Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

     Ризогроф является «золотой серединой» между типографской печатью и обычными копировальными аппаратами, работающими по принципу электрографии.

     Поскольку ризография во многом подобна традиционным методам трафаретной печати, то процесс копирования на ризографе условно можно разбить на 2 этапа: подготовка рабочей матрицы и собственно печать. Сначала оригинал изображения считывается сканером ризографа, после чего полученная цифровая информация используется термоголовкой для создания трафарета на специальном носителе – мастер-пленке. Затем готовый мастер натягивается и закрепляется на раскатном барабане и пропитывается красителем. Только после этого ризограф делает первый контрольный оттиск. 

     

1. III. Средства микрографии

 

     Микрографию традиционно относят к репрографическим способам тирожирования документов, и до недавнего времени такая классификация соответствовала действительности. В самом деле, несмотря на чисто фотографический способ получения микроформы, ее можно назвать копией оригинала, значительно уменьшенной, но тем не менее факсимильной копией, точно воспроизводящей всю информацию, которую содержит оригинал. Дальнейшая работа с микроформой связана с чисто копировальными процессами.

     Микрография – эффективное средство регистрации, хранения и обмена информацией. При помощи микрографии фиксируют практически любую документную информацию.

     Типовая схема процесса микрофильмирования:

1. Подготовка информации к микрофильмированию
2. Съемка материала на специальных камерах
3. Фотохимическая обработка
4. Копирование микроформ в необходимых количествах
5. Укладка микроносителей в хранилище и рассылка пользователям
6. Изготовление бумажных копий с микрофиш
7. Сканирование микроформ для передачи по техническим каналам связи и компьютерным сетям удаленному пользователю

     С появлением СОМ-технологий открываются  новые возможности применения микрографии  в офисной деятельности. СОМ-технология определена своим названием и  расшифровывается как Computer Output Microfilming, т.е. технология, позволяющая производить микрофильмирование не документов, а данных, поступающих на вход системы с интерфейса компьютера, или данных, считанных с какого-либо магнитного и магнитооптического носителя. Особенностью такой технологии является высокий фактор редуцирования – до 72 крат и скорость обработки документов – до 440 стр./мин, что в десятки раз превосходит скорость обработки документов при оптической съемке. При этом улучшается качество изображения на микроформе, количественно уменьшается обращение бумажных документов и даже появляется возможность автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем.

     Часто сравнивают СОМ-системы с принтером, с одним отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель, и даже существует выражение «печать на микрофишу». Так же как и принтер, СОМ-система может быть использована в сетевом режиме, а за счет большой производительности обслуживать одновременно несколько сетей. СОМ-системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоностителей.

     В настоящее время в практику работы офисов и электронных архивов  внедряются гибридные системы, представляющие собой совмещенные комплекты  оборудования сканирования микроформ  и печати микрофильмов. Современные  сканеры микроформ имеют возможность  работать в автоматическом режиме, в том числе и в режиме пакетного  сканирования микрофиш, с автоматической покадровой разметкой и масштабированием. 

     

1. IV. Средства обработки документов

 

     Документы, зафиксированные на бумажных носителях, скапливающиеся в результате работы персонала офиса и технических средств, подвергаются обработке специализированными средствами оргтехники. Под обработкой в данном случае понимается комплекс разнообразных операций по физической обработке носителей документов без применения логических элементов. В первую очередь речь идет о технических средствах, при помощи которых деловая документация приобретает вид, позволяющий ее дальнейшее эффективное использование.

     Это могут быть настольные переплетные машины с пластмассовыми или металлическими пружинами, термопереплетные машины, резаки для бумаги настольного исполнения.

     Некоторые из этих средств можно применять  и в других делопроизводственных процессах, но в большинстве своем  они являются технической базой  финишных операций процесса копирования  и тиражирования документов.

     Наносимые ламинатором покрытия улучшают внешний вид документа, предохраняет его от загрязнения и воздействия агрессивных средств, повышают его механическую прочность.

     В качестве защитного покрытия применяются  различные виды пленочных материалов. Выбор материалов определяется особенностями  использования документа, а также  сроком службы этого материала. Защитные пленки с течением пленки деформируются  и теряют прозрачность. Ламинаторы наиболее широко используются там, где обращение документов происходит в неблагоприятных условиях.

     Небрежно  оставленные, даже в смятом или разорванном  виде, документы служат потенциальным  источником неприятностей и способны причинить серьёзный финансовый, моральный или какой-либо другой ущерб.

     Решением  перечисленных проблем сегодня  и в будущем становится использование шредеров – новейших уничтожителей бумаги. Английским словом «шредер» называется устройство для уничтожения документов. Если фирма или банк заботятся о конфиденциальности своей деятельности, то шредеры должны быть необходимой частью оборудования офиса.

     Главными  характеристиками шредеров являются уровень секретности, обеспечиваемый при уничтожении документа, и производительность устройства. Шредеры первого уровня секретности нарезают материал в виде полос не шире 12 мм. Однако все полоски можно сложить вместе и прочесть, поэтому такой шредер можно принимать только для уничтожении общей корреспонденции. Шредерами второго уровня можно поручить внутреннюю корреспонденцию компании. Их конечный продукт – полосы шириной не более 6 мм. Секретность при уничтожении конфиденциальных документов обеспечивают устройства третьего уровня. Такие шредеры либо разрезают документ на полосы шириной не более 2 мм либо производят обрезки документа шириной до 4 мм и длиной до 80 мм. Для уничтожения секретных документов требуются шредеры четвертого уровня. Они тоже превращают материал в обрезки, но более мелкие – не шире 2 мм и не длиннее 15 мм. Наконец, если уж необходимо уничтожить совершенно секретные документы, не обойтись без шредера пятого уровня. После ножей такого шредера от документа остаются частички шириной до 0,8 мм и длиной до 13 мм. Если и этого недостаточно, то некоторые модели пятого уровня превращают документ в совсем мелкий бумажный порошок.

     Кроме выбора подходящего секретности, следует  обратить внимание и на производительность шредера, которая определяется количеством листов бумаги, обрабатываемых за одну нагрузку. Подобно копировальным аппаратом и другому офисному оборудованию, шредер окупается в том случае, когда реальная загрузка соответствует расчетной для данного аппарата. Емкость самых маленьких, индивидуальных, шредеров составляет около 10 листов за одну загрузку. Средние офисные модели принимают от 20 до 50 листов за одну загрузку. Если уничтожать документы приходится постоянно, существуют шредеры, перерабатывающие за один цикл от 100 до 500 листов.

     Существуют  и специализированные шредеры, например для документов большого формата или для поточного уничтожения компьютерных распечаток.  

     

1. V. Средства внутри - и внеофисной транспортировки документов.

       Обмен информацией (коммуникация) – одна из трех основных функций офиса. Применение средств коммуникационной техники в офисных технологиях связано с реализацией функции передачи данных, необходимостью осуществлять обмен информацией в той или иной форме, как со структурными подразделениями офиса, так и с внешней по отношению к офису средой. В соответствии с этим выделяются средства и системы внутриофисной и внеофисной транспортировки документов.

     Электронные и иные коммуникации приобретаются  в современном деловом мире все  большее значение. Сегодня в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков уже практически  невозможно вообразить четкое взаимодействие предпринимательских фирм, банковских структур, государственных предприятий, других организаций и их сотрудников  без современных средств телекоммуникации и связи, без информационных и  компьютерных сетей. Без наличия  таких средств никакой персонал офиса не может обеспечить оперативность  доставки необходимой информации в  нужный момент в нужное место.

     В системах административного управления информация передается как путем  транспортировки документов курьером или с помощью пневматической почты, так и с использование систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

     Система пневматической почты предназначены для пересылки оригиналов документов как внутри здания, так и между зданиями, для чего прокладка трубопровода может вестись под землей или снаружи на специальной подвеске. Внутри здания трубопровод прокладывается над навесными потолками. Транспортировка между передающими и приемными устройствами (станциями) происходит по трубопроводу в герметичных капсулах со скоростью 5-8 м/сек.

     Несмотря  на широкое применение средств электронной  передачи информации, оборот оригинальных документов сохраняется. Не каждая организация  имеет возможность полностью  перейти на электронный документооборот. Это связано с проблемами как технического, юридического, так и психологического характера. Пневмопочта – это простой и эффективный способ ускорить передачу оригиналов документов и одновременно освободить персонал от ненужного, а иногда и нежелательного хождения. Таким образом, пневмопочта является дополнением к электронным средствам передачи информации, а применение специальных разветвителей – стрелок – позволяет создавать систему любой конфигурации и формы.

     Ручная  и механизированная транспортировка  документов является весьма распространенным способом передачи информации в офисах. Однако скорость передачи и объем  доставляемой информации не всегда могут  удовлетворить пользователя. Поэтому  для оперативной передачи электронных  документов используются средства и  системы автоматизированной передачи информации по техническим каналам  связи.

     Телефонная  связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. К настоящему времени телефонная сеть превратилась в наиболее разветвленную глобальную систему коммутационных узлов, терминалов и линий связи, которая охватывает все страны и насчитывает около миллиарда абонентов. Помимо обмена речевыми сообщениями, она также широко используется для передачи факсимильных сообщений и электронной почты.

     Первые  телефонные аппараты были весьма далеки от совершенства. Только примерно через 40 лет после появления телефонный аппарат приобрел классические черты: телефонная трубка, корпус с рычажным переключателем и номеронабиратель, а для соединения абонентов стали применяться автоматические узлы коммутации.

     Абонентами  сети телефонной связи являются как  физические лица, так и предприятия. Телефонная связь играет важную роль в фирмах, офисах и т.п. Так, для  большинства фирм телефон является своеобразной визитной карточкой, поскольку  первые контакты со смежниками и заказчиками  чаще всего осуществляется по телефону. Удобство соединения и сервисные  возможности телефона – а они  во многом определяются эксплуатируемой офисной АТС формируют первое впечатление об имидже фирмы, а это немаловажно.

     Телефонную  связь можно разделить на:

• телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);
• внутриучрежденческую телефонную связь.

     Особыми видами телефонной связи является мобильная  связь, видеотелефонная связь.

     Современная АТС – это программно-управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровую форму и в этой форме распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании в абонентскую линию другого абонента.