). Отличительной особенностью таких устройств является компактность и многофункциональность такого устройства, когда в одном устройстве объединены достоинства нескольких периферийных устройств.

     Организационные автоматы - это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Оргавтоматы включают в себя быстродействующие печатающие устройства, различные запоминающие устройства, микропроцессоры или иные устройства управления, дисплеи и др.

     Маркировальные  машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.

     Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п. 
 
 
 
 
 
 

6. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ

      Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело.Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

1. Масштаб документооборота

      В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или  государства в целом. Нормативные  акты и методические пособия, в частности  Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

      Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре  организации и внутреннему распределению  обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система  организации документооборота не поддается  самостоятельному регулированию и  нормированию.

2. Документопотоки

      Документооборот в организациях состоит из потоков  документов, циркулирующих между  пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой  и др..  Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

      В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются  документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

      Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные  в ней и не предназначенные  к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

      Другая  характеристика документооборота - видовой  состав документов, например:

1. распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
2. акты и справки проведения вневедомственных проверок;
3. статистическая отчетность;
4. письма-запросы о деятельности организации;
5. письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
6. материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д. Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним. Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

      Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные  и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов  власти, и другие имеют разные технологии обработки.

      Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

      Значительно различаются методы и этапы обработки  документации в зависимости от способа  пересылки, срочности исполнения, степени  ограничения доступа к составу  информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

3. Технологии обработки поступающих документов

      Как известно, в настоящее время параллельно  применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошлые  времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для  передачи документной информации используются и современные способы: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

4. Порядок поступления документов

      Если  еще несколько лет назад подавляющее  большинство документов поступало  и обрабатывалось централизованно  в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался  экспедиционной обработкой, то в настоящее  время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а, скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

      Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.