Автономная некоммерческая организация

«ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  КОЛЛЕДЖ» 
 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

  В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ  ПРЕДПРИЯТИЙ 
 
 
 

Реферат по дисциплине:

  Документационное

  Обеспечение  Управления

Работу  выполнила студент:

Борисова  Марина

группы: М2-10

Работу  принял:  Носкова В. И. 
 
 

Москва 2011

СОДЕРЖАНИЕ

1.ГРУППЫ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ…………………………………………….....3

2. СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 19

5. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА 27

6. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ 31

7. ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ 39

8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ГРУППЫ  ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

 

1. Средства  составления и изготовления текстовых  и табличных документов

1. Ручные пишущие средства

2. Пишущие машинки
3. Диктофонная техника
4. Печатающие устройства для ПК

2. Средства копирования и тиражирования документов:

1. Средства электрофотографического копирования
2. Средства ризографии

3. Средства микрографии.

4. Средства физической обработки носителей документов:

1. Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины(фольдеры)

2. Конвертовскрывающие машины
3. Машины для нанесения защитных покрытий на документы(ламинаторы)
4. Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины(франкингмашины)
5. Машины для уничтожения документов(шредер)

5. Средства внутри- и вне офисной транспортировки документов, связи и коммуникаций:

1. Пневматическая почта
2. Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи
3. Средства и системы телеграфной связи
4. Средства и системы факсимальной передачи информации и модемной связи
5. Локальные вычислительные сети
6. Средства и системы оперативно-диспетчерской связи

6. Офисная мебель и оборудование.

 
     

1. I. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов

     По  распространенности среди этих средств, приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.

     Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках. Общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.

     По  мере развития компьютерной техники  обновление модельного ряда пишущих  машинок практически остановилось. Прогнозируется, что по мере падения  стоимости компьютерной техники  некоторые модели пишущих машинок  уйдут с рынка. Останется спрос  на машинки, имеющие интерфейс с  ПК, поскольку машинка любого типа абсолютна не заменима при необходимости регулярной работы с бланками нестандартных форматов или выполненных полиграфическим способом.

     Однако  в силу ряда причин останутся востребованными  и механические пишущие машинки. Это связано с тем, что они энергонезависимы, отличаются простотой в обслуживании и низкой стоимостью расходных материалов. Если важна конфиденциальность при подготовке документов, лучше пользоваться механической пишущей машинкой, так как обеспечение компьютерной безопасности требует применения сложных систем, стоящих зачастую дороже компьютера.

     Характерной особенностью электронных пишущих  машинок является модульная конструкция, которая позволяет на основе базовой  модели выпускать модификации с  изменяющимся уровнем функциональной оснащенности, полнее и быстрее удовлетворять  запросы различных групп потребителей.

     В отличие от механических,  электронные пишущие машинки компактны, легки, не нуждаются в специальной мебели, автоматически форматируют текст и выполняют другие операции редактирования, позволяют печатать разными шрифтами. В этом режиме работа мало чем отличается от работы на компьютере. Машинки имеют как постоянную, так и оперативную память. Многие пишущие машинки оснащены жидкокристаллическим однострочным или полностраничным дисплеем.

     Для сокращения процесса изготовления подлинников  известно применение стенографии, как способа, сокращающего разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами или печатанием на пишущей машинке или ПК. Стенография за счет условного изображения, которое успевает за скоростью произнесения речи, помогает нам сократить этот процесс. Однако помимо двух человек - диктующего и стенографистки-автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стенографистке, так и процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

     В связи с этим представляется наиболее оптимальным использование такого средства составления и изготовления документов, как диктофон.

     Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяются для подготовки документов, а так же записи хода совещаний, заседаний. Воспроизводить запись можно либо с замедлением, либо с автоматическим многократным повтором, что позволяет проводить ее расшифровку более качественно.

     Принтер - самое распространенное средство изготовления текстовых и иных документов, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из вашего компьютера.

     Существует  широкое многообразие принтеров, отличающихся по цене, типам, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные и лазерные.

     Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимостью печати и часто они применяются в небольших офисах для печати  деловых бумаг. Однако крупные фирмы стараются не вести свою корреспонденцию на матричных принтерах, потому что по качеству печати они намного хуже всех остальных, известных на сегодня принтеров. Матричные принтеры очень шумные, у них практически отсутствует цветная печать, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

     Очень трудно выбирать модель принтера, если пользователь привык к качеству печати лазерных принтеров, а бюджет позволяет приобрести только матричный. К счастью есть возможность не сталкиваться со всеми вышеназванными трудностями при печати на матричных принтерах, получать распечатки типографического качества. Все это можно сделать, если приобрести струйный принтер.

     Струйные  принтеры - малогабаритные и почти бесшумные. В большинстве предусмотрен режим энергосбережения. Габаритные размеры моделей лазерных принтеров со скоростью печати 4-6 стр./мин лишь немного превышают размеры листа бумаги. Модели со скоростью печати 8-12 страниц в минуту крупнее. Они бесшумные, если не считать шума от подачи бумаги.

     К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосходное качество и скорость работы. Но, с другой стороны, в качестве недостатка следует отметить, что стоимость вывода на печать больше, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в механизм принтера и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными  для печати в небольших объемах. 
 

     

1. II. Средства копирования и тиражирования документов

 

     Средства  копирования и  тиражирования документов – это совокупность машин, предназначенных для факсимального копирования и оперативного тиражирования документов по упрощенной полиграфической технологии.

       К наиболее распространенным  средствам репрографии относятся  средства электрографии, термографии. Особняком стоят средства ризографического копирования.

     В процессе репрографии (копирования) обычно принимают участие оригинал, посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию) и копия.

     В настоящее время в качестве средств  репрографии практически повсеместно  применяются аппараты электрофотографического копирования, использующие в основном технологию электрографии том или ином варианте. Ксерографическое копирование – разновидность процесса электрографии – было изобретено в 1938 г. американским инженером Честером Карлсоном. Название процесса копирования известно в нашей стране благодаря компании XEROX – пионера освоения советского, а затем российского рынка оргтехники. Причем название стало настолько популярным, что любая процедура копирования независимо от фирмы – производителя аппарата и технологии копирования именуется «ксерокс».

     Электрографическая  аппаратура позволяет получить наилучшее  качество копий на обычной бумаге. Возможно получение копий на обеих  сторонах листа, цветное копирование. На электрографической аппаратуре можно  получать копии с микрофильмов. К  преимуществам также относится  возможность выполнения дополнительных операций по обработке копий, электронного монтажа документа из фрагментов нескольких исходных, выборочного копирования  и пр. к недостаткам можно отнести относительно высокую стоимость аппаратуры и расходных материалов, особенно для персональных копиров.

     Термографическое  копирование – процесс получения копий, основанных на применении термочувствительной бумаги, меняющей свои физические свойства под действием инфракрасных лучей. С помощью термокопировальных аппаратов прямым или косвенным методом можно получить копию с листовых документов, содержащих текстовую или графическую информацию. В настоящее время этот процесс как самостоятельный не применяется в офисной практике. Термоспособ в основном применяется в аппаратах факсимильной связи для печати факсограмм, а также, при отсутствии других средств репрографии, для оперативного полистового копирования документов. Качество получаемой при этом копии низкое, и она не подлежит длительному хранению вследствие выцветания термобумаги.

     Светокопирование относится к ранее широко распространенным способам, получившим наибольшее применение для копирования технической документации – чертежей. При светокопировании в аппаратуре используются прозрачный оригинал и светокопировальная бумага или пленка, чувствительные к ультрафиолетовым лучам. Основные преимущества светокопирования заключаются в дешевизне копий; получение позитивного изображения без промежуточного негатива и высокой разрешающей способности диазоматериалов. Однако полученные копии со временем выцветают и не могут использоваться.

     Фотокопирование – процесс получения копий на чувствительных к воздействию света материалов, использующих галоидные соединения серебра. Способ применяется для копирования текстовых и графических документов, причем позволяет получать высококачественные копии. Однако широкому их использованию препятствует дороговизна и сложность процесса обработки фотоматериалов, требующего применение жидких химикатов и проводящегося в затемненных помещениях. Эти факторы практически исключают применение фотокопировальных процессов офисной деятельности.

     Ризография – это метод получения изображений на материале копии, который объединяет в себе преимущества трафаретной печати с цифровой обработкой информации, помещенной на физическом носителе.