Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

     В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов  сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых  вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

     С появлением компьютеров началось быстрое  развитие автоматизации процессов  документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более  широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной  информации электронно-вычислительной техникой.

     На  первых порах в процессе работы с  ЭВМ использовался преимущественно  перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

     С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени  в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами  осуществляется преимущественно с  помощью компьютерной техники. Таким  образом, электронные документы  прочно вошли в сферу документационного  обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в  употребление и сам термин "электронный  документ".

     Электронные документы имеют технологическую  специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком  в той физической форме, в какой  она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования  эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение  на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).  
 
 

                          
 
 
 
 

4. АВТОМАТИЗАЦИЯ И МЕХАНИЗАЦИЯ

     РАБОТЫ  С ДОКУМЕНТАМИ 

      Механизация и    автоматизация    документационного   обеспечения

управления  направлены  на  повышение  эффективности  труда  работников

управленческого аппарата,  сокращение трудозатрат  на документирование,

обработку,    передачу,    использование    документной    информации,

упорядочение  документооборота.

      Механизация и   автоматизация   работы   с   документами   должны

осуществляться   на   основе  упорядоченной  системы  документирования

управленческой  деятельности,  унификации  и   сокращения   количества

применяемых форм документов, рационализации документооборота.

      Механизация и   автоматизация   внедряются   на    всех    этапах

документационного  обеспечения управления:  подготовка документов,  их

копирование  и  оперативное  размножение,  экспедиционная   обработка,

регистрация и поиск,  оперативное хранение и транспортировка, контроль

исполнения, сбор на хранение и др. 

      4.1. Состав комплексов  средств механизации и автоматизации работы с документами 

      Автоматизация работы  с документами осуществляется путем создания

и внедрения  автоматизированных информационно-поисковых  и других систем

сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных  задач

документационного обеспечения управления с использованием персональных

ЭВМ и  автоматизированных рабочих мест.

      Средства  механизации и автоматизации  работы с документами  должны

быть  совместимыми  и  предусматривать  возможность  их  объединения  в

единую  систему.

          Условия работы аппарата управления с документами:

1. от   организационной  структуры  аппарата

      управления;

2. его размещения;
3. условий труда работников;
4. от количества и содержания документов;
5. от потребности в оперативной и ретроспективной

      информации;

6. от степени централизации работ  с  документами.

      Комплекс  технических средств должен обеспечивать сбор и передачу информации, ее запись на машинные носители,  ввод информации в ЭВМ,  решение задач  и вывод  результатов  обработки  в  форме машинограмм или видеограмм,  а

также  совместимости  с  другими  автоматизированными  информационными

системами.

      При внедрении новых технологий работы  с  документами  необходимо

руководствоваться   социальной   экономической   целесообразностью  их

внедрения,  учитывая возможность приобретения  технических  средств  в

определенные   сроки,   наличие   пригодных   помещений,   возможность

привлечения специалистов для обслуживания техники, ее ремонта и т.п. 

      4.2. Автоматизация работы  с документами 

      Автоматизированная   технология   работы   с   документами

осуществляется   путем   создания   и   внедрения   автоматизированной

подготовки  документов, автоматизированных ИПС  и решения других задач с

использованием  персональных  ЭВМ  и  автоматизированных  рабочих мест

(АРМ).  При  этом  должна   обеспечиваться   информационно-техническая

совместимость   средств   вычислительной   техники  между  собой  и  с

централизованными базами (банками) данных. 

      Автоматизированная  подготовка часто повторяющихся  текстов

документов  осуществляется на базе банка текстовых  заготовок.  В  банк

включаются  унифицированные формы и тексты документов, постоянные части текстов,  названия должностей,  фамилии и  адреса постоянных авторов  и

корреспондентов,  юридические текстовые формулы,  придающие документам

правовой  характер,  формализованные  описания  структур  и  содержания

документов    и    др.   Индивидуальные   документы   подготавливаются

традиционным  машинописным способом.

      Документ, подготовленный  средствами  ВТ,  используется  в форме

машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые документы и машинограммы   используются   в   управленческом  аппарате  на  правах подлинника (ГОСТ 6.10.4-84),  запрещается перепечатывать  машинограмму

на пишущих  машинах. Транспортировка (передача, пересылка) документа на

машинном  носителе осуществляется с сопроводительным письмом.

      Автоматизированная  подготовка    документов   осуществляется   на

автоматизированных  рабочих  местах  или  автоматизированных   пунктах

обработки информации.

      Автоматизированная  регистрация  документов   производится децентрализовано,     в     местах     регистрации    документов    на автоматизированных  рабочих  местах  или  автоматизированных   пунктах обработки информации. 

        На базе данных автоматизированной  регистрации документов строится

ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления  машинограмм.  При частичной

автоматизации  поисковых  операций  должна  соблюдаться  совместимость

традиционной  и автоматизированной систем регистрации  и поиска.

      Поиск и  использование  информации производится децентрализованно

на автоматизированных рабочих местах  или  автоматизированных  пунктах

обработки  информации.  Пользователь должен иметь  возможность получить

информацию  по всем или  нескольким  реквизитам  регистрации  и  точный

адрес местонахождения документа в  данный момент.

      Автоматизированный  контроль исполнения  строится  на  базе автоматизированной     регистрации    и    обеспечивает    оперативное

информирование  исполнителей  и   контрольной   службы   о   состоянии

исполнения   всех   документов,   поручений   и   заданий,   а   также

предварительный контроль сроков подготовки  и  исполнения  документов,

анализ  исполнительской дисциплины.

      На  автоматизированный контроль ставятся регистрируемые  документы

со   сроком   исполнения   не  менее  10  дней.  Контрольные  действия

осуществляются  в контрольных службах и в  местах регистрации документов

с     использованием     автоматизированных     рабочих    мест    или

автоматизированных   пунктов   обработки    информации.    Напоминания

исполнителям   о   сроках  исполнения,  сводки  состояния  исполнения,

сведения  о переносе сроков,  завершения исполнения и др.  выводятся на

экран дисплея,  рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в

структурных подразделениях соответствующих технических средств.  После

завершения   исполнения  и  записи  всех  необходимых  данных  в  банк

регистрационных данных изготовителя машинограмма полностью заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.

      Руководитель    организации   несет   ответственность   за

эффективность использования  автоматизированной  технологии  работы  с

документами,   определяет   право  доступа  работников  к  информации,

хранящейся на машинных носителях,  устанавливает очередность перехода

на автоматизированную технологию работы с документами.

      Работники управленческого  аппарата   обязаны   четко   соблюдать

требования  автоматизированной технологии работы с документами. 

5. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА

 

      Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

     К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые технические  средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек  и заканчивая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком  смысле относят лишь технические  средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.